Процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО "Актив" - Курсовая работа

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль [3]. Наиболее распространенным из них является текстовый редактор Microsoft Word, который имеет широкий диапазон применения и многообразие возможностей для работы с документами. MS Word является одним из ведущих текстовых процессоров в России и умение работниками использовать его возможности в своей деятельности может облегчить им работу и сократить затраты времени и энергии. Цель данной курсовой работы - рассмотреть процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО «Актив».Текстовый процессор Microsoft Word является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления. Кроме непосредственного ввода и форматирования текста Word позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияния документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы [6]. Программа Word 2007, которая вошла в пакет приложений Microsoft Office 2007, была существенно модернизирована по сравнению с предыдущими версиями, чтобы все возможности, содержащиеся в ней, стали более доступными и удобными в использовании [5]. Word можно использовать для того, чтобы: - создавать профессионально выглядящие документы, содержащие такие выразительные элементы как графики и диаграммы; защищать документы, осуществляя контроль над тем, кто и какие изменения может производить над документами, удаляя персональную информацию и применяя цифровую подпись [5].Самый простой способ создать набор документов, полностью идентичных, за исключением определенной части информации - такой как имя, адрес и обращение в письме - использовать процесс, называемый слиянием [5]. Процесс слияния писем объединяет статичную информацию из одного документа и меняющуюся информацию из другого документа следующим образом. Это такой документ как письмо или электронное сообщение, содержащий статичный текст, который будет находиться во всех документах для слияния, и метка-заполнители, называемые полями слияния, которые сообщают приложению Word, в какое место следует вставить меняющуюся информацию. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. После того, как указан источник данных и создан основной документ, можно сделать следующее: - фильтровать источник данных, чтобы создать документы только части данных;Например, информация об адресе может быть использована для отправки стандартного письма или рекламных брошюр. Word создаст ячейки размера, равного размеру наклейки, установит на странице размер листа наклеек, чтобы каждая запись печаталась отдельной наклейкой на листе. Когда слияние осуществится, наклейки можно напечатать или создать новый документ наклеек, который можно использовать, если нужно отправить что-либо той же группе получателей. Если требуется использовать наклейки для групповой рассылки по списку адресов, можно использовать слияние для создания листа наклеек. Каждая наклейка содержит адрес из списка.Для применения метода слияния в приложении MS Word возьмем ангарский филиал фирмы ООО «Актив», именуемый как «Икс-мастер». Политика фирмы заключается не только в продаже спортивных товаров, но и в большинстве случаев в проведении спортивных мероприятий города, где фирма могла выступать одним из организаторов подобного мероприятий, так и непосредственно принимать в них участие. Для реализации своего товара магазин «Икс-мастер» использует два способа: реализация через прямой платеж и так называемый безналичный платеж, т.е. с перечислением суммы платежа на банковский счет компании. Безналичные продажи осуществляются магазином различным фирмам, организациям, спортивным центрам, образовательным учреждениям и т.д. В базе данных магазина имеется список всех покупателей, которые делали заказы по безналичному платежу.Создадим письмо для сотрудников филиалов с приглашением на торжественное мероприятие в честь юбилея ангарского филиала «Икс-мастер». Чтобы начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки необходимо выбрать пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния. После выбора Пошагового мастера слияния, откроется область задач Слияние, в которой представлен Этап 1 из шести этапов мастера. На этом этапе предстоит выбрать основной документ, который и будет основой для слияния. Также это можно сделать на вкладке Рассылки в группе Слияние, щелкнув по команде Выб

Содержание

Введение

Глава 1. Работа в текстовом процессоре MS Word 2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MS Word

1.1. Основные возможности текстового процессора

1.2. Слияние писем

1.3. Отправка персонального сообщения по электронной почте…

1.4. Создание и печать наклеек

Глава 2. Создание комплекса документов средствами MS Word на примере предприятия ООО «Актив»

2.1. Слияние документов в деятельности ООО «Актив»

2.2. Создание письма при помощи слияния документов

2.3. Создание наклеек при помощи слияния

2.4. Работа секретаря с результатами слияния документов

Заключение

Список литературы

Приложение 1. Пример основного письма для слияния

Приложение 2. Результат слияния письма

Приложение 3. Письмо-оповещение о новом поступлении товара

Приложение 4. Анкета владельца дисконтной картой

Приложение 5. Письмо об утере подарочных сертификатов

Приложение 6. Результат создания наклеек при помощи слияния

Приложение 7. Инструкция по работе с результатами слияния

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и аппаратного обеспечения позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль [3].

