Правила складання та оформлення документів. Оформлення копій документів - Курсовая работа

Курсова робота з дисципліни «Діловодство» на тему: «Правила складання та оформлення документів.Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах: документ реквізит індексація документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації; документи, що стосуються особового складу; Для того щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Зазначена Інструкція регламентує не тільки склад реквізитів, а й послідовність їх розміщення у документі.Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата його затвердження. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсипку й на кожному документі зазначається лише один адресат. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "Затверджую", посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила цей документ, дата затвердження, наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Під час проходження документа в установі обовязково роблять такі помітки: - про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа); про виконання документа й направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця, наприклад: До справи № 04/24Райдержадміністрація може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів). Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників райдержадміністрації може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад: Згідно На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад: Дата, індексНеобхідність її вчинення виникає в багатьох випадках життя громадян, і насамперед, коли треба той самий документ подати до кількох організацій або коли оригінал документа буде потрібен надалі чи коли виникає небезпека його втрати. Це, в основному стосується документів, що видаються органами РАЦСУ, навчальними закладами, органами охорони здоровя, нотаріальними конторами, документів про трудовий стаж, довіреностей та інших документів, які стосуються майнових та особистих прав громадян. Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обовязків. Крім нотаріальних органів, засвідчувати вірність копій документів відповідно до Указу Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 року „Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами, організаціями копій документів, що стосуються прав громадян“, який діє в Україні відповідно до статті 3 Закону України „Про правонаступництво України“ як такий, що не суперечить законодавству України, мають право державні та громадські організації, установи, підприємства на прохання громадян.Такі документи не будуть відповідати вимогам закону, якщо приміром, вони видані неправомочною установою, немає підпису службової особи чи печатки, не вказано число, місяць, рік видачі документа, відсутній реєстраційний номер, документ виготовлено на неналежному бланку і т.д. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.

Зміст

Вступ

1. Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів

2. Оформлення копій документів

3. Порядок засвідчення вірності копій документів

4. Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них

Висновок

Список використаної літератури