Средства, обеспечивающие реализацию функций управления. Особенности использования программных средств при рационализации и автоматизации документооборота. Основные операции, связанные с обработкой документов. Технологии работы с электронными документами.
2.2 Использование программных средств автоматизации документооборота в МУЗ «Городская больница №1» г.Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: - максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью; ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности.Тем не менее, организация работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного документа нам никуда не деться. Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной системы работы с документами. А отечественная традиция организации работы с документами неразрывно связана с иерархической системой управления государством и является своего рода отражением этой системы. Среди них можно выделить проблемы определения документоведческого понятия ЭД, классификации ЭД, установления специфики ЭД, исследования вопросов подлинности ЭД и придания им юридической силы, изучения опыта работы с ЭД в различных организациях, а также выработки и нормативного закрепления требований и методических рекомендаций по работе с ЭД, основанных на изучении лучшего отечественного, зарубежного и международного опыта. Оформляется приказом руководителя организации, в котором указывается структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за автоматизацию системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.Руководство текущей деятельностью организации осуществляет единоличный исполнительный орган учреждения - главный врач. Процесс делопроизводства зависит от нескольких факторов: - если в учреждение пришло письмо-запрос, то его сначала регистрируют в приемной главного врача, затем передают в отдел кадров: если требуется подтверждение простого трудового стажа, тогда пишется справка установленного образца о подтверждении трудового стажа, отдается на подпись главному врачу и затем письмо-ответ регистрируется в журнале регистрации писем-ответов и отсылается, по указанному в письме-запросе адресу; если же требуется льготное подтверждение стажа, тогда процесс делопроизводства намного сложнее, нужно найти подтверждающие приказы на прием и увольнение, если в них есть ошибки, тогда необходимо переделать в соответствии с требованиями необходимыми для подтверждения льготного стажа. документооборот внутри учреждения также довольно сложный (пример: заявление на прием должно быть подписано не только заведующим отделения, если необходимо то главной медицинской сестрой и терапевтом, который ставит свою печать о том, что человек может быть допущен к работе, только после этого заявление подписывается главным врачом, приказ о приеме на работу издается только после того, как подписанное главным врачом заявление о приеме на работу поступит в отдел кадров). Если в заявлениях или приказах есть информация, связанная с деньгами (пример: на совмещение с указанием процентов, повышение разряда), тогда подписывается заведующим отделения, заместителем главного врача по экономике, только после этого поступает на подпись главному врачу. Сервер документов не является обязательной компонентой, однако его установка и правильное конфигурирование добавляет к системе 1С:Документооборот следующие возможности: а) Возможность ведения центрального архива всех документов предприятия, структурированного по архивным документам (завершившим свой жизненный цикл) и по документам в работе. б) Отслеживание всех документов, находящихся в работе по каждому пользователю в отдельности и по всем вместе. в) Возможность повторного использования документов или их копий посредством административной рассылки. г) Централизованное ведение и рассылка справочника предприятия пользователям. д) Обработка запросов и формирование отчетов, отправляемых пользователям. е) Ведение расписания дел и процессов, позво
План
Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты программных средств автоматизации документооборота
1.1 Организация документооборота
1.2 Особенности использования программных средств при рационализации и автоматизации документооборота
Глава 2. Анализ использования программных средств автоматизации документооборота в МУЗ «Городская больница №1» г. Омска
Список литературы
Введение
Любая организация работает с документами. Документооборот пронизывает всю структуру организации и непосредственно связан с ее деятельностью. Документы являются средством, обеспечивающим реализацию функций управления - от планирования до контроля. Управленческие процессы не только используют документы, но и порождают их. Так документы становятся одновременно и объектом, и средством управления.
В последнее время все чаще употребляются термины «электронный документ», «электронный документооборот», которые уже давно и прочно вошли в лексикон специалистов. Исследователи обращают внимание на постоянный рост объемов бумажной и электронной документации, причем темпы роста объемов электронных документов выше, чем бумажных. Увеличиваются затраты времени и средств на обработку документов. В первую очередь это касается рабочего времени (сотрудников и руководителей), технических ресурсов, расходных материалов и др.
Основными операциями, связанными с обработкой документов, являются: создание и редактирование, регистрация, хранение и поиск, контроль исполнения. Если говорить об электронных документах, то выполнение некоторых из перечисленных операций вручную невозможно, а с использованием стандартного офисного программного обеспечения малоэффективно. Поэтому возникает необходимость автоматизации делопроизводства на основе специальных программных продуктов.
Автоматизация позволяет снизить затраты на обработку документов, повысить качество управленческих решений за счет ускорения процессов поиска, обработки и предоставления нужной пользователю информации, что, в результате, обеспечивает рост эффективности функционирования управляемого объекта.
Анализ литературы показал, что в оценке качества программных продуктов превалирует подход со стороны разработчика, при котором основное внимание уделяется «техническим критериям», таким как трудоемкость разработки, надежность, эффективность использования ресурсов ЭВМ, трудоемкость модификации и др. Отсутствует четкое определение системы автоматизации делопроизводства, нет многокритериальной классификации систем, которая позволила бы точнее характеризовать их.
Кроме того, не проводились исследования по оценке функциональной полноты систем автоматизации делопроизводства. При этом, у пользователей нет четкого представления о том, какие функции должны составлять ядро системы, какие группы функций являются наиболее важными.
Объект - Городская больница № 11 г. Омска.
Предмет - программное обеспечение автоматизации документооборота.
Цель исследования - проанализировать программные средства автоматизации документооборота.
Задачи - изучить теоретические аспекты организации документооборота и выявить особенности использования программных средств при рационализации и автоматизации документооборота
В качестве инструментария для решения поставленных задач использовались методы математической статистики, алгоритм сравнения программных систем по критерию функциональной полноты, а также программные средства общего и специального назначения.
Структура работы. Исследование состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
