Подготовка и проведение совещания - Реферат

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Санкт-Петербургский университет сервиса и экономики» Реферат по дисциплине «Психология делового общения»Практически в каждой современной организации и в каждой человеческой культуре люди регулярно и часто собираются на небольшие собрания и совещания, где происходит обсуждение различного рода вопросов. Иногда передача какой-либо проблемы на рассмотрение комитета может быть способом ослабления власти, распыления ответственности и отсрочки решений, но нельзя отрицать, что собрания удовлетворяют глубокую человеческую потребность. И если в том месте, где он работает, не проводится подобных встреч, то привязанность сотрудника к организации слабеет, и он начинает стремиться посещать формальные и неформальные собрания в различных ассоциациях, обществах, командах, клубах или же пабах после работы.Пытаясь понять, зачем люди собираются вместе, необходимо рассмотреть основные функции, которые собрания всегда будут выполнять лучше, чем любое самое современное коммуникационное устройство. Собрание - это место, где группа создает свой собственный фонд из общих знаний, опыта, взглядов и представлений, которые индивиды пережили и обсудили между собой. Некоторые этологи называют такую способность разделять знания и опыт внутри группы «коллективным разумом», понимания под этим единое сознание, распределенное по некоторому количеству индивидов. Собрание помогает каждому индивиду понять коллективную цель, а также, каким образом он сам, его работа и работа других людей могут способствовать успеху группы. Собрания можно разделить по масштабу на три большие категории: ассамблеи - свыше 100 человек, где от присутствующих ожидается немногим более, чем слушать основных докладчиков; совет - 40-50 человек, собравшихся, главным образом, с целью выслушать основных докладчиков, но которые могут выступать с вопросами или комментариями и которых иногда просят высказаться самих; комитет - до 10 (максимум 12) человек, которые выступают более или менее на равных под руководством и контролем председателя.Перед любым совещанием председатель должен определить, с какой целью проводится встреча. Если информация должна быть представлена конкретным человеком, требует некоторого разъяснения, комментариев, дабы быть понятной, или является чрезвычайно важной для участников, то в повестку дня уместно ввести пункт, не требующий выводов, решений или действий, но лишь предусматривающий, чтобы группа выслушала и обсудила доклад. Информационно-справочная функция включает также отчеты о ходе работы - чтобы держать группу в курсе текущего состояния проектов, - и отчеты по завершенным проектам с целью дать им оценку. Это функция «Что будем делать?», которая охватывает все пункты, требующие от группы придумать нечто новое. Вопросы, связанные с изменением этой структуры, созданием новой организации или введением новых процедур требуют коллективного принятия или утверждения лидерами всех групп, которых это касается.В противном случае обязательные и пунктуальные участники увидят, что совещание никогда не начинается раньше чем через 10 минут после назначенного времени, и тоже усвоят урок. Хорошие результаты в деле повышения общей пунктуальности дает практика перечисления опоздавших (и рано покинувших совещание) в протоколах. Прежде чем начать обсуждение любого пункта повестки дня, председатель должен четко указать, что именно ожидается от собравшихся к концу обсуждения. Если же нет, тогда сам председатель или один из участников, которого он ввел в курс дела перед совещанием, должен произнести небольшую вступительную речь, указав причину внесения пункта в повестку дня; изложив историю вопроса, настоящее положение дел, а также что требуется выяснить, решить или предложить. Дискуссия должна быть закрыта, как только становится ясно следующее: чтобы продвинуться дальше, требуется больше фактов; обсуждение показало, что нужно выслушать точки зрения людей, на совещании не присутствующих; собравшимся необходимо время, чтобы обдумать проблему и, возможно, обсудить ее с коллегами; обстоятельства меняются и в скором времени могут прояснить ситуацию или повлиять на основу для принятия решения; на этом совещании вряд ли хватит времени, чтобы разобраться в затронутой теме; или выяснилось, что 2-3 человека вполне могут решить этот вопрос за рамками совещания, не отнимая времени у остальных.Таким образом, совещания необходимы по ряду причин, связанных с фундаментальными и первичными человеческими потребностями, но полезны они лишь в том случае, если их участники убеждены, что благодаря совещанию они чего-то достигают - причем достигают того, чего не смогли бы достичь поодиночке.

Содержание совещание общение встреча

Введение

1. Типы собраний и их функции

2. Подготовка совещания

3. Проведение совещания

Заключение

Список использованной литературы

Практически в каждой современной организации и в каждой человеческой культуре люди регулярно и часто собираются на небольшие собрания и совещания, где происходит обсуждение различного рода вопросов. Иногда передача какой-либо проблемы на рассмотрение комитета может быть способом ослабления власти, распыления ответственности и отсрочки решений, но нельзя отрицать, что собрания удовлетворяют глубокую человеческую потребность. Человек - существо социальное, а значит ему свойственно стремление к общению. И если в том месте, где он работает, не проводится подобных встреч, то привязанность сотрудника к организации слабеет, и он начинает стремиться посещать формальные и неформальные собрания в различных ассоциациях, обществах, командах, клубах или же пабах после работы.

К сожалению, очень многие совещания безжалостно транжирят время большинства собравшихся, и, кажется, проводятся скорее традиционно, а не по практическим соображениям. Вместе с тем, любое собрание может легко превратиться во всеобщий раздражитель или преграду на пути достижения цели. Почему же так происходит? Ответ кроется в том, что многочисленные и разнообразные человеческие противотоки способны увести дискуссию в сторону, а психологические и технические ошибки со стороны председателя - сделать ее бессмысленной. В своей контрольной работе я сформулирую основные принципы, позволяющие откорректировать и оптимизировать эту форму человеческого общения. Я также рассмотрю функции совещаний, их различия в масштабе и типе, процесс постановки целей и подготовки, а также роль председателя и методы ведения совещания, обеспечивающие выполнение поставленных задач.