Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При низкой оригинальности работы "Порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ", Вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100%
Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ и подлежащих постоянному хранению. Характеристика состава документов АФ РФ выглядит так: 1) группы документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, - высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства; 2) документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей; 3) национализированные Советским государством документы частных, сословных и других корпоративных архивов; 4) документы личного происхождения, поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании); 5) поступившие в собственность государства, в том числе изза рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книги, рисунки и т.п.). Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы: 1) хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность); Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению правительства РФ по представлению Федерального архивного агентства.В результате проведенного исследования по теме "Классификация документов Архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов: 1. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).
Введение
Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов.
Актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества.
Объектом данной курсовой работы является анализ классификации документов Архивного фонда РФ.
Предметом курсовой работы является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.
Цель курсовой работы: исследовать классификацию документов и порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: документ архивный фонд
1. Рассмотреть состав Архивного фонда РФ
2. Определить классификацию документов Архивного фонда РФ
3. Определить классификацию документов в пределах Архивного фонда РФ
4. Определить классификацию документов в пределах архива и архивного фонда
5. Рассмотреть порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ
Теоретической основой проведения исследования явились законодательные акты и нормативные документы, используемые при написании курсовой работы. Методологической основой данной курсовой работы является аналитический метод.
Источники, использованные при написании курсовой работы: Нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела
Основным законодательным актом в этой области является Федеральный закон от N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ.
Нормативно-методическая база
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2001 №290
Источниками информации для написания работы послужили - Алексеева Е.В. «Архивоведение: Учебник», Булюлина Е.В. «Архивоведение: Учебно-методическое пособие», Вовкотруб О.В. Архивоведение: Учебное пособие, Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».
Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.
Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации - общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене.
1.Классификация документов Архивного фонда РФ
1.1 Состав Архивного фонда РФ
Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: - классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы; - классификация документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль. Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ и подлежащих постоянному хранению. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Характеристика состава документов АФ РФ выглядит так: 1) группы документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, - высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства; 2) документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей; 3) национализированные Советским государством документы частных, сословных и других корпоративных архивов; 4) документы личного происхождения, поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании); 5) поступившие в собственность государства, в том числе изза рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книги, рисунки и т.п.).
Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей. При отнесении документов к составу Архивного фонда РФ учитывается также фактор степени полноты сохранности фонда.
Критерии, то есть признаки, на основании которых определяется ценность документов, не является категорией устойчивой, они могут изменяться под влиянием различного рода факторов, например развития госаппарата, процессов документирования, количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает, на смену им появляются другие.
К федеральной собственности относятся архивные документы: 1) хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);
2) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);
3) бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;
4) отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.
К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы: 1) хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
2) государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.
К муниципальной собственности относятся архивные документы: 1) органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).
К частной собственности относятся архивные документы: 1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;
2) созданные гражданами или законно приобретенные ими. Эти документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.
Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению правительства РФ по представлению Федерального архивного агентства.
Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.
В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности.
Документы архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке правопреемства или иным способом. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.
Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела - Федеральное архивное агентство России, ее органы и учреждения.
Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела.
В систему Федерального архивного агентства России входят: - государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов;
- архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе РФ, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов.
Государственными архивами с постоянным составом документов являются: - Государственный архив Российской федерации, Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский государственный исторический архив (РГИА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ), Российский государственный научно-технический архив (РГНТА, бывший ЦГАНТД) с филиалом в Москве, Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД), Российский государственный архив кинофотодокументов с филиалом в г. Владимире (РГАКФД), Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда.
- научно-исследовательские учреждения (ВНИИДАД) и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.
Таким образом, Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы.
1.2 Понятие о классификации документов Архивного фонда РФ
Под классификацией документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам.
Классификация - это основа организации Архивного фонда РФ. Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учетом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах: - Архивного фонда РФ в целом;
- государственного архива;
- архивного фонда.
Классификация документов Архивного фонда РФ строится на основе следующих признаков: - по формам собственности;
- историческим периодам;
- видам носителей информации, способам и технике закрепления информации;
- срокам хранения и др.
1.3. Классификация документов в пределах Архивного фонда РФ
Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.
По формам собственности документы классифицируются на документы федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной собственности.
По историческим эпохам. В современных российских государственных архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные и советские).
Документами советской эпохи считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду.
При классификации документов учреждений-фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, конфискации и реорганизации.
Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок.
По видам, способам и технике закрепления информации.
С учетом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов.
Например, специализированными архивами являются Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга), Центральный архив аудиовизуальной документации Москвы (ЦААДМ), хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий.
Фотодокументы Архивного фонда Российской Федерации активно используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий и др.
По срокам хранения.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся: 1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;
2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся: 1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".
Установлены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации"): 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;
2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов: а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;
Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности.
