Планирование, организация и процесс коммуникаций в службе бронирования - Курсовая работа

Гостиницы предлагают клиентам разнообразные способы предварительного заказа мест: по телефону, факсу, почте или через интернет. Именно от того как организованы внешние и внутренние коммуникации, как быстро поступает информация от клиента в гостиницу и сколько времени требуется на обработку заявки, зависит мнение гостя о гостинице в целом. Так как процесс обслуживания начинается с предварительного заказа мест, необходимо чтобы у клиента сложилось положительное мнение об организации работы службы бронирования. Для написания курсового проектирования я выбрала тему: «организация внешних и внутренних коммуникаций в службе бронирования». Именно предварительное резервирование номера в гостинице является гарантией того, что в любое время турист будет наслаждаться отдыхом, а не искать место для ночлега.Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. Есть очень маленькие отделы, в этом случае начальник такого отдела присутствует лично на собрании у генерального директора и сам передает и получает информацию. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства. Сотрудники отделов передают информацию своим начальникам, а те, в свою очередь, передают эту информацию начальникам среднего уровня управления, те передают ее высшему, а затем информация передается генеральному директору. Характеристика службы: В гостинице процесс обслуживания гостей начинается именно с бронирования, под которым понимается предварительный заказ мест и номеров.Для эффективной работы службы бронирования необходимо обеспечить бесперебойное перемещение информации между следующими подразделениями (Приложение рис. дополнительными службами (сектором транспорта, сектором развлечения, досуга и отдыха, сектором организации конференций и т.д.) В эту службу поступает информация о том какие номера забронированы и к какому сроку их надо подготовить для заселения. Туда поступают заявки на организацию банкетов, информация о рационе питания гостей (например: приезжающий гость вегетарианец, следовательно, в меню для этого гостя не будут включать мясные блюда). Имеет исключительно важное значение, так как предоставляет туристам возможность воспользоваться услугой трансферт, забронировать и приобрести проездные документы на все виды транспорта.Для того чтобы служба бронирования начала свою работу необходимо организовать отлаженную систему внешних коммуникаций. предоставить возможность потенциальным гостям забронировать номер в нашей гостинице. Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» «исполнитель вправе заключить договор на бронирование мест в гостинице посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя». Гостиницы предлагают клиентам разнообразное способы предварительного заказа мест: по телефону, факсу, почте или через интернет. Сотрудники отдела организуют выпуск рекламной продукции гостиницы в форме степной печати, статей, бюллетеней, радиотелевидения, компьютерных сетей и разрабатывают программы, стимулирующие спрос. Так же необходимо установление взаимовыгодных партнерских отношений между гостиницей и туристскими фирмами, которые при рекламе туров будут предлагать остановиться именно в нашей гостинице.В мировой практике известны компьютерные системы бронирования: корпоративная сеть бронирования объединяет отели, входящие в цепь, другая сеть бронирования объединяет независимые гостиницы, не входящие в цепи. При бронировании через сеть заказ мест может быть осуществлен в гостинице, расположенной в другом городе или даже в другой стране. Преимуществом автоматизированной сети является то, что бронирование может быть переадресовано в любую другую гостиницу этой цепи, находящуюся в этом городе. Система автоматически обрабатывает заказ (за исключение нестандартных случаев) и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания. Бронирование через WEB-страницу гостиницы: Когда гостиница имеет свою собственную страницу, реакция на поступающие заявки является функцией службы резервирования самой гостиницы.Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента: 1.Отправитель - лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи. Сообщение - собственно информация, закодированная в символы. 4.Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует. В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею.

Содержание

Введение

Глава 1. Планирование, организация и процесс коммуникаций в службе бронирования

1.1. Направление коммуникаций

1.2 Служба бронирования (роль, функции, характеристика)

1.3 Планирование внутренних коммуникаций

1.4 Планирование внешних коммуникаций

1.5 Организация внутренних и внешних коммуникаций

1.6 Способы бронирования

1.7 Элементы и этапы процесса коммуникаций

1.8 Обратная связь и помехи

Глава 2. Анализ коммуникационных процессов службы бронирования в гостинице «Москва»

2.1 Гостиница «Москва»

2.2 Организационная структура

2.3 Состав службы бронирования гостиницы «Москва»

2.4 Бронирование через Web-сайт

2.5 Анализ внутренних и внешних коммуникаций

Выводы и предложения

Заключение

Список литературы

Приложение

Требования клиентов к качеству сервиса становятся все более жесткими. Обслуживание должно быть быстрым, ненавязчивым и качественным - это главные критерии, которыми руководствуется потенциальный гость при выборе гостиницы. Гостиницы предлагают клиентам разнообразные способы предварительного заказа мест: по телефону, факсу, почте или через интернет. Именно от того как организованы внешние и внутренние коммуникации, как быстро поступает информация от клиента в гостиницу и сколько времени требуется на обработку заявки, зависит мнение гостя о гостинице в целом. Так как процесс обслуживания начинается с предварительного заказа мест, необходимо чтобы у клиента сложилось положительное мнение об организации работы службы бронирования. А для этого в гостинице должна быть правильная организационная структура и отлаженный способ передачи информации от одного звена к другому, т.е. эффективный коммуникационный процесс.

Для написания курсового проектирования я выбрала тему: «организация внешних и внутренних коммуникаций в службе бронирования». Данная тема особенно актуальна, так как современное общество невозможно представить без развития международных отношений, деловых поездок за границу, разработки инновационных технологий и постоянного движения информации. Каждый человек, отправляясь в путешествие, должен быть уверен, что в другом городе он сможет комфортно разместиться на все время пребывания. Именно предварительное резервирование номера в гостинице является гарантией того, что в любое время турист будет наслаждаться отдыхом, а не искать место для ночлега. Самый актуальный и распространенный способ заказа номера в отелях и гостиницах - это бронирование гостиниц онлайн. В Интернете существует достаточно много сайтов, которые дают возможность забронировать отель или гостиницу всего за несколько минут. Благодаря подобным сервисам у каждого человека есть возможность заказать номер практически в любом городе мира. Это делается всего несколькими кликами мыши. Легкая работа с такими сервисами онлайн бронирования гостиниц и доступность являются их главными преимуществами.

Цель моего курсового проектирования - проанализировать работу службы бронирования, подчеркнуть важность грамотно организованного коммуникационного процесса в этом подразделении и выявить возникающие у гостиницы перспективы при эффективной работе службы.