Протокол – службовий документ у якому фіксуються, обговорення та прийняття рішень ухвалених на зборах, нарадах, конференціях або засіданнях колегіальних органів. Етапи документообігу на підприємстві. Підготовка наказів про заохочення і стягнення.
Аннотация к работе
характер про автобіографічні відомості та інші факти або явища Поділяються на: - Службові (оформлюються відповідними особами на вимогу керівника або організації вищого рівня) Особисті (особистого характеру, видаються особам і підтверджують їх соціальний статус або факт проживання, навчання, роботи тощо). Доповідна записка - документ на ім.*я керівника установи або структурного підрозділу, якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання доручень або взятих на себе зобов*язань. Пояснювальна записка - використовується для позначення назви двох видів документів: 1) Вступна частина основного документу (плану, програми, звіту) 2) Документи особистого характеру в якому пояснюються певні дії особи (порушення дисципліни тощо). РЕКВІЗИТИ: 16; адресат (посада П. І. П.); адресант (посада П. І. П.); за потреби вказується місце проживання; 10; 11( може вказуватися зліва або знизу); дата складання; заголовок; 21; в пояснювальних записках є обов*язковим посилання на документ, який підтверджує факти пропуску занять, запізнень тощо.Реєстрація документів, полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, який фіксує факт відправлення, створення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ Нумерація документу в межах справи за допомогою такої систематизації створюється індекс документу. Номенклатура справ підрозділів складається не пізніше 15 листопада поточного року, особою відповідальною за діловодство у даному структурному підрозділі на підставі документу з усіх питань, що стосуються його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі. У заголовках справ, що містять з одного не пов*язані, послідовні ведення процедур діловодства вживається термін «документи» або «справа» (особова справа) або документи (плани, звіти, протоколи). -Документи засідань колегіальних органів групують у 2 справи: А) протоколи і документи до них (доповідні, записки, довідки, проекти рішень).ПОРЯДОК ПРИЙОМУ І ЗВІЛЬНЕННЯ РОБІТНИКІВ І СЛУЖБОВЦІВ III.Трудовий договір - угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою згідно з якою працівник зобов*язаний виконувати певну роботу, підпорядковуватися внутрішньому розпорядку, а власник зобов*язовується виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні умови. Особливою форкаю трудового договору є контракт, який визначає права та обов*язки, відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення працівників, умови розірвання, можуть встановлюватися угодою сторін. До початку роботи власник або уповноважений ним орган зобов*язаний роз*яснити йому його права і обов*язки, проінформувати під розписку про умови праці, наявні на робочому місці небезпечних та шкідливих факторів виробництва, а також його права на пільги, компенсації, визначити працівникові робоче місце, забезпечити робочим засобами, ознайомити працівника з дорученою роботою, правилами внутрішнього розпорядку та з колективним договором, проінструктувати працівника з технікою безпеки виробничої санітарії. РЕКВІЗИТИ: адресат (назва організації або службова особа до якої звертається заявник, якщо відомі ініціали, їх вказувати після назви керівника організації); автор; відомості про заявника (п. і. п. у родовому відмінку) домашня адреса, телефон, займана посада та структурного підрозділу, де працює заявник. Кожна з цих частин пишеться з окремого рядка, в заяві не прийнято застосовувати прийменники від; назва виду документа (по середині «Заява»); 21текст починається з абзацу, викладається у короткій, але зрозумілій, обгрунтованій формі, прохання, пропозиції скарги; підпис; дата (в документі з ліва, а нижче підпис); 25 (візи внутрішнього узгодження); резолюція.
План
Типовий план написання рецензії та відгуку: 1) Предмет аналізу
2) Актуальність теми
3) Виокремлення основної думки 4) Короткий зміст праці
5) Загальна оцінка праці
6) Недоліки, хиби та огріхи праці 7) Висновки.
Лекція 2
Довідково-інфоtrialйні документи 1. Довідки
2. Доповідні, пояснювальні та службові записки 3. Звіти
4. Плани
1. Довідки - службовий документ, який має інформаційний
Список литературы
1. Доповідь (в конспекті лекцій, у план не включено) 1. Правила складання та оформлення протоколів
2. Витяг з протоколу
3. підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів. (конспект лекцій).
1. Правила складання та оформлення протоколів.
Протокол - службовий документ у якому фіксуються, обговорення й прийняття рішень ухвалених на зборах, нарадах, конференціях або засіданнях колегіальних органів.
Протоколи оформляють на спеціальних бланках або частіше на чистих аркушах формату А4.
РЕКВІЗИТИ: 07; 10 (ПРОТОКОЛ); 11; 12; 14; 17 (оформлюють, якщо протокол підлягає затвердженню); 19; заголовок до тексту відповідає назві виду засідання колегіального органу та його типу (у родовому відмінку); 21 (складається зі вступної та основної частини: у вступній частині зазначають головуючого, секретаря, присутніх постійних членів колегіального органу та запрошені особи, порядок денний. В основній частині фіксується перебіг засідань колегіального органу, якщо присутніх осіб до 15 то всіх перераховують за алфавітом).
Якщо більше 15 осіб то пишуть кількість пишуть: «список додається» Кворум - необхідна кількість делегатів щоб засідання, нарада вважали дійсним.
В розділі «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» вказуються найважливіші питання внесені на обговорення. Стільки питань виносять до ПОРЯДКУ ДЕННОГО, стільки ж пунктів та підпунктів в основній.
Приклад протоколу: НАЗВА УСТАНОВИ (ЗАКЛАДУ)
ПРОТОКОЛ №6 оперативної наради керівництва РУ ГУ МВС України в м. Києві 12.09.2006 м. Київ
Голова зборів: Шульга С.В. Секретар: Цибуленко Т.В.
