Правила оформления документации при передаче дел в архив - Дипломная работа

В письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема «Правила оформления документации при передаче дел в архив». Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. делопроизводство ценность документ архив Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения (ведомственный архив). Правила оформления документации при передаче дел в архив заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.Формирование исполненных документов в дела в организации осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номер дела, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации. В дело помещаются документы, которые по своему содержание соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерами) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины). Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. внутренние описи необходимы также, если заголовки дел раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов в дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.Дела с момента их заведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурных подразделениях. На место выданного дела помещается карточка-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, лица, которому выдано, даты возращения, росписи в получении и приеме дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатурам дела. Для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прежде чем сдать в архив, полностью оформляют: - вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела); располагают документы внутри дела в определенной последовательности (хронологическом порядке индекса документов);В данной письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема «Правила оформления документации при передаче дел в архив». Таким образом, рассмотрев порядок формирования и оформления документации при подготовке и передаче дел в ведомственный архив, следует отметить следующее. Необходимость выполнения требований к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций и последующая их передача в архив обусловлена следующими причинами. При правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел.Заверительный лист дела № ___________________ 10.10.

В данной письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема «Правила оформления документации при передаче дел в архив». Таким образом, рассмотрев порядок формирования и оформления документации при подготовке и передаче дел в ведомственный архив, следует отметить следующее. Необходимость выполнения требований к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций и последующая их передача в архив обусловлена следующими причинами.

В первой главе были рассмотрены «Требования к формированию дел в делопроизводстве». При правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Во второй главе определены требования ряда нормативных актов: Основные правила работы ведомственных архивов, Единая государственная система делопроизводства (Основные положения), а также Основные правила работы архивов организаций. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. Таким образом, одной из основных задач делопроизводственной службы является подготовка документов к последующему хранению и использованию.

В третьей главе рассматривается комплекс мероприятий по подготовке дел, который поможет наладить не только текущее хранение документов, учесть количество документов, но и ввести в регулярное русло работу по формированию архива. Из авральной работы порядок формирования дел может стать ежегодной достаточно легко выполнимой операцией.

Лишь при правильно организованной системе хранения возможен быстрый и качественный поиск необходимых документов.

1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова - М.: ПРОФОБРИЗДАТ, 2002. - 272 с.

2. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: учеб. пособие / И.Ю. Андропова, Н.В. Макарова. - изд. 2-е., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2009. - 64 с.

3. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. изд. 3-е., доп. и перераб. - СПБ.: Питер, 2010. 256 с.

4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. Образования / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. изд. 3-е., стер.- М: Издательский центр «Академия», 2012. - 160 с.

5. Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие для учащихся учреждений нач. проф. Образования / А.В. Пшенко, Е.А. Степанов. - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 272 с.

6. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - изд. 10-е., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2012 - 224 с.

7. Салазкина Л.П. Документирование управленческой деятельности учреждений социально-культурной сферы. Текст документов [текст]: учебное пособие / Л.П. Салазкина - изд. 3-е. Кемерово: Кузбассвузиздат, 2008. - 261 с.