Это признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов.
В нашей стране существует ряд архивов. хранящих документы определенной отрасли или сферы общественной деятельности: РГВИА, РГАВМФ, ГГАЭ, РГАЛИ.
Таким образом, классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архи
1.4. Классификация документов в пределах архива
Внутри архива документы группируются: - по архивным фондам и архивным коллекциям;
- степени ценности;
- категориям доступа к документам.
Группировка документов по архивным фондам и коллекциям - основа классификации документов в пределах архива
Определение (уточнение) принадлежности документов данному фондообразователю называется фондированием.
Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объединения и т. д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.
Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.
Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.
Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. Работа по фондированию документов осуществляется: - в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;
- ведомственных архивах при отборе документов для передачи в госархивы;
- государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.
1.4.1 Недробимость архивных фондов
Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недробимости архивных фондов.
Материалы архивного фонда учреждения (предприятия, общественной организации, войсковой части) или отдельного лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности.
В соответствии с принципами недробимости архивных фондов комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.
Исторические связи существуют не только между документами внутри архивного фонда, но и между архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы, дробление и распыление которых по различным архивам нарушает правильную классификацию документов. Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование.
Исторически сложившиеся комплексы архивных фондов могут образовывать фонды учреждений, связанных с временем существования, с масштабом деятельности, принадлежностью к одной отрасли государственного управления, экономики или культуры, одному ведомству, к конкретной административно- территориальной единице. Таким образом, принцип недробимости фондов тесным образом связан с признаками классификации.
Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций).
1.4.2 Определение границ архивного фонда
Определить границы архивного фонда - значит определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.
Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.
Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.
Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их определяется по названию учреждения, которое указано в документе, по подписи автора.
Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав фонда того учреждения, в котором они были закончены делопроизводством.
В тех случаях, когда среди документов одного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.
При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах, подписи, упоминания разных лиц, почерк и т. д.
Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.
1.4.3 Образование объединенных архивных фондов
Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов: - однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на определенной территории, например машинно-тракторные станции;
- руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории, например Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему учреждения;
- учреждений, связанных между собой объектом деятельности, например Управление железной дороги и его конторы;
- органов государственной власти и управления и состоящих при них учреждений и организаций, например райисполком и его отделы;
- последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам, например Губернское архивное бюро, Краевое архивное управление;
- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями, например И.А. Ильф (Файнзильберг), Е.П. Петров (Катаев).
Образование архивных коллекций. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.
Для архивных коллекций в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей.
1.4.4 Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов
Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут несовпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т. д.
Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий.
1.4.5 Группировка документов по степеням ценности
Все документы, хранящиеся в государственных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Эти группы документов хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке.
Принадлежность документов к особо ценным или уникальным определяется рядом факторов: научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя, исторического периода и др.
1.4.6 Группировка документов по категориям доступа к ним
По категориям доступа документы делятся на документы открытого доступа, ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа к ним (если собственник, передавая их в архив, оговорил особые условия их использования).
Документы ограниченного доступа хранятся отдельно от других документов.
1.5 Классификация документов в пределах архивного фонда
Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде
За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).
Единица хранения (дело) - физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.
Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится: - в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;
- ведомственных архивах при подготовке документов для передачи в государственные архивы;
- государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.
Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.
Схема систематизации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.
Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков: - структурного (в соответствии со структурными подразделениями);
- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);
- номинального (по их делопроизводственной форме - по родам дел, видам и разновидностям документов);
- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);
- авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Признаки (основания) классификации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. Не все признаки имеют одинаковое значение. Среди них есть ведущие и второстепенные. Ведущими классификационными признаками являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает 2 варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.
При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде, прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела - по структурным подразделениям учреждения: 2010 г.
2011 г.
1. Секретариат.
2. Плановый отдел.
3. Финансовый отдел и т.д.
1. Управление делами.
2. Планово-экономический отдел.
3. Финансовый отдел и т.д.
Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляет
Вывод
Цель курсовой работы достигнута путем реализации поставленных задач. В результате проведенного исследования по теме "Классификация документов Архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов: 1. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. 2. Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию. 3. Федеральный закон значительно повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур. В систему Федерального архивного агентства России входят государственные архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений). Архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД). Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Применения пользователями и архивами архивных документов в управлении, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях, направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан. Методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.
Список литературы
Нормативно-методическая база
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2002. - 58 с.
ГОСТ 7.48-2000. Основные термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2005. - 71 с.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003. - 89 с.
Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив. ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. - 304 с.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.10.2004 №125-ФЗ (с изменениями от 4 декабря 2006г., 1 декабря 2007г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010г.).
Периодическая литература
Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.А. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: ПРОФОБРИЗДАТ, 2002. - 272 с.
Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация работы архива / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. - Секретарское дело. - 2003. - № 8. - С.60-68.
