Проблема электронных технологий как проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Устаревание аппаратного и программного обеспечения.
Это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CFER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). СЭД «РЕКОРД» позволяет: - создать систему защищенного юридически значимого электронного документооборота, в которой за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) на всех рабочих местах и на протяжении всего жизненного цикла документа может быть в любой момент проверено и установлено авторство и время осуществления действий, производимых с документом, включая не только операции по созданию и изменению документа, но и по ознакомлению, редактированию, выдаче заданий и поручений, созданию отчетов по исполнению документа, вплоть до удаления документа или списания его в архив. Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида: - обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами; Этот выбор зависит от: - вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, - предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, - характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения, - требований по обеспечению аутентичности документов.В ходе изучения проблемы было выяснено, что имеются как положительные, так и отрицательные стороны в хранении архивов электронного вида. Изучив проблему хранения документов в электронном виде, можно предложить несколько вариантов для более благоприятной работы архивов:-сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности; -ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться электронные документов; Также для того, чтобы поддерживать сохранность документов в электронном виде необходимо соблюдать все правила и инструкции, которые приняты органами, в которых действуют архивы. Это позволит проводить более рациональную работу с архивами, а также обезопасит от внешних факторов, которые могут повредить сохранности документов.
Введение
Электронные документы и электронные технологии применительно к современному делопроизводству зачастую рассматриваются как единая проблема или задача. На самом же деле эти проблемы в достаточной степени изолированные, не связанные неразрывно друг с другом.
Проблема электронных документов - это в первую очередь проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.
Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде. электронный технология программный
Проблема сохранения информации в электронной (цифровой) форме - это вызов, с которым столкнулись архивисты во всем мире. Главная сложность заключается в том, что такая информация недоступна непосредственному человеческому восприятию, требует особых типов носителей, а ее воспроизведение - специальных программно-технических средств. Если в нужный момент мы не сможем считать данные с носителя, то пользы от записанной на нем информации не будет. Это может случиться как по причине неисправности носителя, так и вследствие его несовместимости с теми средствами воспроизведения, которые окажутся в нашем распоряжении.
Надежность современных машинных носителей оценивается не очень высоко. Предположительный срок их гарантированной сохранности исчисляется лишь несколькими десятилетиями. Но еще хуже, что средства воспроизведения имеют свойство устаревать гораздо быстрее, чем приходят в негодность сами носители. Рынок компьютерной техники обновляется примерно каждые три года, а в течение 10 - 15 лет устаревшие компьютеры практически полностью исчезают. Форматы, в которых закодирована информация, и программное обеспечение, которое поддерживает данный формат, столь же быстро устаревают. Поэтому даже прекрасно сохранившийся диск через несколько десятилетий просто негде будет воспроизвести.
Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией; это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию, как это часто представляют поставщики специализированного программного обеспечения. Концептуально архив электронных документов (тем более государственный архив) ничем не отличается от традиционного. Это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем.
Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, защита персональных данных и других конфиденциальных документов в электронном виде и т. д.
Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CFER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БЕЛНИЦЭД, г. Минск)[11].
В результате документы на машинных носителях, предоставленные сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться недоступными. Это уже случилось с первым поколением информационных ресурсов, созданных в вычислительных центрах 1970-х - 80-х годов. По мере выхода из эксплуатации компьютеров, применявшихся в те годы, оказались утраченными практически все данные, не переведенные сразу же в новые форматы и на носители последующих поколений. Например, Министерству статистики Республики Беларусь не удалось несколько лет назад воспроизвести данные переписи населения СССР 1989 года, присланные из Москвы на магнитных лентах.
Дело даже не в том, что информацию технически невозможно конвертировать в современные форматы и технологии. В большинстве конкретных случаев (при некотором минимуме физической сохранности самих носителей) эта задача разрешима. Проблему недолговечности носителей также можно обойти за счет регулярной перезаписи данных на новые поколения носителей, при этом качество записи не ухудшается. Но по мере создания новых информационных систем (и устаревания прежних) масса данных, требующих конвертации, будет неуклонно нарастать. Объем несовместимых данных может оказаться весьма велик, а в нужный момент для их конвертации не окажется необходимых финансовых и трудовых ресурсов. Стоит лишь однажды промедлить с необходимыми мерами, и наверстать упущенное будет гораздо сложнее (и дороже).
