Правила оформления справок, распоряжений и реквизитов документов - Реферат

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов. В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.). Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа). Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников: Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростелеком" Личная подпись _______В.А.

Содержание

Размещено на .ru

1.Составление и оформление справок………………...………....3

2.Составление и оформления распоряжений………………........8

3.1 Понятие, состав реквизитов документов……………….......10

3.2 Требования к оформлению реквизитов документов……....12

Список использованной литературы…………………………...24

1. Составление и оформление справок

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Текст]: Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст - М.: Издательство стандартов, 2003. - 19 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]: Практическое пособие/ В.И. Андреева - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009. - 232 с.

3. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]: Сост. А.В.Верховцев. - 7-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 234 с.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления [Текст]: М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов - М., 2009. - 390 с.

5. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству [Текст]: Л.В Труханович, Д.Л. Щур - 8-е изд. перераб. и доп. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2013. - 608 с.

Размещено на .ru