Принципы электронного документирования - Реферат

В настоящее время все больше организаций задумываются об оптимизации своей деятельности в части улучшения и ускорения внутреннего документооборота, особенно данный процесс важен для организаций правоохранительной сферы и других государственных структур. Многие структуры пошли по пути внедрения различных информационных систем, но, несмотря на это, электронный документооборот по-прежнему остается terra incognita для подавляющего большинства организаций и ИТ-служб.Под документооборотом понимают процесс движения документа с момента его получения или создания в организации и до момента его отправки или подшивки в дело. Система электронного документооборота это система, обеспечивающая автоматизацию всех делопроизводственных процессов - создание и оформление документов, их регистрацию, визирование (согласование), контроль исполнения, информационно-справочную работу по документам, их прием и передачу по электронным каналам связи, а также экспертизу ценности и оперативное хранение (электронный архив). В Правилах делопроизводства приведено определение системы электронного документооборота (СЭД) - "информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним". В рамках данного определения СЭД - это автоматизированная система, обеспечивающая весь цикл управления документами (records management) с момента создания документа. И хотя оно было направлено на ограниченный круг участников документооборота - предусматривалась организация силами ФСО закрытой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), действующей по принципам усовершенствованной электронной почты по специальным каналам связи, - создание такой системы кардинально повлияло на весь рынок электронного документооборота, так как все ведущие разработчики СЭД, которые ранее создавали "закрытые" системы, не совместимые друг с другом, стали разрабатывать модули сопряжения ("шлюзы"), обеспечивающие взаимодействие СЭД этого разработчика с МЭДО.На стадии создания документов используются альбомы форм документов организации, на их основе создаются наборы шаблонов (форм документов), содержащих постоянную информацию и поля для ввода переменной информации. Как правило, создается общий шаблон, включающий поля, нумерацию страниц, основные стили оформления, на его основе создается общий бланк, бланки для конкретных видов документов, а уже на их основе и с использованием типовых текстов создаются шаблоны для конкретных управленческих ситуаций, включая шаблоны договоров, докладных и объяснительных записок, приказов, протоколов и других документов. Учитывая, что значительная часть документов в любой организации отражает повторяющиеся управленческие ситуации, наличие шаблонов существенно ускоряет процесс создания документов, не говоря уже о том, что все документы будут оформлены правильно и единообразно. Создание документа на базе выбранного шаблона происходит в офисных программах типа Microsoft Office, после чего документ сохраняется в ведомственной СЭД с заполнением базовых сведений о документе. Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы.При этом надо понимать, что в системах электронного документооборота физического движения документов не происходит - документ, добавленный в эектронную систему (поступивший или созданный сотрудником), загружается в БД СЭД и физически находится на сервере, либо внутри БД, либо в специальной системной папке, а все "перемещение" документа внутри организации - это только уведомление сотрудника о том, что ему направлен для согласования или исполнения тот или иной документ. На этапе передачи поступившего документа исполнителю "движение" документа заключается в том, что, как только сотрудник указан в качестве исполнителя или соисполнителя документа, информация об этом документе появляется на его рабочем месте в СЭД. Документ может направляться на согласование последовательно, то есть следующий в списке сотрудник получит уведомление о поступлении к нему документа на согласование только после того, как документ согласует сотрудник, указанный в списке перед ним. На каждом этапе согласования документ может иметь несколько состояний - получен, но не открыт; открыт, но решение не принято; и наконец - документ согласован или отклонен. Как правило, СЭД позволяют просматривать ход согласования документа, и исполнитель может в любой момент посмотреть, кто уже согласовал документ, кто еще не согласовал, а кто даже документ не открывал.При использовании системы электронного документооборота необходимо понимать, что риск уничтожения или утраты единственного экземпляра электронного документа влечет заметные правовые проблемы для организации.

План электронный документооборот управленческий информационный

Введение

1. Понятие и правовая основа электронного документооборота

2. Создание электронного документа

3. Организация электронного документооборота

4. Риски информационной безопасности при использовании электронного документооборота

Заключение

Список использованных источников