Не сможет решить проблему и превращение электронного архива в своеобразный музей компьютерной техники, с помощью которой можно запускать устаревшие программы и воспроизводить данные с устаревших носителей. С каждой сменой поколений компьютерной техники такой "музей" будет пополняться все новыми "экспонатами", а поддержание их работоспособности потребует не меньше сил и средств, чем конвертация данных. Достаточно представить, в какие суммы выльется ремонт такого антикварного оборудования, запасные части для которого давно не выпускаются промышленностью и должны изготавливаться по индивидуальным заказам[6].
Обеспечение сохранности архивных документов - одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Проблема хранения документов в электронном виде сегодня достаточно актуальна. Современные технологии открывают новые возможности для хранения документов организаций, архивов. С каждым годом происходит постепенное вытеснение традиционного вида хранения документов электронными. Современная проблема сохранности документов в электронном виде вызывает множество споров безопасно ли такого рода сохранения базы данных. Но, не смотря на все негативные высказывания против данного способа хранения документов, хранение такого рода сегодня занимает важную роль. В нашей стране переход на хранение документов в электронном виде переходит постепенно, в то время как в западных странах он уже практически стал единственным.
1. Система электронного документооборота
Целями создания системы электронного документооборота «Рекорд» (далее СЭД) являются повышение эффективности деятельности организации, эффективности управления и исполнительской дисциплины, сокращение времени и затрат на подготовку и согласование документов как внутри отдельной организации, так и в рамках всей корпоративной структуры в целом.
Обеспечение корпоративного электронного документооборота возможно при создании отдельных, взаимодействующих между собой систем электронного документооборота подразделений, входящих в корпоративную структуру. Каждую из таких систем электронного документооборота подразделений можно рассматривать как отдельный, локальный контур корпоративной СЭД, в котором обеспечивается возможность создания, обработки и хранения электронного документа - другими словами, поддерживается его полный жизненный цикл. При этом сам электронный документ должен представлять собой структуру, состоящую из двух частей - общей (составляющей содержание документа и информацию об адресате), и особенной - содержащей одну или несколько электронных цифровых подписей тех сотрудников, которые подписывали бы аналогичные бумажные документы.
Несмотря на то, что программа СЭД Российской разработки, она используется в Белорусских организациях таких как: - СЭД банков: ОАО «Белинвестбанк» и ОАО «Белагропромбанк».
- СЭД госучреждений: Аппарат Совета Министров Республики Беларусь, Национальная Библиотека Беларуси, Белтелеком и Министерство связи и информатизации Республики Беларусь, Информационно-издательский центр Министерства по налогам и сборам;
- СЭД предприятий: СП ЗАО «Милавица», ЗАО «Керамин», НТООО «Связьинформсервис», ОАО «Белорусская универсальная товарная биржа».
Наиболее крупным из вышеперечисленных проектов, как по масштабам, так и по степени охвата автоматизацией бизнес-процессов обработки документов, является корпоративная СЭД ОАО «Белагропромбанк», включающая более 20-и локальных, объединенных в единую систему, контуров СЭД с более чем 4,5 тыс. рабочих мест практически всех сотрудников, участвующих в работе с документами, в центральном аппарате, филиалах, отделениях и РКЦ банка.
В основе методики создания эффективных СЭД лежит четкое определение, оптимизация и автоматизация полной и неразрывной цепочки обработки документов: входящих - начиная от канцелярии и руководителя организации, до конечных исполнителей, с обратным движением отчетов, проектов и документов, с контролем сроков исполнения на всех этапах. При этом, в каждой создаваемой СЭД реализуется необходимый для каждой организации блок контроля исполнения, включающий в себя оповещения сотрудников о приближении либо истечении сроков исполнения контрольных поручений, системы отчетов, позволяющих контролировать исполнение и предоставлять статистику исполнительской дисциплины в разрезе структурных подразделений, видов документов, направлений деятельности, конкретных исполнителей.Детально прорабатываются различные ситуации, которые могут возникать на тех или иных уровнях и этапах обработки. Для различных видов документов, для различных структурных подразделений, для различных организаций эти ситуации индивидуальны. И процесс их определения, формализации и последующей автоматизации - важнейший аспект создания реально функционирующей полноценной СЭД.
