Понятие и виды актов - Контрольная работа

Документационное обеспечение управления - одна из отраслей, которое требует пристального внимания со стороны специалистов. Для упрощения обмена документами многие из них приведены к унифицированной форме. Документы включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), их форма и содержание регламентируется стандартами, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.В делопроизводстве возникают такие ситуации, которые требуют составления на данный момент именно акта. По мнению специалистов, это дает объяснение тому, что существуют большое количество видов актов. Прежде чем перейти к рассмотрению разновидностей актов, используемых в делопроизводстве, дадим определение понятию акт. Таким образом, акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В практике делопроизводства акт может быть составлен не только для подтверждения установленных фактов, но и могут содержать в себе рекомендации и предложения.Акты должны быть составлены коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Очень часто акты могут составляться специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.Видовая разновидность актов продиктована множественностью ситуаций, при которых могут быть составлены акты. Существуют следующие виды актов: приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д. Акты должны содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.Состав комиссии: Председатель - зам. главного бухгалтера М.Д. Присутствовали - главный бухгалтер Н.М. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 10 мая 2015 г., согласно кассовой книге и данным бух. учета, должен составлять 22238 руб. Фактический остаток наличных денег составил 12220 руб. Недостача наличных денег составила 10018 руб.С актом ознакомлена: (подпись)Акт с угловым расположением реквизитов Составлен комиссией: Председатель - начальник технической группы А.А. Комиссия 11.07.2003 провела проверку технического оснащения приемной генерального директора организации. Комиссия признала негодным для эксплуатации: копировальный аппарат Xerox 345 - 1 шт., Шредер инв.

Содержание

Введение

1. Акт. Понятие и виды актов

2. Основные правила составления актов

Заключение

Список используемой литературы

Приложение 1. Образец акта с продольным расположением реквизитов

Приложение 2. Акт с угловым расположением реквизитов

Документационное обеспечение управления - одна из отраслей, которое требует пристального внимания со стороны специалистов. Это связано с тем, что обмен документов, который ежедневно происходит между организациями, должен быть выстроен четко, качественно, с учетом всех требований.

Для упрощения обмена документами многие из них приведены к унифицированной форме. Документы включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), их форма и содержание регламентируется стандартами, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению.

Акты - один из видов документов, который является часто используемым в документном обмене между организациями и внутри организации.

Они регулируют выполнение обязательств организаций друг перед другом, фиксируют нарушения, подтверждают произошедший факт.

В данной контрольной работе приведен анализ видов актов, изложены основные правила составления актов.

Существуют множество видов актов. Видовая разновидность актов продиктована множественностью ситуаций, при которых могут быть составлены акты. Существуют следующие виды актов: приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты должны содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.

Акт делится на две части - вводную и констатирующую. Констатирующая часть является основной частью. Схема вводной части выглядит следующим образом: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали.

Реквизиты актов оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Несмотря на то, что существует такое множество актов и, как следствие, каждый акт имеет свои правила составления, имеются общие правила для всех видов актов.

1. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 18 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 19 с.

3. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст] / В.И. Андреева. - М.: Кнорус, 2012. - 256 с.

4. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления [Текст] / М.И. Басаков. - Изд. 2-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 350 с.

5. Делопроизводство: учеб. пособие [Текст] / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Форум, 2010. - 256 с.

6. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов [Текст] / С.Л. Кузнецов; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЭИ, 2010. - 232 с.

7. Фионова, Л.Р. Документационное обеспечение управления государственной службой: учебник [Текст] / Л.Р. Фионова. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2012. - 130 с.