Обработка текстов, подготовка различного вида документов составляют значительную часть работ, выполняемых в настоящее время на ПК специалистами многих профессий.

Для работы с этими текстами используются так называемые текстовые редакторы. Главная задача любого текстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователя условий по созданию и обработке документов [10].

Обилие различных типов документов привело к многообразию существующих текстовых редакторов. Наиболее распространенным из них является текстовый редактор Microsoft Word, который имеет широкий диапазон применения и многообразие возможностей для работы с документами.

Вследствие всего этого можно сказать, что данная тема достаточно актуальна. MS Word является одним из ведущих текстовых процессоров в России и умение работниками использовать его возможности в своей деятельности может облегчить им работу и сократить затраты времени и энергии.

Цель данной курсовой работы - рассмотреть процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО «Актив».

Для достижения цели работы перед нами были поставлены следующие задачи: 1. Ознакомится с текстовым редактором MS Word. Определить его функции и возможности. Рассмотреть отличия приложения MS Word 2007 от версии 2003 года, его преимущества и недостатки.

2. Определить понятие слияния. Рассмотреть эту опцию с точки зрения ее функциональности, рассмотреть этапы процесса слияния документов.

3. Рассмотреть процесс создания письма, электронного сообщения и листа наклеек при помощи опции слияния документов.

4. Выявить документы, для создания которых может использоваться опция слияния на примере ООО «Актив».

5. На примере документов ООО «Актив» рассмотреть технологию создания документов при помощи слияния в MS Word 2007.

6. Определить положительные стороны опции слияния в деятельности секретаря в ООО «Актив».

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав (теоретической и практической части), заключения и списка литературы.

В первой главе описана характеристика текстового редактора MS Word, его функции, особенности. Рассказано об отличиях версии 2007 года от версии 2003 года, даются основные понятия, касающиеся функции слияния документов, расписан процесс создания письма, электронного сообщения и листа наклеек при помощи опции слияния.

Во второй главе описана организация ООО «Актив», ее сфера деятельности и виды услуг. Определен комплекс документов в организации, в которых возможно применение функции слияния. Рассмотрена технология создания таких документов с помощью слияния и описаны преимущества этого процесса. Упрощение работы с опцией слияния при помощи написания макросов. Обозначен порядок работы секретаря с результатами слияния документов.

Для написания курсовой работы использовалась литература по делопроизводству и документационному обеспечению управления, учебники, учебные пособия и методический материал, касающиеся информатики и информационных технологий.

И.Г.Пащенко «Word 2007». Знакомство с основными возможностями текстового редактора Microsoft Word 2007. В.М. Матюшка «Информатика для экономистов». Раскрывает основные понятия теории информации, виды аппаратного и программного обеспечения ПК и компьютерных сетей. Особое внимание уделено совместному использованию приложений Microsoft Office. Т.М. Елизаветина «Делопроизводство на компьютере». Отражено использование комплекса программ MS Office для создания и оформления наиболее часто используемых организационно-распорядительных документов, внешней и внутренней корреспонденции и оправке документов по электронной почте. Кокс Джойс, Преппернау Джоан «Microsoft Office Word 2007». В данной книге досконально изучается рабочая среда Word 2007. Ю.К.Щипин, А.М.Телепин, С.В. Колков «Информатика для гуманитарных вузов». Содержит основные положения информатики и прикладные вопросы информационных технологий.

Также была взята информация из интернет ресурсов, таких как - веб-узел «Мой Office Online», - официальный сайт ООО «Актив», Компьютерра online. Секреты Word. - .