Проектирование информационной подсистемы документооборота организаций - Курсовая работа

.3.3 Анализ существующих разработок, обоснование выбора технологии проектирования 1.4 Обоснование проектных решений по видам обеспеченияЧтобы точно определить цели и назначение информационной системы, для разработки которой будут затрачены материальные, технические и программные средства, нужно ознакомиться с задачами и видами работ, которые решает и осуществляет структурное подразделение.Постановка задачи - это описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущности, логике преобразования информации для получения результата.Хранение документации в систематизированных каталогах, для быстрого поиска и удобства пользования - в данный момент хранение документации производится программе Проводник, в которой хранятся файлы и папки по отдельности.В настоящее время работу с документами приходится осуществлять ручным способом, что занимает большое количество сил и времени. Функциональная модель CASE-средства верхнего уровня BPWIN предназначена для описания существующих процессов и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Хотя процесс преобразования модели BPWIN в модель данных плохо формализуется и поэтому полностью не автоматизирован, для облегчения построения модели данных на основе функциональной модели - механизм двунаправленной связи BPWIN - ERWIN. Это означает, что по модели данных можно сгенерировать схему БД или автоматически создать модель данных на основе информации системного каталога. В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций.Проведя анализ организации документооборота в войсковой части приходим к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Содержание

Введение

1. анализ информационной подсистемы документооборота организаций

1.1 Характеристика документооборота организации

1.2 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задач управления

1.3 Постановка задачи

1.3.1 Цель и назначение варианта решения задачи

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документов для организации трудно переоценить, это в значительной степени непрерывная череда составления и перемещения документов. Проведя анализ организации документооборота в войсковой части приходим к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота в войсковой части всегда уделяется большое внимание.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данной организации и ее руководства.

Введение

Темой данной курсовой работы является "Проектирование информационной подсистемы документооборота организаций". Выбор данной темы был обусловлен ее актуальностью, а так же личным интересом к изучаемой проблеме. Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранения документов и их использование. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например: входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в вышестоящие организации и поступающие из них и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в войсковой части.

В зависимости от объема ведение делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей. Для ведения делопроизводства используются информационные технологии.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). Использование современных информационных технологий позволяет качественно улучшить процесс управления

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Целью работы является повышение эффективности управления делопроизводством.

Работа состоит из трех частей.

В первой части отражается характеристика изучаемой предметной области, определен порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в воинских частях. Подробно рассматриваются функции и задачи, выполняемые структурным подразделением, для обоснования необходимости и цели использования вычислительной техники для решения определенных задач.

Во второй части описана функциональная модель разрабатываемой системы, входная и выходная информация. Модели представлены в стандарте IDEF0 и созданы с использованием инструментальной среды BPWIN. Отображение физической и логической модели данных информационной системы отделения экономики и сервиса представлено в нотации IDEF1X. Созданы модели с использованием ERWIN.

В третьей части проведена автоматическая генерация модели сущность-связь в БД Microsoft Access, а также созданы формы для внесения данных в базу данных (БД) и составление отчетов. информационный документооборот microsoft access

1.

анализ информационной подсистемы документооборота организаций

Предметной областью курсовой работы, тема которой "Проектирование информационной подсистемы документооборота организаций", является деятельность войсковых частей в сфере делопроизводства.

1.1 Характеристика документооборота организации

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательством Российской Федерации, приказами Министра обороны Российской Федерации и инструкцией по делопроизводству в ВС РФ.

В каждой воинской части организуется делопроизводство, в котором документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Организация документооборота в воинской части - это правила в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Для более эффективной работы делопроизводства целесообразно использовать информационные технологии.1. Приказ Министра обороны Российской Федерации от 23.05.1999 г. № 170 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации".

2. Коннолли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е изд.: Пер. с англ. - М

3. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 7-е изд.: Пер. с англ. М

4.Благодатских В.А. др. Стандартизация разработки программных средств: Учеб. пособие / В.А. Благодатских, В.А. Волнин, К.Ф. Поскакалов; Под ред. О.С. Разумова. - М.: Финансы и статистика, 2005.

5. Иванова Г.С. Технология программирования: Учебник для вузов. - 2-е изд., стереотип. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2003.

6. Маклаков С.В. CASE-средства разработки информационных систем BPWIN, ERWIN. - М.: Диалог МИФИ, 2000.

7. Маклаков С.В. Создание информационных систем с ALLFUSION Modeling Suite. - М.: ДИАЛОГ - МИФИ, 2003.

8. Вейцман В.М. Автоматизированная разработка корпоративных информационных систем: Учебное пособие - Ярославль: МУБИНТ, 2003.

9. ГОСТ 34.601 - 90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.

10. ГОСТ 34.602 - 89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

11.ГОСТ 19.201 - 78 ЕСПД. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.

12.ГОСТ 19.202 - 78 ЕСПД. Спецификация. Требования к содержанию и оформлению.

Размещено на