Невозможно реализовать такого рода процессы, если в системе не работают все или большинство сотрудников, вовлеченных в работу с документами. При этом каждый из сотрудников несет персональную ответственность за выполненную им работу. Если стоит задача создания корпоративной, территориально-распределенной системы, то полноценные контуры создаются в каждой автономной структуре, а в системе обеспечивается взаимодействие этих контуров по единым правилам, с передачей электронных документов между контурами. Только при этом условии система становится действительно эффективной.
Итак, основными задачами, решение которых в первую очередь влияет на качество созданной СЭД, являются следующие: - определение в действующей структуре или создание группы или подразделения из IT-специалистов и специалистов по делопроизводству для совместного участия в проекте. Обучение этих специалистов проводится до начала создания СЭД, что позволяет им быть активными участниками процесса создания и внедрения;
- детальная проработка бизнес-процессов и создание методологии обработки документов, включающей формализацию процессов обработки и действий пользователей в различных, возможных при работе с теми или иными документами и поручениями, ситуациях и введение этой методологии как обязательной для всех сотрудников организации;
- составление требований и подготовка необходимой для создания СЭД инфраструктуры, проведение необходимой модернизации сетей передачи данных, серверного оборудования, компьютеров пользователей, программного обеспечения;
- проведение работ по установке и настройке компонент системы для обеспечения автоматизации разработанной методологии. В этих работах обязательно участвуют IT-специалисты заказчика, прошедшие обучение, что позволяет в дальнейшем им самим осуществлять масштабирование системы и ее сопровождение;
- обучение пользователей СЭД с учетом ролевых принципов работы;
- проведение опытной эксплуатации с параллельным уточнением и разъяснением процессов использования СЭД на рабочих местах сотрудников.
Еще следует отметить, что обязательным условием создания ведомственной, в том числе, территориально-распределенной СЭД, является наличие уже имеющейся, либо создание инфраструктуры открытых ключей и корпоративного Удостоверяющего центра. Именно реализация механизмов электронной цифровой подписи в СЭД и ее интеграция с инфраструктурой открытых ключей обеспечивают юридическую силу корпоративных электронных документов.
Главными составляющими, определяющими, успешность и конечную эффективность системы, являются: - наличие функционально-полного и гибко-настраиваемого базового программного обеспечения, каковым и является СЭД «РЕКОРД»;
- профессионализм и опыт команды, реализующей сложные проекты в области информационных систем;
- понимание и активное участие в проекте специалистов заказчика. Эффективная корпоративная система электронного документооборота не может быть создана без понимания основных аспектов как эффективности, так и проблематики, со стороны высшего руководства организации и реализации воли руководства, направленной на достижение поставленных целей[15].
СЭД «РЕКОРД» позволяет: - создать систему защищенного юридически значимого электронного документооборота, в которой за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) на всех рабочих местах и на протяжении всего жизненного цикла документа может быть в любой момент проверено и установлено авторство и время осуществления действий, производимых с документом, включая не только операции по созданию и изменению документа, но и по ознакомлению, редактированию, выдаче заданий и поручений, созданию отчетов по исполнению документа, вплоть до удаления документа или списания его в архив.
- включить в контур электронного документооборота не только пользователей, объединенных в локальную вычислительную сеть, но и территориально удаленных, предоставляя для этого средства, использующие доступ через Интернет или систему электронной почты, а для крупных территориально-распределенных организаций - создать единую корпоративную многоуровневую систему;
- обеспечить построение многоуровневых территориально-распределенных систем электронного документооборота, предоставляя средства для организации обмена документами и синхронизации справочников между локальными системами организаций (подразделений), входящих в одну корпорацию;
- автоматизировать не только делопроизводственный (входящие, исходящие, приказы, внутренние документы и пр.) документооборот организаций и корпораций, но и оборот документов, относящихся к иным информационным областям (юридическая, научно-техническая, статистическая и другая информация) за счет встроенного механизма «гибкой регистрационной карточки», позволяющего не только изменять предопределенное количество и вид регистрационных и контрольных реквизитов документов, но и создавать совершенно новые наборы регистрационных и контрольных реквизитов, справочники и информационные разделы (закладки), соответствующие новым информационным критериям и требованиям учета и обработки;
- обеспечить учет и работу с письмами и обращениями граждан в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
- обеспечить (при необходимости) интеграцию системы электронного документооборота организации с Единой информационной системой контроля выполнения поручений Президента Республики Беларусь;
- автоматизировать учет и обработку документов в ведомственном архиве организации, интегрировать работу архива и оперативного электронного документооборота.
