Проектирование информационной системы МБОУ "Центр образования с. Марково" - Курсовая работа

Уже не стоит вопрос “надо или не надо автоматизировать”, предприятия столкнулись с проблемой: каким образом это осуществить. Простое тиражирование даже очень известной и хорошей системы управления предприятием никогда не устроит заказчика полностью, поскольку не может учесть его специфики. Более того, в данном случае возникает проблема выбора именно той системы, которая наиболее подходит для конкретного предприятия. А эта проблема осложняется еще и тем, что ключевые слова, характеризующие различные системы, практически одни и те же: единая информационная среда предприятия; режим реального времени; независимость от законодательства; интеграция с другими приложениями (в том числе с уже работающими на предприятии системами); поэтапное внедрение и т.п. Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить: требуемую функциональность системы и степень адаптации к изменяющимся условиям ее функционирования;Компания практикует клиентно-ориентированный подход и дорожит каждым клиентом. Автоматизация работы учреждения производится для решения основных задач: минимизация ручной работы сотрудников компании и минимизация ошибок в их работе. минимизация временных затрат на обращения клиентов, а так же планирование будущих образовательных мест для учащихся; ведение единой клиентской базы, где собраны сведения: контакты; информация клиентах, возможные предложения и т.д. Автоматизированная информационная система необходима нашей компании для того, чтобы улучшить качество и скорость обслуживания клиентов, создать более комфортные условия для специалистов по работе с клиентами, тем самым повысить эффективность работы компании по данному направлению. Штат сотрудников состоит из директора, зам. директора, начальника отдела по работе с клиентами, менеджеров отдела по рекламе, менеджера отдела полиграфии, главного бухгалтера, преподавателей.Назначение системы: Разрабатываемая АИС предназначена для обеспечения эффективной работы предприятия на основе новых технологий и оборудования, отвечающих современным требованиям, действующим нормативным документам, техническим требованиям и условиям органов государственного надзора. Цели создания системы: Основные показатели, которые должны быть достигнуты в условиях автоматизированного управления: повышение оперативности управления процессом; Марково» через поток Коммерческое предложение через поток Договор через поток Счет клиенту через поток Акт выполненных работ через поток Акт передачи прав через поток Счет-фактура клиенту. Имеет функцию - Ведение БД «Клиенты» с алгоритмом: 1) получить данных клиента; Имеет функцию - Организация выполнения работ по договору с алгоритмом: 1) получить данные договора с клиентом из БД «Договоры»;Цель данного курсового проекта выполнена, все задачи решены. Изучена предметная область МБОУ «Центр образования с. Проведен структурный анализ предметной области. Построены структурно-функциональные модели IDEF0, на основании которых выявлены процессы, которые необходимо автоматизировать, рассмотрены средства необходимые для автоматизации процессов. Построены структурно-функциональные модели потоков данных DFD, которые отображает документооборот компании.

В настоящее время проблема комплексной или частичной автоматизации стала актуальной для каждого предприятия. Уже не стоит вопрос “надо или не надо автоматизировать”, предприятия столкнулись с проблемой: каким образом это осуществить. Ведь не существует двух одинаковых организаций. Простое тиражирование даже очень известной и хорошей системы управления предприятием никогда не устроит заказчика полностью, поскольку не может учесть его специфики. Более того, в данном случае возникает проблема выбора именно той системы, которая наиболее подходит для конкретного предприятия. А эта проблема осложняется еще и тем, что ключевые слова, характеризующие различные системы, практически одни и те же: единая информационная среда предприятия; режим реального времени; независимость от законодательства; интеграция с другими приложениями (в том числе с уже работающими на предприятии системами); поэтапное внедрение и т.п.

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить: требуемую функциональность системы и степень адаптации к изменяющимся условиям ее функционирования;

требуемую пропускную способность системы;

требуемое время реакции системы на запрос;

безотказную работу системы в требуемом режиме, иными словами - готовность и доступность системы для обработки запросов пользователей;

простоту эксплуатации и поддержки системы;

необходимую безопасность.

Производительность является главным фактором, определяющим эффективность системы. Хорошее проектное решение служит основой высокопроизводительной системы.

Цель курсового проекта - выполнение предпроектной стадии разработки проекта информационной системы для автоматизации бизнес-процессов МБОУ «Центр образования с. Марково».

