Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success" - Дипломная работа

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 1.1 Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления 1.2 Типовые технологии организации работы с документами 1.3 Технология организации работы с документами в лингвистической школе «Success» при КГОУ СПО ХПК 1.4 Возможности применения современных компьютерных технологий в делопроизводстве ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MS OUTLOOK ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА 2.1 Современные средства организации делопроизводства и документооборота 2.2 Реализация документооборота лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook» 2.2.1 Особенности работы системы «Microsoft Outlook» 2.2.2 Решение задач учёта и контроля исполнения документов в среде «MS Outlook» ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ВВЕДЕНИЕ Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Основным предметом труда работников аппарата управления является информация, а сам процесс управления в технологическом смысле может быть представлен как процесс циркуляции информации. Использование современных компьютерных технологий и технологий системы документооборота в делопроизводстве организации уже сегодня позволяет: - регистрировать документы на различных рабочих местах, используя локальные сетевые технологии и распределение системы документооборота; - организовать объединение сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) разных структурных подразделений в единой системе документооборота организаций; - организовать информационно-справочную работу на основе широких возможностей поиска информации в системе документооборота; - организовать контроль исполнения и движения документов. Целью данной работы является организация информационной системы «Документы организации» в среде MS Outlook, для повышения эффективности документационного обеспечения. В данной работе ставилась задача создание такой системы, которая в кратчайшие сроки и с минимальными затратами финансовых и людских ресурсов на программное, и аппаратное обеспечение сможет улучшить документационное обеспечение. Структура дипломной работы определяется целью, задачами, логикой исследования, и предполагает наличие введения, двух глав, состоящих из 4 параграфов в каждой главе, заключения, списка литературы. Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально означал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы -документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители - магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. Работа с документами в программе Microsoft Word Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной техники. В таких случаях весьма полезным является применение электронных таблиц Excel, с помощью которых можно: работать с таблицами и выполнять расчеты, включая и очень сложные; строить графики на основании содержащихся в таблицах данных; создавать базы данных и обрабатывать их.