СЭД «РЕКОРД»обеспечивает ведение электронного документооборота и архивное хранение электронных документов в соответствии с действующими в Республике Беларусь нормативными документами.
СЭД архив - специализированная подсистема, предназначенная для организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в ведомственном архиве организации, обеспечения возможности оперативного поиска хранящихся в архиве документов и создания эффективной технологии работы с содержанием документов. В подсистеме СЭДАРХИВ реализованы функции регистрации и работы с архивными объектами учета: фондами, описями, делами, актами, заявками на информационное обслуживание в соответствии с требованиями Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Интегрированная в архивное решение подсистема поточного сканирования позволяет создать единое архивное информационное поле организации, включающее не только электронные документы, поступающие на хранение из системы оперативного документооборота, но и электронные копии бумажных архивных документов прошлых лет.
2. Сохранность электронных документов
2.1 Обеспечение сохранности электронных документов
Какими будут информационные технологии будущего - предвидеть сложно. Пока не найден путь к полной долгосрочной сохранности цифровой информации во всем ее многообразии, со всеми удобствами поиска и внешнего представления, но уже сейчас можно гарантировать доступность для будущих поколений линейной последовательности букв и цифр, т. е. неформатированных текстов, а также графики в растровых форматах (в виде такой же последовательности точек разных цветов). Это лучше, чем утратить все, но даже для реализации этой программы-минимума нужно принимать определенные меры уже сейчас. Очевидно, что базы данных нужно хранить не только в их исходных программно-зависимых форматах, но одновременно создавать их архивные копии в текстовой форме.
Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида: - обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
- обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
- обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
Данный аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.
Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.
Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от: - вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, - предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, - характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения, - требований по обеспечению аутентичности документов.
Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.
Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременногохранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски («болванки»).
Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 - 15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.
Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 - 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R1. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).
Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R - оптические диски с однократной записью информации.
Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации[14].
Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей .
Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре 11 °C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре 10 °C; для дисков WORM - при относительной влажности 50% и температуре 3 °C .
Как видим, низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до 23 - 25 °C, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5 °С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% - не менее 4 суток.
Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент - температура 23 °C, для оптических дисков - 25 °C, при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура - 17 - 19 °C, относительная влажность - 50 - 55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.
2.2 Решение проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения
Если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения.
Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.
Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты: многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего, также со временем изменятся.
Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10 - 15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства. Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10 - 15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей. Так что вопрос, сохранят ли свои качества магнитные ленты или оптические диски после 50 лет хранения, теряет остроту. Архивам достаточно гарантий производителей на ближайшие 15 - 20 лет.
Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: - операционной системы, - системы управления базами данных (СУБД), - текстовых редакторов и процессоров (Word, Pad), - графических (ACDSEE) и web-браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox), - специализированных проектных (AUTOCAD, ARCHINFO) и гео- приложений (MAPINFO), - программ, специально разработанных для работы с конкретными базами данных.
Для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов с небольшими сроками хранения зависимость от смены программного обеспечения не существенна: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5 - 7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на базе таких широко известных систем управления документооборотом как DOCUMENTUM или DOCSOPEN) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратко временной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.
При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа изза невозможности их просмотреть[10].
Миграция - своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»). Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые имеют важное значение для деятельности организации и постоянно используются в работе. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.
При организации долговременного хранения баз данных и других электронных документов желательна их предварительная (перед передачей в архив) миграция в «открытые» или «архивные» (страховые) форматы. Для текстовых документов это - txt, rtf, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных - txt, xls, db, dbf. Цель такой подготовки к архивному хранению заключается в том, что в случае необходимости из страховых форматов проще конвертировать документы в форматы текущих информационных систем.
Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. Это, в первую очередь, относится к сложно структурным и многоформатным ресурсам: документам из систем автоматизации проектных работ (САПР) и геоинформационных систем, мультимедиа-продуктам и т.п. В таких ситуациях можно использовать эмуляторы программной среды, что, впрочем, бывает непросто сделать, так как они могут быть разработаны не для всех программных оболочек. Именно поэтому при разработке информационных систем следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы хранения, но и на распространенные операционные системы, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы MS Windows\’95, 98, NT, 2000, XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС.