При проектировании информационной системы были поставлены следующие задачи: Изучить предметную область;

Провести структурный анализ предметной области;

Построить структурно-функциональные модели IDEF0;

Построить структурно-функциональные модели потоков данных DFD.

Цель данного курсового проекта выполнена, все задачи решены.

Изучена предметная область МБОУ «Центр образования с. Марково» в частности «Прием заказов от клиента». Проведен структурный анализ предметной области. Построены структурно-функциональные модели IDEF0, на основании которых выявлены процессы, которые необходимо автоматизировать, рассмотрены средства необходимые для автоматизации процессов.

Построены структурно-функциональные модели потоков данных DFD, которые отображает документооборот компании.

Сформировано техническое задание.

В ходе выполнения курсового проекта были достигнутые поставленные цели, такие как: применение на практике знаний, полученных в процессе изучения курса «Проектирование ИС» и получение практических навыков создания автоматизированных информационных систем (АИС).

Целями внедрения автоматизации работы организации является совершенствование технического управления, повышение уровня информационной обеспеченностью процесса управления, качества принимаемых решений.

В процессе разработки системы удалось выяснить что необходимо автоматизировать в работе компании: - формирование заказа клиента;

- содержание сведений о клиентах, заказах;

- подготовка документов на оформление заказа;

- вывод на печать сведений о клиенте и его заказе.

Внедрение АИС на предприятии существенно облегчает работу, что дает возможность быстро и оперативно решать многие вопросы. Успешная эксплуатация разработанной и внедренной системы дает заметный экономический эффект, за счет снижения затрат, освобождения рабочего времени специалистов, повышения качества и надежности учета движения товаров, облегчения оформления сопровождающей документации и отчетности.

Документы формируемые в отделе по работе с клиентами: Договор;

Счет на оплату услуги или товара (Рис. 1);

Рис. 1 - Счет на оплату

Акт выполненных работ (Рис. 2)

Рис. 2 - Акт выполненных работ

5. Счет - фактура (Рис. 3)

Рис. 3 - Счет - фактура

Глава 2. Построение модели деятельности «Как есть» (AS-IS)

В результате обследования деятельности МБОУ «Центр образования с. Марково» построена функциональная модель существующей организации работы "как есть" (AS-IS). Данная модель реализовывалась с помощью такого CASE-средства, как BPWIN 4.0. При создании модели была использована возможность построения смешанной модели, которая содержит одновременно диаграммы разных методологий, т.е. IDEF0, IDEF3 и DFD. Каждая из них решает свои специфические задачи.

В основе методологии IDEF0 лежит представление изучаемой и описываемой системы в виде набора взаимодействующих и взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия.

IDEF3 - это метод, позволяющий описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Диаграмма потоков данных (DFD) показывает перемещение данных между различными процессами их обработки. На этой диаграмме можно увидеть, где данные берут свое начало и куда они в итоге поступают, какие функции системы используют информацию от других функций.

Создание модели в стандарте IDEF0

Моделируя деятельность предприятия, определяем как входную, так и выходную информацию, а также учитываем внешние факторы, влияющие на деятельность предприятия - это методические указания по логистике и маркетингу, нормативные акты, положения по бухгалтерскому учету и др.

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS «как есть») и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ «как должно быть»).

Модель включает: структурную функциональную модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);

функциональную модель в виде иерархии потоков данных (DFD).

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) или отдельной ее части (в нашем случае это деятельность МБОУ «Центр образования с. Марково», в частности отдела по работе с клиентами) в целом в виде контекстной диаграммы (Рис. 8).

Компания использует купленную бухгалтерскую информационную систему, которая позволяет оформить заказ, счет и отследить платежи по счетам.

Таблица 1 - Стрелки контекстной диаграммы

№ Имя стрелки Определение стрелки Тип стрелки

1 Отдел по работе с клиентами Работа с клиентами, программными средствами Mechanism

Бухгалтер Оформление документации предприятия (счета, акты, и др.)

2 Заказы клиентов Заказы клиентов Input

Сопроводительные документы Документы, предоставляемые вместе заказами

3 Положение по бухгалтерскому учету Правила продаж; договора; Control

4 Выполненный заказ Заказ отдан конечному пользователю Output

Выходные документы Документы, прилагаемые к заказу: счет-фактура, и т.п.)

Создадим диаграмму декомпозиции функциональной модели деятельности учреждения в стандарте IDEF0 (Рис. 9).