Присутні: оперативні працівники Управління у складі 15 осіб.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2006 року. 2. Різне.
СЛУХАЛИ: інформацію Музики П.М. про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2006 року.
ВИСТУПИЛИ: (хто, з приводу чого)
УХВАЛИЛИ: 1. Заслухану інформацію взяти до відома.
2. Начальникам відділів забезпечити в повному обсязі виконання планових завдань.
3. Начальникові відділу Мормілю Т.В. організувати роботу насамперед щодо .... До 01.12.2006 з урахуванням пропозицій і зауважень, внесених під час обговорення, доопрацювати окреме рішення з даного питання і доповісти начальникові Управління Павлову П.М.
Голова наради (підпис) С.В.Шульга Секретар (підпис) Т.М.Харченко
Протоколи за обсягом інформації поділяють на: - Стислі (зазначають лише прізвища доповідачів та теми доповідей)
- Повні (наводяться повні тексти виступів обговорення питань)
- Стенографічні (увесь хід обговорення,тобто навіть різні репліки, оплески обов*язково відмічені)
2. Витяг з протоколу.
Витяг з протоколу - певна частина протоколу належно оформлена і яка використовується за необхідністю.
РЕКВІЗИТИ: 07 (переносяться з протоколу); 10 (витяг з протоколу); 11 (переноситься з оригіналу); 12 (з оригіналу); 14; 17 (переноситься за потреби); 19 (переноситься з оригіналу); 21 (зі вступної частини переноситься голова, секретар, присутні, № і питання порядку денного. З основної частини переносяться ті, пункти, які є необхідні для створення витягу з наказу); 23 (підпис переноситься з оригіналу, але голова і секретар не підписуються); 27 (відмітка про засвідчення копії, проставляється у правому верхньому куті без слова копія);
3. План роботи колегіального органу:
План роботи колегіального органу
ЗАПРОШЕННЯ ОГОЛОШЕННЯ
Порядок денний
Реєстраційний лист
Текст Прес-реліз доповідей
Чернетка протоколу
ПРОТОКОЛ Констатуюча частина Розпорядча частина
Лекція 5 (план лекції не співпада з планом вконспекті)
Службові листи
1. Види листів та їхні особливості 2.Листи, що не потребують відповіді 3. Листи, що потребують відповіді
Лекція 5 (план конспекту) Службові листи
1. Загальні привила оформлення листів. 2. Класифікація службових листів.
1. Загальні правила оформлення листів.
Службові листи - велика група різних за змістом службових документів, які виконують інформативно-комунікативні функції. Службові документи оформлюють на спеціальних бланках А4, якщо текст листа не перевищує 7 рядків, як правило, використовують формат А5 (загальний бланк листа).
РЕКВІЗИТИ: 01; 02; 03; 04; 06; 07; 08 (за необхідності); 09; 11; 13; 16; 19 (обов*язковий, але може не проставлятися на А5); 21 (структура тексту складається з двох частин: вступної, у якій зазначається причина, підстава або обгрунтувння щодо написання листа у вступній частині можуть наводитися посилання на документи, які стали підставою для його створення. Вступна частина починається із вітання, яке оформлюється у формі звертання до адресата з використанням слів: «Шановний …», та його імена та по батькові у кличній формі. (Варіанти початку вступного листа: у відповідь на ваш лист).
Основна частина містить висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо. Починається з нового абзацу. Текст листа як правило має містити одне питання, викладається від 1-ої особи множини. (міністерство інформує; просимо повідомити; роз*ясняємо, що; Інколи використовується 3-тя особа однини). Якщо лист оформляється на посадовому бланку то тексту викладається від 1-ої особи однини (прошу, рекомендую, пропоную).
Рубрикація - розподіл тексту на складові частини (абзаци), кожен вказує на перехід від однієї думки до іншої.
Типовий абзац складається з 3 частин: 1) Зачин (формулюється темами абзацу).
2) Фраза (викладається головна інформація).
3) Коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).
Листи друкуються на А4, А5 з одного боку! Нумерація сторінок починається з другого аркуша.
РЕКВІЗИТИ: 22; 23 (керівник, заступник, керівник структурного підрозділу).
2. Класифікація службових листів. Усі листи за ознаками поділяють: 1) Функціональна ознака: ЛИСТИ
За правилами на одержаний лист відповідно протягом 7-10, але коли питання вимагає детального розгляду, потрібно протягом трьох днів надіслати лист-повідомлення про отримання листа.
Лист-вітання надсилається за 8 днів з моменту отримання повідомлення про урочистості.
Лист-співчуття протягом 10 днів від сумної події.
Лекція 6
Довідково-інформаційні документи 1. Факси
2. Службові телеграми 3. Телефонограми
4. Листи до іноземних ділових партнерів (в конспекті не розглянуто) 1. Факс.
Факс - службовий документ отриманий за допомогою телефакса, телефонними каналами зв*язку він являє собою копію переданого документу. Додаткові дані, які проставляє факсимільний апарат, являють собою дані відправника, дата, номер телефаксу з якого передано інформацію та кількість сторінок. Відправник факсу має отримати підтвердження про те, що адресат отримав повідомлення («ок»).
Після закінчення передачі факсу адресант має отримати підтвердження про те, що отримав інформацію.
РЕКВІЗИТИ підтвердження: № телефону; № телефаксу; дата; кількість сторінок; результат;
Як правило факси з комерційних питань зберігають 3 роки, а з особливо цінних питань 10 років.
Існують факси з досиланням та без досилання
2.Службові телеграми.
Телеграма - службовий документ, що являє собою буквенно-цифрове повідомлення передане за допомогою телеграфного зв*язку.
Тексти телеграм друкують без абзаців вони повинні бути стислим і не двозначними. не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки та частки, окрім частки «не».