Подготовка документов для сдачи в архив - Курсовая работа

Министерство образования и науки РФ Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования «Нижневартовский государственный гуманитарный университет»Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учета, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно. Вместе с появлением электронных технологий, появляется возможность хранения документов на электронных носителях (флешкарта, дискета, магнитная лента, CD-ROM, или другой электронный носитель) безбумажный документооборот, имеет возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища.Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполнительных документов к хранению и дальнейшему использованию. Таким образом, понятие «хранение документов в делопроизводстве» включает в себя, во-первых, оперативное хранение документов там где они работали, и, во-вторых, подготовку документов к передаче их на хранение в архив организации. Необходимо организовать хранение таким образом, чтобы можно было быстро найти нужный документ. Чтобы документы сохранялись в приемлемом виде, необходимо поддерживать определенный температурный (17-19С) и влажностный (50-55%) режим. Все бумаги, хранящиеся в архиве организации, имеют неодинаковую юридическую ценность.Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Рассмотрим весь процесс подготовки документов к сдаче в архивное хранение, более подробно: Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.Основные задачи которые ставятся при этом: максимальное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждения другим листам дела; обеспечения учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему; создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Содержание

Введение

1. Организация оперативного хранения документов

1.1 Подготовка и использование номенклатуры дел

1.2 Подготовка дел к последующему хранению и использованию

2. Подготовка документов в архив и организация их хранения

2.1 Оформление дел и составление описей

2.2 Передача дел в архив и их хранение

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение дело архив хранение документ

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. «Подготовка документов к архивному хранению» - во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создается архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учета, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия).

Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.

Вместе с появлением электронных технологий, появляется возможность хранения документов на электронных носителях (флешкарта, дискета, магнитная лента, CD-ROM, или другой электронный носитель) безбумажный документооборот, имеет возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

С переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: - Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- Описи дел;

- Оформление дел;

- Описание документов постоянного и долговременного хранения;

- Обеспечение их сохранности;

- Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

Цель данной работы, поэтапное рассмотрение подготовки и передачи документов в архивное хранение.

Задача, грамотная подготовка дел - для успешного хранения и последующего использования документов.