Программы для офисной автоматизации - Курсовая работа

ГРОЗНЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЯНОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. акад. КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине: «Информационные технологии» на тему: «Программы для офисной автоматизации» Выполнил студент группы ИСТ-13сСпектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости. автоматизация офис электронный документооборот Изначально автоматизация начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию сложной и кропотливой секретарской работы. При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке. Целью работы я поставил проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.Изначально автоматизация начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию сложной и кропотливой секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса, по сути, не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополняет ее. Обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наиболее качественно обеспечат управленцев информацией, если будут использоваться совместно. Дадим определение информационной технологии автоматизации офиса: Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп: · автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). Использование для автоматизации вычислительной техники в офисах началось в 60-х годах и прошло три следующие этапа развития: традиционный офис, производственный офис, электронный офис. Такой офис можно характеризовать по трем важным признакам: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация. Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически не представлять документы на бумаге внутри фирмы и восстановит традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.Он позволяет выполнять операции со словами, например добавлять или удалять их, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, работать с элементами текста, режимами и т.д. При готовом документе, специалист переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает его на другие компьютеры по сети. Электронная почта, основывается на сетевом использовании компьютеров и дает возможность пользователю в получении, хранении и отправке сообщений своим партнерам по сети. Для обеспечения двухсторонней связи необходимо многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте либо использовать другие способы коммуникации. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме.Кроме форм документов, в база данных системы управления документооборотом хранит данные (суммы, номера договоров, даты заключения договоров, адреса и т.д.), которые также могут понадобиться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) дает аналитическая компания IDC [6]: "Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео-данные, и документы Web. На сегодняшний день предприятия требуют по настоящему распределенной архитектуры управления документами, т.е.

Содержание

Введение

Глава 1. Технология автоматизации офиса

1.1 Информационная технология автоматизации офиса

1.2 Развитие офисной автоматизации: от традиционного офиса к производственному и электронному

1.3 Основные компоненты электронного офиса

Глава 2. Электронный документооборот

2.1 Назначение систем управления электронными документами

2.2 Подсистемы автоматизации документооборота

2.3 Достоинства и недостатки электронного документооборота

Заключение

Список использованных источников