Оценка деятельности службы документационного обеспечения управления - Реферат

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается, сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведения его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делам, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечений, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.Служба ДОУ - это: 1.Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления. 2.Структурное подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях. Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: "Служба ДОУ - это структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти". Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразделения, делопроизводитель - или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями по основной должности. Как известно, термин "делопроизводство" - старый термин, термин "документационное обеспечение (документационное обеспечение управления)", или сокращенно ДОУ, относительно новый, он употребляется наряду с термином "делопроизводство" в течение последних 30-35 лет.В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее: 1. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:-секретариат; В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории: 1-я категория - учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год; Так согласно выше представленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.Оценка деятельности делопроизводственных служб осуществляется как руководством организации, так и самими службами ДОУ при принятии управленческих решений, касающихся организационной структуры, штатной численности, использования новых технологий и т.п. Помимо этого в организациях с развитой территориальной структурой может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений. Ослабление внимания к вопросам совершенствования служб ДОУ отрицательно сказывается на функционировании всей организации: при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами. К первой группе следует отнести качественные показатели, связанные с соблюдением требований нормативных документов, культурой управленческого труда и корпоративной культурой, использованием (наличием) информационных технологий и др., ко второй - показатели, по которым возможна количе

Содержание

Введение

1. Служба ДОУ

1.1 Понятие службы ДОУ

1.2 Функции службы ДОУ

1.3 Структура службы ДОУ

1.4 Должностной и численный состав

2. Оценка деятельности службы ДОУ

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается, сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.

От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведения его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельным структурным подразделением, организационно-обособленной службой.

Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делам, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечений, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

Далее обобщенно будем называть ее службой ДОУ или службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта.

Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

Система документационного обеспечения управления три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.

При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методические руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

1. Служба ДОУ: особенности функционирования, оценка деятельности