Проектирование функциональной подсистемы учета входящих документов в канцелярии рекламного агентства ООО "Сидней" - Дипломная работа

Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведет к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия. бизнес процесс рограммный проектированиеРекламное агентство ООО «Сидней» имеет офисы в городе Бирск (филиал) и в городе Уфа (головное предприятие). В процессе коммерческой деятельности рекламное агентство ООО «Сидней» изучает места наиболее эффективного расположения рекламы, помогает клиентам выбрать наиболее эффективные вид рекламы, с наименьшим количеством финансовых затрат.Канцелярия является структурным подразделением, которая взаимодействует со всеми другими подразделениями компаниями, и выполняет важную роль передачи входящей документации в подразделения компании. Учет входящей документации в канцелярии занимает важное место, так как в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам компании, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. При выполнении своих функций отдел канцелярии руководствуется: действующим законодательством, федеральными нормативными правовыми актами, Уставом компании, локальными нормативными актами. Условия начала выполнения бизнес-процесса: входящий документ, присланный на адрес компании. Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии.Курсовой проект предполагает построение процессной модели предметной области, начиная с третьего уровня. Контекстная диаграмма функциональной модели представляет собой описание системы управления бизнес-процессом.Полное наименование: Единая автоматизированная система учета входящей документации в канцелярии «АС Входящая документация». При разработке автоматизированной системы и создании проектно-эксплуатационной документации Исполнитель должен руководствоваться требованиями ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы. Плановый срок начала работ по созданию Единой автоматизированной системы учета входящей документации в канцелярии «АС Входящая документация» - 12 февраля 2014 года. Система передается в виде функционирующего комплекса на базе средств вычислительной техники Заказчика и Исполнителя в сроки, установленные в положении курсового проектирования. АИС "Входящая документация" предназначена для обеспечения выполнения перечисленных ниже процессов: - Регистрация входящих документов;Процесс учета входящих документов включает в себя: - Прием и первоначальная обработка входящего документа; Входные, выходные и внутренние данные рассматриваемой системы, включающими документы, сведения, информационные и управляющие воздействия, которые поступают в процессе функционирования системы, формируются в ней и передаются в другие, представлены в Таблице 1.1. Подсистема формирования отчетности предназначена для создания и формирования отчетов в виде удобном для вывода на печатающие устройства на основе данных АИС «Входящая документация», проектирования и разработки форм регламентированной отчетности, формирования и предоставления по запросам пользователей аналитических и статистических отчетов, вывода подготовленных отчетных форм на печать. Для обеспечения нормального режима функционирования системы необходимо выполнять требования и выдерживать условия эксплуатации программного обеспечения и комплекса технических средств системы, указанные в соответствующих технических документах (техническая документация, инструкции по эксплуатации и т.д.). Требования к функциям (задачам), выполняемым системойСроки решения: 10 минут для регистрации одного документа Данные об отправителе - Данные о получателе - Информация о виде входящего документа - Запись в журнале регистрации входящих документов - Отчет о зарегистрированных документах Описание алгоритма решения задачи: Поля в выходном документе «Регистрация входящего документа» заполняются согласно входящему документу. После того как секретарь получил документы, подлежащие регистрации, он обязан присвоить им регистрационные номера. Поля в выходном документе «Отчет о зарегистрированных документах» заполняется исходя из данных в журнале регистрации документов.Код - условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.Модель отражает информационную структуру предлагаемого процесса.Динамическая модель работы функциональной подсистемы выполнена в нотации BPMN 2.0 и реализована в программе ARIS Express.

Содержание

Введение

1. Стадия анализа предметной области

1.1 Общая характеристика экономического объекта

1.2 Выделение функциональной подсистемы ИС и описание бизнес-процесса

1.3 Функциональное моделирование бизнес-процесса

1.4 Техническое задание на разработку системы управления выделенным бизнес-процессом

2. Стадия проектирования

2.1 Постановка задачи на проектирование ИС

2.2 Разработка локального классификатора

2.3 Информационное моделирование предметной области

2.4 Разработка динамической модели работы подсистемы

3. Стадия реализации проектных решений

3.1 Выбор программного обеспечения для решения поставленной задачи методом анализа иерархии

3.2 Инструкция пользователя

Заключение

Список использованных источников

Приложение