Переліки документів у діловодстві: історія, класифікація, концептуальні та методичні засади підготовки - Автореферат

Найефективнішим інструментом експертизи, за допомогою якого забезпечується надходження на постійне зберігання найбільш цінних документальних комплексів, тобто формування НАФ, є переліки документів із зазначеними строками зберігання цих документів. Застосування таких переліків позитивно впливає також на стан організації діловодства, забезпечення збереженості документального фонду, що утворюється в процесі діяльності підприємств, установ, організацій (далі - установ). Переліки є нормативними документами, що уніфікують строки зберігання однорідних документів у різних установах і сприяють систематичному вивільненню архівних підрозділів установ від документів, строки зберігання яких минули. Нині в Україні надзвичайно актуальною є потреба у створенні вітчизняної системи нормативних та методичних посібників з експертизи цінності документів, насамперед відновлення складу відомчих (галузевих) переліків, підготовлених за радянських часів, включення до них нових видів документів, а також розроблення переліків для тих сфер діяльності, що виникли в результаті політичних, соціальних та інших змін останнього десятиліття в країні. Зміна ролі й значення окремих видів документів в організації управлінських процесів зумовлює необхідність перегляду строків їх зберігання, вирішення питання про доцільність внесення цих документів до НАФ.Сформульовано власні інноваційні визначення: переліку типових документів як переліку документів, створюваних під час виконання загальних для всіх установ функцій управління; відомчого переліку як переліку документів, створюваних у процесі профільної діяльності всіх установ певної галузі чи сфери діяльності; системи переліків як сукупності всіх видів переліків, що визначають видовий склад і строки зберігання документів, створюваних у результаті функціонування різних галузей та сфер діяльності. У 1980-ті рр. теоретичні й методичні питання підготовки переліків у документознавчій і архівознавчій літературі майже не порушувалися, на той час система переліків документів уже сформувалася, методика їх укладання вважалася відпрацьованою. Актуалізувалися питання щодо перероблення й удосконалення методики підготовки переліків документів у звязку зі змінами в системах управління та документування. У першому параграфі простежено процес розроблення теоретичних засад експертизи цінності документів у 1920-1930-ті рр. в УСРР (УРСР), спроби розвязання проблеми відбору документів (відмова від приймання до державних архівів усього комплексу документів, що утворюється в діяльності установ, перехід від експертизи цінності тільки в державних архівах до експертизи цінності в установах під контролем архівних органів). Першим документом з методики проведення експертизи цінності документів в установах стала “Загальна інструкція для розбирання архівних матеріалів” (1921 р.), в якій визначено основні критерії експертизи цінності документів та категорії документів, що підлягали постійному зберіганню.Основними базовими поняттями, що стосуються обєкта і предмета дослідження, є такі: “формування Національного архівного фонду”, “експертиза цінності”, “критерії цінності”, “переліки документів”, “строки зберігання документів”. Переліки документів зі строками зберігання виконують умовно дві соціальні функції: 1) “культурну” - забезпечують відбір документів, що мають культурне значення, до НАФ, а також збереженість соціально значущих і оперативних документів протягом певного періоду; Підготовлено і впроваджено перші посібники з експертизи цінності документів - переліки документів (спочатку - призначених для знищення, пізніше - для встановлення строків зберігання, у тому числі з метою відбору для постійного зберігання в державних архівах). другий етап - 1940-1950-ті рр., який характеризується появою нових видів переліків - типових документів (1943 і 1957 рр.), що уможливлювало класифікацію типової документацію та уніфікацію строків її зберігання, сприяло високому рівню підготовки відомчих переліків зі строками зберігання, підвищенню загального рівня експертизи цінності документів та полегшенню її проведення. Аналіз поглядів сучасних зарубіжних архівознавців і документознавців на зміст теоретичних основ експертизи і застосування переліків документів дає підстави до висновку, що сьогодні сутність експертизи цінності полягає у збереженості оптимальної кількості архівних документів, тобто такої їх мінімальної кількості, яка забезпечить отримання якнайповнішої наявної в них інформації за допомогою функціонального аналізу фондоутворювача та його документів.

2. ОСНОВНИЙ ЗМІСТ ДИСЕРТАЦІЇ

1. Основними базовими поняттями, що стосуються обєкта і предмета дослідження, є такі: “формування Національного архівного фонду”, “експертиза цінності”, “критерії цінності”, “переліки документів”, “строки зберігання документів”. Через відсутність у сучасних українських і міжнародних термінологічних стандартах визначень деяких з них запропоновано визначення понять “типовий перелік”, “відомчий перелік”, “система переліків”.

2. Переліки документів зі строками зберігання виконують умовно дві соціальні функції: 1) “культурну” - забезпечують відбір документів, що мають культурне значення, до НАФ, а також збереженість соціально значущих і оперативних документів протягом певного періоду;

2) “управлінську” - організовують процеси діловодства, визначають склад документів, їхню класифікацію у відомчій системі (галузі). Крім того, переліки виконують такі додаткові функції, як нормативна, методична, довідкова.

