Повышение качества управления за счёт внедрения электронной системы управления информацией - Дипломная работа

Необходима система, которая могла бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией. Поэтому возникает необходимость эффективной автоматизации документооборота, которая позволит получить быстрый и полный доступ к информации, и как следствие повысить качество управления организацией. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т. д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями.Вопросы формирования российских предпринимателей менеджеров систематизированных представлений о закономерностях функционирования развития систем управления, способах создания конкурентных преимуществ, повышения рыночных возможностей предприятий, экономически целесообразном управлении до сих пор остаются актуальными. Получающий все большую популярность среди специалистов лозунг «От управления качеством к качеству управления» имеет глубокий смысл и знаменует собой смену приоритетов в деятельности предприятий. Вместе с тем, моделируя траекторию и условия развития предприятия, рост его рыночных возможностей, качество управления следует рассматривать как стратегическую цель предприятия, достижение которой обеспечивает его экономическое «здоровье» [5]. Меньше распространены понятия «качество управления предприятием», «качество управления персоналом», «качество управления маркетингом», «качество управления производством». Качественное выполнение функций управления требует создания условий: должной квалификации работников, соответствующего состояния материально-технической базы управления, применения современных технологий (факторы управления качеством).В простейшем бытовом понимании с термином «информация» обычно ассоциируются некоторые сведения, данные, знания и т. п. Информация передается в виде сообщений, определяющих форму и представление передаваемой информации. В этом смысле одно и то же сообщение, передаваемое от источника к получателю, может передавать информацию в разной степени. Для инженера из группы технического обслуживания сообщение «компьютер сломался» явно содержит больше информации, чем для вахтера. Но, в свою очередь, для системного администратора сообщение «не включается дисплей» содержит информации больше, чем первое, поскольку в большей степени снимает неопределенность, связанную с причиной неисправности компьютера.Эта новая форма представления информации позволяет на качественно ином уровне организовать процессы производства, хранения и распространения информации. Электронная форма обеспечивает надежное и компактное хранение информации, более оперативное ее распространение. Электронные библиотеки - распределенные информационные системы, позволяющие надежно сохранять и эффективно использовать разнообразные коллекции электронных документов (текст, графика, аудио, видео и др.), доступных через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде. Эффективная навигация в электронных библиотеках понимается как возможность пользователя находить интересующую его информацию с наибольшей полнотой и точностью при наименьших затратах усилий во всем доступном информационном пространстве. Информация в электронных библиотеках должна быть представлена совокупностью самостоятельных объектов - электронных документов.Системный подход к менеджменту - это выявление, понимание и управление взаимосвязанными процессами как системой, что вносит вклад в результативность и эффективность организации при достижении ее целей [1]. Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта. Процесс определяется как «последовательность действий, которые создают дополнительные ценности путем преобразования с помощью ресурсов входящих элементов в выходящие», здесь четко отражается состав деятельности - последовательность действий, - требование к результатам деятельности - создавать дополнительные ценности - и, за счет чего входящие элементы превращаются в выходящие - с помощью ресурсов.

Содержание

Введение

1. Роль электронных систем управления в деятельности современных предприятий и организаций

1.1 Понятие качества управления

1.2 Роль электронных форм представления и движения информации

1.3 Их связь и взаимовлияние

2. Основные процессы МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» с точки зрения системного подхода

2.1 Системные процессы

2.2 Процессы менеджмента и жизненного цикла

2.3 Поддерживающие процессы

3. Электронная система управления

3.1 Выбор средств представления и управления информацией

3.2 Интеграция в действующую систему управления

3.3 Оценка эффективности системы

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

электронная система управление информация

Компьютеризация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходима система, которая могла бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией.

По статистическим данным ежедневно по всему миру подшивается порядка 200 млн. бумаг. Поэтому возникает необходимость эффективной автоматизации документооборота, которая позволит получить быстрый и полный доступ к информации, и как следствие повысить качество управления организацией.

Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т. д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т. д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

В связи с вышесказанным обуславливается актуальность темы дипломной работы.

Целью данной работы является: разработать электронную систему управления информацией.

Исходя из цели, в работе поставлены следующие задачи: 1. Проанализировать роль электронного управления информацией в повышении качества управления;

2. Проанализировать основные процессы Муниципального учреждения «Управление культуры исполнительного комитета Нефтекамского муниципального района Республики Татарстан» (МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района») ;

3. Подготовить проект электронной системы управления информацией.

Объектом исследования в работе является МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района».

Предметом исследования является повышение качества управления за счет внедрения электронной системы управления информацией.

Теоретической и методологической основой дипломной работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых. Среди них необходимо отметить работы отечественных авторов: Ю. В. Васильков, Н. Н. Аниськина, А. М. Алексеев и другие, а также работы зарубежных ученых: Т. Канэко, К. Клок, Г. Клейнер и другие, источники энциклопедического характера по вопросам управления качеством, государственные стандарты Российской Федерации.

Дипломная работа структурно состоит из введения, трех глав и заключения.

В первой главе описана роль электронных систем управления в деятельности современных организаций. Рассмотрено понятие «качество управления». Определены электронные формы представления и движения информации, раскрыты их роль, связь и взаимовлияние.

Во второй главе описаны основные процессы МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» с точки зрения системного подхода, а именно: системные, процессы менеджмента, процессы жизненного цикла услуги, поддерживающие процессы. Для анализа процессов использовался государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества - Требования».

В третьей главе предложен проект электронной системы управления информацией применительно к МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района». Представлены средства представления и управления информацией. Описана интеграция в действующую систему управления. Произведена оценка эффективности такой системы.

В заключении изложены главные идеи, выводы и предложения по повышению качества управления за счет внедрения электронной системы управления информацией (на примере МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района»).