Правовые и организационные основы электронного документооборота - Курсовая работа

электронный документооборот делопроизводство Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нём организованно управление документооборотом. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только 30% всей корпоративной информации храниться в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при её поиске. В данной работе поставлена цель: проанализировать проблемы организации, перспективы развития, законодательную и нормативно-методическую базу электронного документооборота. Для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа - и специализированная - типа DHL, UPS и т.п., курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова). При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон, участвующих в документообороте. Для организации автоматизации делопроизводства и перехода от бумажных носителей информации к электронным, в организации должны быть следующие компоненты: - средства для создания и обработки информации в электронной форме; - средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием); - система передачи данных между пользователями; - средства для получения твёрдой копии архивных данных; - собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными. 1.2 ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Актуальность совершенствования традиционной системы документооборота обуславливается необходимостью повышения уровня эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоёмкости их обработки. Русифицированные версии популярных западных систем («Documentum 5» - компания Documentum, «DOCS Open» - компания Hummingbird, «Lotus Domino/Notes» - корпорация IBM, «DocuLive» - концерн Siemens и т.д.). 3. системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus Notes («БОСС - Референт» - компания «АйТи», «CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст» и т.д.). Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей: - оперативного и потокового ввода документов, полученных их бумажных документов путём сканирования (получение электронных графических образов) и OCR - распознавания (преобразование их в текстовые документы); - оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников; - передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»; - реквизитного и полнотекстового индексирования документов; - хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых); - адресация оригиналов документов в бумажном архиве; - поиска и извлечения документов из электронного архива; - ввода документов из системы в виде твёрдой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дальнейшей доставки средствами связи; - связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных. И только в мае 1994 года были приняты два Государственных стандарта - ГОСТ Р 34.10-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе криптографического алгоритма» и ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кэширования», которые закрепили определенную технологию создания электронной цифровой подписи.