Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел предприятия - Контрольная работа

Свою контрольную работу я выполнила, опираясь на деятельность реальной организации .В работе я рассмотрела основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации.Наименование организации : Общество с ограниченной ответственностью «Группа Магнезит» Структура : в структуру организации входит 5 отделов Функции отделов : 1) анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности; 2) заключение договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка; Основные виды документов, с помощью которых выполняются данные функции : 1) административный отделНоменклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке[1] . Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Полное и сокращенное фирменное наименование общества; Сведения о месте нахождения общества; Сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным (т.е.При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.Номенклатура дел служит, прежде всего, для унификации документации, обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. Служба ДОУ должна вести постоянную работу с сотрудниками, разъяснять основные принципы делопроизводства и значение правильной организации работы с документами и номенклатурой дел. Всем сотрудникам важно объяснить, что они сами заинтересованы в поддержании номенклатуры дел в актуальном состоянии, иначе с них могут начать требовать дела, за которые они уже не отвечают.

Содержание

Введение

1. Основные виды деятельности фирмы

2. Номенклатура дел фирмы

3. Описание состава документации

4. Конкретные примеры следующих документов на примере организации

Заключение

Список литературы

Свою контрольную работу я выполнила, опираясь на деятельность реальной организации .В работе я рассмотрела основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Раскрыла теоретические аспекты, посвященные номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Так же мной была составлена примерная номенклатура дел и оформлена в виде приложения. Описала состав документов, которые подшиты в дела разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру, особенности составления, подписания и оформления.

В своей контрольной работе я рассмотрела порядок формирования и утверждения номенклатуры дел предприятия, ее виды и состав.

Номенклатура дел служит, прежде всего, для унификации документации, обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. Необходимо поддерживать номенклатуру дел в актуальном состоянии. Служба ДОУ должна вести постоянную работу с сотрудниками, разъяснять основные принципы делопроизводства и значение правильной организации работы с документами и номенклатурой дел. Всем сотрудникам важно объяснить, что они сами заинтересованы в поддержании номенклатуры дел в актуальном состоянии, иначе с них могут начать требовать дела, за которые они уже не отвечают. Появление любого нового вида дел тут же должно согласовываться со службой ДОУ для оперативного внесения дополнений в номенклатуру. «Рабочий» экземпляр номенклатуры стоит помещать в общедоступном месте в локальной сети организации. Конечно, этот файл должен быть защищен от несанкционированного редактирования или удаления. Для сотрудников электронная версия номенклатуры дел должна стать ценным справочным документом.

1.Андреева В.И., «Делопроизводство»: М-1996.

2.Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.

3.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.

4.Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.

Номенклатура дел ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 10.10.2003 №1

Размещено на .ru