3. В історіографії досліджуваної теми можна умовно виокремити два періоди - радянський і пострадянський. За радянських часів увага приділялась передусім загальним питанням експертизи цінності, методичним засадам підготовки й застосування переліків. Теоретичні проблеми експертизи цінності досліджувалися переважно російськими архівістами (Б. Анфілов, К. Мітяєв, Н. Орлова, В. Автократов, А. Єлпатьєвський, В. Цаплін, Н. Шепукова, В. Клейн). Увага українських архівістів була здебільшого зосереджена на практичних питаннях експертизи цінності та застосування переліків документів (В. Коновалова, Л. Отліванова, О. Романова, Л. Пармузіна, Г. Портнов). Пострадянському періоду (після 1991 р.) притаманна активізація діяльності українських архівістів у дослідженні теоретичних і методичних проблем формуванням НАФ, питань експертизи цінності документів, комплектування державних архівів (Н. Метальнікова, В. Купченко, Т. Клименко). Однак загалом теоретико-методичні проблеми експертизи цінності, питання формування системи переліків і досі в українському документознавстві та архівознавстві лишаються практично не розробленими, відсутні й узагальнюючі праці із зазначених питань.

4. У результаті дослідження історії розвитку системи переліків документів за радянських часів (1920-1990) можна умовно виокремити три етапи: - перший етап - 1920-1930-ті рр., що був позначений початком розроблення теоретичних засад експертизи цінності документів, передусім пошуків раціональних способів розвязання проблем відбору документів. Було окреслено основні критерії експертизи цінності документів та категорії документів, що підлягають постійному, тривалому, тимчасовому зберіганню. Підготовлено і впроваджено перші посібники з експертизи цінності документів - переліки документів (спочатку - призначених для знищення, пізніше - для встановлення строків зберігання, у тому числі з метою відбору для постійного зберігання в державних архівах). Завдяки їх впровадженню поліпшився стан організації діловодства, архіви установ систематично вивільнялися від документів, строки зберігання яких минули;

- другий етап - 1940-1950-ті рр., який характеризується появою нових видів переліків - типових документів (1943 і 1957 рр.), що уможливлювало класифікацію типової документацію та уніфікацію строків її зберігання, сприяло високому рівню підготовки відомчих переліків зі строками зберігання, підвищенню загального рівня експертизи цінності документів та полегшенню її проведення. Відомчі переліки, укладені на основі переліків типових документів, відрізнялися від аналогічних посібників 1930-х рр. повнотою охоплення документації, досконалішим змістом, чіткішою класифікаційною схемою. Вони використовувались не тільки як посібники при визначенні строків зберігання, але й як класифікатори службової документації, що сприяло вдосконаленню організації діловодства в установах, зумовило надалі більш якісний склад документів державних архівів. Наприкінці 1950-х рр. остаточно сформувалися два види переліків зі строками зберігання - відомчі й типові;

- третій етап - 1960-1980-ті рр., якому притаманні усталені методики підготовки відомчих переліків та переліків документів, що підлягають передаванню до державних архівів. Постійно вдосконалювалися типові переліки документів зі строками зберігання. Значно зросла кількість та поліпшилась якість відомчих переліків документів зі строками зберігання, що позитивно позначилося на організації діловодства й експертизі цінності в установах, відборі документів до державних архівів. Наприкінці 1980-х рр. уже функціонувала чітка система переліків різного призначення, яка включала: 1) переліки документів зі строками зберігання (типові, відомчі);

2) переліки документів, що підлягають прийманню до державних архівів (типові, відомчі);

3) переліки спеціальних класів документації;

4) переліки документів для груп установ однорідного цільового призначення.

5. Аналіз поглядів сучасних зарубіжних архівознавців і документознавців на зміст теоретичних основ експертизи і застосування переліків документів дає підстави до висновку, що сьогодні сутність експертизи цінності полягає у збереженості оптимальної кількості архівних документів, тобто такої їх мінімальної кількості, яка забезпечить отримання якнайповнішої наявної в них інформації за допомогою функціонального аналізу фондоутворювача та його документів. Основними критеріями експертизи цінності, якими користуються в багатьох країнах (хоча й у різних інтерпретаціях), є критерії походження і змісту. Водночас роль основного посібника при проведенні експертизи цінності в ряді країн, зокрема членів ЄС, відіграють переліки документів зі строками зберігання.

У сучасній українській теорії експертизи сформульовано ряд положень, принципово відмінних від попередніх. Ними є, насамперед, деідеологізованість та позапартійність. Основні принципи і критерії експертизи цінності документів становлять сьогодні сформовану й апробовану систему, але їх інтерпретація змінилась у звязку зі зрушеннями в політичному та економічному житті України за останнє десятиліття. Основний інструмент експертизи цінності документів в Україні - переліки документів.