Таблица 2 - Работы диаграммы декомпозиции А Имя действия Описание

Управление учреждением Управленческие процессы компании

Основная деятельность Работа с клиентами

Декомпозируем работу «Основная деятельность» (Рис. 9) на основе результатов проведения экспертизы. Получена следующая информация: Отдел по работе с клиентами получает заказы клиентов;

Менеджер данного отдела анализирует заказ и на основе анализа подбирает необходимый вариант;

Составляется договор на заказ;

Таблица 3 - Работы диаграммы декомпозиции А2

Имя действия Описание

Прием заказа у клиента Принятие заказа от клиента, анализ текущего заказа

Выставление счета Работа бухгалтера - составление договора

Выполнение заказа Работа специалистов

Декомпозируем процесс «Основная деятельность» (Рис. 10) на: Запрашиваются сведения о клиенте и заказе;

Сведения оформляются в заявку;

Заключается договор

Таблица 4 - Работы диаграммы декомпозиции А2.1

Имя действия Описание

Прием заказа Запрос от клиента, сбор сведений о заказе

Выставление счета Оформление договора

Выполнение заявки Выполнение заказа

Диаграмма потоков данных DFD содержит процесс «Прием и обработка заказа», взаимодействующий с внешними сущностями «Клиент», «БД с клиентами» (Рис.11). «Клиент» делает заказ и сообщает о себе информацию, если ее нет. Компания посылает клиенту коммерческое предложение, договор на оказания услуги или продаже продукта, выставляет счет. После оплаты счета компания отдает заказ клиенту и делает товарную накладную и счет-фактуру.

После заказа продукта с клиентом юридическим лицом заключается договор. Он содержит следующие данные: Наименование клиента;

Юридический адрес клиента;

Реквизиты клиента (ИНН, КПП, ОГРН, БИК и др.);

Данные о продукте или описание услуги;

Сроки выполнения;

Цена;

Условия поставки;

Форс-мажорные обстоятельства.

Договор заключается в самом начале взаимоотношений компаний и действует на протяжении всего срока работы. После того как мы получили заказ от клиента, мы оформляем заказ, после выполняем. Клиент в это время оплачивает нам работу. После оказания услуг или продажи продукта мы подписываем акт с клиентом о выполненных работах отдаем ему копию акта и счет-фактуры.

Рис. 4 - Контекстная диаграмма МБОУ «Центр образования с. Марково»

Рис. 5 - Декомпозиция функциональной модели деятельности учреждения

Рис. 6 - Основная деятельность

Рис. 7 - Прием заказа у клиента

Рис. 8

Глава 3. Построение модели деятельности «Как должно быть» (TO-BE)

Анализ построенной функциональной модели «как есть» позволил понять, где находятся самые узкие места, в чем будет состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая организация бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволила выявить недостатки библиотеки даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. В результате построена модель TO-BE, которая имеет следующие отличия от модели AS-IS.

Декомпозировав процесс «Прием заказа у клиента» мы выявили процессы, занимаемые наибольшее количество времени: сбор сведений о клиенте;

обработка заказа;

заключение договора.

Для увеличения эффективности работы нам необходимо увеличить скорость выполнения процесса.

Для автоматизации процесса «Прием заказа у клиента» мы решили разработать необходимое программное обеспечение для автоматического вывода заявки на основе занесенных данных о клиентах, ценах, готовых заказах и т.д.

Разработав программное обеспечение, мы автоматизировали необходимые нам процессы и тем самым уменьшили время. Благодаря автоматизации этих процессов быстрота обслуживания клиентов, предоставление сведений об услугах, новшествах, изменениях, их ценах возросло в несколько раз, тем самым мы увеличили и объем продаж и улучшили сервис обслуживания клиентов в целом (Рис. 9).

Рис. 91. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 352 с.

2. Вендров А. "CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем" .

3. Калянов Г.Н. CASE-технологии. Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. - 3-е изд. - М.: Горячая линия - Телеком, 2002. - 320 с.

4. Калянов Г.Н. "Теория и практика реорганизации бизнес-процессов" .

5. Малков О.Б., Белимова Е.В. Проектирование баз данных с использованием CASE-технологии: Методические указания. - Омск, 2003. - 48 с.

6. Маклаков С.В. BPWIN и ERWIN. CASE-средства разработки информационных систем. - М.: Диалог-МИФИ, 2001. - 304 с.

7. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPWIN 4.0.- М.: Диалог-МИФИ, 2002. - 224 с.

Размещено на