Технологія організації та проведення ділових нарад. Документаційне забезпечення керівника. Сучасні технічні засоби секретаря. Облаштування робочих місць, вимоги безпеки перед початком тв під час роботи. Приклад оформлення протоколу загальних зборів.
Аннотация к работе
Вступ Кваліфікований секретар - це права рука керівника, його незамінний помічник і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, повязаній із зарубіжними партнерами. У обовязки секретаря, як правило, входить: - прийом відвідувачів, ведення діловодства (хоч би реєстрація вхідної і вихідної документації); - обслуговування керівника (нерідко планування його робочого дня); - прийом телефонних дзвінків, що надходять керівникові; - організація прийомів і нарад, замовлення готелів і авіаквитків (для керівника і для решти співробітників); - замовлення канцтоварів і інших речей, необхідних для життєдіяльності офісу, іноді - забезпечення керівника продуктами. Важливим умінням для секретаря є здатність організувати своє робоче місце і час. Це стосується як часу приходу на роботу, так і своєчасності підготовки документів і доповіді їх керівникові. Підготовка і проведення ділових нарад. Нарада - організаційна форма спільного обговорення і вирішення керівником разом з підлеглими певних проблем, питань. Прийняті на нарадах рішення часто бувають незадовільно оформленими, а їх виконання погано контролюється, що знижує їх ефективність, породжує необхідність повторних засідань. Активізація учасника наради, як правило, не передбачає суперечки з керівником; в) сегрегативна нарада - керівник або працівник за його дорученням виголошує доповідь, потім відбуваються дебати, в яких бере участь кілька учасників за вибором головуючого. В організації оперативних нарад важливо чітко визначити їх основну мету, яка може бути інформаційно-пізнавальною (взаємний обмін інформацією між дирекцією і керівниками цехів, підрозділів про рух матеріальних потоків у виробництві), контрольно-регулювальною (виявлення порушень, відхилень і спонукання винних до їх усунення), нормативно-оцінною (підбиття підсумків роботи за добу, визначення передовиків) або творчо-пошуковою (пошук колективних рішень складних та міжвідомчих проблем). Доцільно запрошувати тільки тих працівників і радників, яких безпосередньо стосуються рішення засідання, які володіють відповідними знаннями, мають досвід вирішення аналогічних проблем, уміють співпрацювати й враховувати інтереси інших. За 2-3 дні до наради їх сповіщають про місце та час її проведення, а також про зміни у порядку денному. Доповідач - заступник директора Павлов В. П. Список учасників - другий важливий при підготовці службової наради документ.