Развитие офисной автоматизации: от традиционного офиса к производственному и электронному. Основные компоненты электронного офиса. Достоинства и недостатки электронного документооборота. Назначение систем и подсистем управления электронными документами.
Аннотация к работе
ГРОЗНЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЯНОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. акад. КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине: «Информационные технологии» на тему: «Программы для офисной автоматизации» Выполнил студент группы ИСТ-13сСпектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости. автоматизация офис электронный документооборот Изначально автоматизация начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию сложной и кропотливой секретарской работы. При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке. Целью работы я поставил проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.Изначально автоматизация начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию сложной и кропотливой секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса, по сути, не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополняет ее. Обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наиболее качественно обеспечат управленцев информацией, если будут использоваться совместно. Дадим определение информационной технологии автоматизации офиса: Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп: · автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). Использование для автоматизации вычислительной техники в офисах началось в 60-х годах и прошло три следующие этапа развития: традиционный офис, производственный офис, электронный офис. Такой офис можно характеризовать по трем важным признакам: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация. Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически не представлять документы на бумаге внутри фирмы и восстановит традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.Он позволяет выполнять операции со словами, например добавлять или удалять их, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, работать с элементами текста, режимами и т.д. При готовом документе, специалист переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает его на другие компьютеры по сети. Электронная почта, основывается на сетевом использовании компьютеров и дает возможность пользователю в получении, хранении и отправке сообщений своим партнерам по сети. Для обеспечения двухсторонней связи необходимо многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте либо использовать другие способы коммуникации. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме.Кроме форм документов, в база данных системы управления документооборотом хранит данные (суммы, номера договоров, даты заключения договоров, адреса и т.д.), которые также могут понадобиться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) дает аналитическая компания IDC [6]: "Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео-данные, и документы Web. На сегодняшний день предприятия требуют по настоящему распределенной архитектуры управления документами, т.е.
План
Содержание
Введение
Глава 1. Технология автоматизации офиса
1.1 Информационная технология автоматизации офиса
1.2 Развитие офисной автоматизации: от традиционного офиса к производственному и электронному
1.3 Основные компоненты электронного офиса
Глава 2. Электронный документооборот
2.1 Назначение систем управления электронными документами
2.2 Подсистемы автоматизации документооборота
2.3 Достоинства и недостатки электронного документооборота