6. Теоретичним підґрунтям при укладанні всіх видів переліків є на сучасному етапі основні принципи та критерії експертизи цінності, подальше вдосконалення яких має бути одним із перспективних напрямів архівознавства і документознавства. У відомчих (галузевих) переліках при визначенні типологічних джерел формування НАФ пропонується застосовувати критерії походження та змісту, а при укладанні переліків типових документів - критерії змісту.

Серед критеріїв походження основний з них - “роль і значення фондоутворювача” - розглядається нами в новій інтерпретації, тобто як “функціонально-цільове призначення фондоутворювача”. Таке трактування дозволяє оцінювати діяльність фондоутворювача з точки зору виконання кожним з них певної функції у здійсненні єдиного завдання конкретної відомчої системи (галузі) з урахуванням як його особливої ролі, так і типового характеру. Крім цього, пропонуємо застосовувати додаткові критерії: “юридична самостійність фондоутворювача”, “підпорядкованість фондоутворювача”, “повнота відображення інформації фондоутворювача у фонді іншого фондоутворювача”.

Щодо групи критеріїв змісту вважаємо, що основним є критерій “значимість інформації документа”, який розглядається з точки зору відбору унікальної і типової інформації, а додаткові критерії - це “повторення інформації документа в інформації інших документів”, “вид документа”, “інформаційна насиченість документа”.

7. Аналіз розвитку методики підготовки переліків свідчить, що схема і структура їх побудови постійно вдосконалювались. На сьогодні всі види переліків документів побудовано за функціонально-виробничим принципом. Відповідно до існуючої методики відомчі (галузеві) переліки мають включати як типову (загальну, ідентичну для всіх установ), так і галузеву (характерну тільки для установ певної галузі чи сфери діяльності) документацію.

На сучасному етапі вважаємо за доцільне змінити методику підготовки відомчих (галузевих) переліків. Включення до них типової документації, що, як правило, “переноситься” з типового переліку, є недоцільним. Вони мають включати тільки документацію певної галузі чи сфери діяльності.

8. Збереження сучасної документації для задоволення інформаційних потреб суспільства має забезпечити вітчизняна система переліків документів зі строками зберігання. Провідна роль у цій системі переліків має належати переліку типових документів. Відомчі (галузеві) переліки, разом із типовими переліками, складуть цілісну систему нормативних посібників для визначення складу і строків зберігання сучасних документів, створюваних у результаті функціонування різних галузей і сфер соціальної діяльності. З часом ця система переліків може набути вигляду автоматизованої бази нормативних документів з експертизи цінності, що включатиме блоки типової та галузевої документації.

Подальший розвиток вітчизняної системи переліків може бути визначений за такими основними напрямами: - удосконалення структури побудови та постійне поповнення типового переліку новими видами документів (він має відповідати сучасним вимогам організації діловодства та сприяти створенню повноцінної документальної бази для подальшого розвитку історичної науки, а також забезпечувати інтереси держави, суспільства й громадян у збереженні ретроспективної інформації);

- розроблення відомчих (галузевих) переліків зі строками зберігання, що охоплюють документацію певної галузі чи сфери діяльності;

- розроблення переліків спеціальних систем документації;

- розроблення переліків документів зі строками зберігання для однотипних установ.

1. Новое в комплектовании и оптимизации состава документов райгоргосархивов Украинской ССР // Советские архивы. - 1988. - № 2. - С. 29-37 (у співавт. з О. Мітюковим, Г. Портновим).

2. Методика визначення джерел комплектування державних архівів // Архіви України. - 1993. - № 4-6. - С. 63-66.

3. Організаційні та методичні проблеми створення вітчизняної системи переліків документів із строками зберігання // Архіви України. - 2003. - № 4-6. - С. 114-121.

4. Особливості укладання відомчих переліків документів зі строками зберігання // Студії з архівної справи та документознавства. - 2003. - Т. 9. - С. 50-51.

5. Переліки документів: сучасний стан, проблеми, перспективи // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. зб. наук. праць. - К., 2003. - Вип. 6. - С. 83-90.

6. Експертиза цінності управлінських документів недержавних організацій: організаційно-методичний аспект // Студії з архівної справи та документознавства. - 2004. - Т. 11. - С. 133-137.

7. З історії експертизи цінності документів та укладання переліків документів в Україні у 1920-1930-ті роки // Студії з архівної справи та документознавства. - 2004. - Т. 12. - С. 23-33.

8. Перший вітчизняний Перелік типових документів зі строками зберігання // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Матеріали наук. конф. 18 грудня 2002 р. / ДАКККІМ. - К., 2003. - C. 53-55.

9. Перечни документов как составная часть нормативно-методического обеспечения делопроизводства // Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: Докл. и сооб. на X Междунар. науч.-практ. конф. 25- 26 ноября 2003 г. / ВНИИДАД. - М., 2004. - С. 229-232.

Размещено на .ru