Проектирование базы данных "Отдел кадров" - Курсовая работа

Базы данных - это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами.В отделе кадров хранится, и обрабатывается информация обо всех сотрудниках организации.Информационная система предназначена для решения следующих задач: возможности редактирования, добавления, хранения и удаления данных; получения списка сотрудников имеющих высшее образование;При оформлении нового сотрудника в карточку «сотрудник» вносится следующая информация: фамилия, имя, отчество сотрудника, номер паспорта, должность. В карточку «контактная информация» вносятся следующие данные: личный код сотрудника, фамилия, имя, отчество, адрес, домашний телефон. Поля код сотрудника, фамилия, имя, отчество и адрес являются обязательными. В карточку «личная информация» вносятся следующие данные: личный код сотрудника, фамилия, имя, отчество, дата рождения, имя супруга. В карточке «образование» указываются: личный код сотрудника, фамилия, имя, отчество, наличие образования (высшее/среднее), номер аттестата, номер диплома.В соответствии с описанием предметной области можно выделить такие информационные объекты как личная карточка сотрудника (сотрудник), контактная информация, личная информация, образование, заработная плата, рабочее время. Отобразим эти объекты на диаграмме «сущность-связь», выявим и изобразим на диаграмме связи между объектами и атрибуты объектов. Мощности связей между сущностями обозначены на концах соответствующих линий: цифра “1” означает, что в данном информационном объекте связанному объекту отвечает ровно одна запись.С помощью мастера таблиц можно создавать некоторые часто встречающиеся структуры данных. Чтобы создать таблицу данных, предназначенную для хранения списка людей, которые работают в организации, необходимо выполнить следующие действия: Запустить Microsoft Access, выполнив соответствующую команду меню Пуск > Программы (Start > Programs). (New File) в разделе Создание (New) щелкнуть на пункте Новая база данных (Blank Access Database). Чтобы запустить мастер создания таблиц, дважды щелкнуть на значке Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard). В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать необходимые пункты, которые будут являться названиями столбцов таблицы.Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. Чтобы упростить задачу пользователя, в состав Access включен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построения запроса. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблиц является то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлять в соответствии с изменением информации источников данных запроса. В нашем случае условие отбора инициирует получение из таблицы Сотрудник полей Фамилия и Должность, а также поля Образование и № диплома таблицы Образование. Таблицы Сотрудники и Образование связаны между собой через поле Код сотрудника, при этом Сотрудники является главной таблицей, а Образование - подчиненной.В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в таблице 2. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и в конструкторе отчетов. Подчиненная форма/отчет(Subform/Subreport) Вставляет в форму (или отчет) область с другой формой (или отчетом), связанной с главнойРезультатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров.

Содержание

Введение 3

1. Определение предметной области 4

1.1 Назначение информационной системы 4

1.2 Характеристика документов и атрибутов предметной области 4

2. Проектирование информационной системы 8

2.1 Построение инфологической модели 8

3. Объекты базы данных Microsoft Access 9

3.1 Таблицы 9

3.2 Запросы 13

3.3 Создание форм 16

3.4 Создание отчетов 18

Заключение 19

Список использованной литературы 20

Базы данных - это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.

Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Создав одну таблицу, вы уже получаете полноценную базу данных. Однако в реальной жизни структуры баз данных, а соответственно и способы их создания, намного сложнее. В данной курсовой работе будут рассмотрены лишь некоторые из них.

Результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров. Таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс. Приложение позволяет решать все задачи, сформулированные в задании на курсовую работу. Это позволяет сделать вывод, что задание выполнено полностью.

1. Конноли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. - М.: Вильямс, 2000. - 1120 с.

2. Хансен Г., Хансен Дж. Базы данных: разработка и управление. - М.: БИНОМ, 1999. - 704 с.

3. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. - К.; М.; СПБ.: Издательский дом «Вильямс», 1999. - 848 с.

4. Праг К. Н., Ирвин М. Р. Access 2000. Библия пользователя. - М.: Вильямс, 2000. - 1040 с.

5. Microsoft Access 2003. Русская версия. Шаг за шагом. - М.: ЭКОМ, 2006

6. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика. Учебное пособие. - М.: АСТ-Пресс, 1998.- 480 с.

7. Гончаров А.Ю. - Access 2003. Самоучитель с примерами. www.natahaus.ru