Инкапсуляция - включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем.
Следует отметить, что исследования, связанные с применением эмуляции и инкапсуляции при долговременном хранении электронных документов, носят пока единичный характер. Даже если вскоре и будут предложены некоторые методики, потребуется немало времени для их апробации. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов пока остается миграция.
3. Подлинность и описание электронных документов
3.1 Обеспечение аутентичности (подлинности) электронных документов
Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.
До сих пор главным средством аутентификации электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов.С их помощью можно проследить историю документов и выявить случаи несанкционированного доступа к ним. Однако слабым местом такой системы аутентификации являются сами протоколы, находящиеся в практически бесконтрольной власти сетевых администраторов.
Другая проблема - обеспечение аутентичности в межсетевом (межкорпоративном) пространстве. Без четких представлений о происхождении электронных документов и твердых гарантий их целостности суды отказываются признать за ними доказательную силу и принимать в качестве письменных свидетельств. Обмен электронными документами осуществляется на доверительной основе (например, электронная почта) и их достоверность гарантируется лишь авторитетом владельца информационного ресурса или электронного адреса. В свое время именно нерешенность вопросов аутентичности и целостности электронных документов помешала реализации идей «безбумажного офиса».
С середины 1990-х гг. наметился заметный прогресс в аутентификации электронных данных, в технологическом и правовом отношениях. Все большее распространение получают электронные средства защиты целостности данных и их идентификации с определенным физическим лицом - так называемые цифровые (электронные, электронные цифровые) подписи и печати, электронные «водяные знаки», контрольные суммы файлов и т.п.
Все множество цифровых подписей условно можно свести к двум классам: - с использованием биометрических параметров человека - отпечатков пальцев, тембра голоса, радужной оболочки глаз и т.п.;
- с применением методов криптографии. Последний класс получил название - «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Именно ЭЦП считается наиболее надежным средством аутентификации в межкорпоративном электронном пространстве[4].
В правовом отношении ЭЦПДОЛГОЕ время находила применение лишь в частноправовой сфере. Для ее применения необходимо было заключение двусторонних или многосторонних договоров (на бумаге), в которых определялись все нюансы генерации, верификации, хранения ЭЦП и ответственность сторон. Рубеж веков стал периодом массового правового признания электронных средств аутентификации в открытых информационных сетях. Законы об ЭЦП или электронном документе были приняты в большинстве развитых и многих развивающихся странах.
Правовое признание ЭЦП превращает этот реквизит в надежное средство, обеспечивающее аутентичность и целостность электронных документов, однако только тех, которые находятся в оперативном использовании, со сроком хранения пять, максимум 10 лет. Для аутентификации документов на протяжении десятков лет ЭЦП не годится.
ЭЦП выглядит как последовательность цифр и других символов, что, собственно, и позволяет говорить о ней как о реквизите, обособленном от других реквизитов электронного документа. Технологически ЭЦП возникает в результате выполнения системой криптозащиты так называемого асимметричного алгоритма шифрования, т.е. шифрования с использованием ключа (опять же последовательность цифр), который отличается от ключа, применяемого потом для расшифрования сообщений. Первый ключ называется закрытым (тайным, личным) ключом. Им может владеть только тот человек, от лица которого документ подписывается. Второй ключ - открыты
Вывод
В ходе изучения проблемы было выяснено, что имеются как положительные, так и отрицательные стороны в хранении архивов электронного вида.
Сегодня специалисты по делопроизводству должны быть постоянно в курсе постоянных новинок в области современных технологий.
Изучив проблему хранения документов в электронном виде, можно предложить несколько вариантов для более благоприятной работы архивов: -сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности;
-основания разделения подлинников и копий;
-ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться электронные документов;
-на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы электронных документов и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т.п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок[7].
Также для того, чтобы поддерживать сохранность документов в электронном виде необходимо соблюдать все правила и инструкции, которые приняты органами, в которых действуют архивы. Это позволит проводить более рациональную работу с архивами, а также обезопасит от внешних факторов, которые могут повредить сохранности документов.
В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении. Более того, централизованное архивохранилище сегодня представляется единственным местом, где такая сохранность может быть гарантирована, ибо только для архивистов забота о документах, вышедших из активного обращения, всегда была и будет важнейшей задачей.
В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами.
