Особливості документаційного забезпечення функціонування підприємства - Курс лекций

характер про автобіографічні відомості та інші факти або явища Поділяються на: - Службові (оформлюються відповідними особами на вимогу керівника або організації вищого рівня) Особисті (особистого характеру, видаються особам і підтверджують їх соціальний статус або факт проживання, навчання, роботи тощо). Доповідна записка - документ на ім.*я керівника установи або структурного підрозділу, якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання доручень або взятих на себе зобов*язань. Пояснювальна записка - використовується для позначення назви двох видів документів: 1) Вступна частина основного документу (плану, програми, звіту) 2) Документи особистого характеру в якому пояснюються певні дії особи (порушення дисципліни тощо). РЕКВІЗИТИ: 16; адресат (посада П. І. П.); адресант (посада П. І. П.); за потреби вказується місце проживання; 10; 11( може вказуватися зліва або знизу); дата складання; заголовок; 21; в пояснювальних записках є обов*язковим посилання на документ, який підтверджує факти пропуску занять, запізнень тощо.Реєстрація документів, полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, який фіксує факт відправлення, створення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ Нумерація документу в межах справи за допомогою такої систематизації створюється індекс документу. Номенклатура справ підрозділів складається не пізніше 15 листопада поточного року, особою відповідальною за діловодство у даному структурному підрозділі на підставі документу з усіх питань, що стосуються його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі. У заголовках справ, що містять з одного не пов*язані, послідовні ведення процедур діловодства вживається термін «документи» або «справа» (особова справа) або документи (плани, звіти, протоколи). -Документи засідань колегіальних органів групують у 2 справи: А) протоколи і документи до них (доповідні, записки, довідки, проекти рішень).ПОРЯДОК ПРИЙОМУ І ЗВІЛЬНЕННЯ РОБІТНИКІВ І СЛУЖБОВЦІВ III.Трудовий договір - угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою згідно з якою працівник зобов*язаний виконувати певну роботу, підпорядковуватися внутрішньому розпорядку, а власник зобов*язовується виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні умови. Особливою форкаю трудового договору є контракт, який визначає права та обов*язки, відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення працівників, умови розірвання, можуть встановлюватися угодою сторін. До початку роботи власник або уповноважений ним орган зобов*язаний роз*яснити йому його права і обов*язки, проінформувати під розписку про умови праці, наявні на робочому місці небезпечних та шкідливих факторів виробництва, а також його права на пільги, компенсації, визначити працівникові робоче місце, забезпечити робочим засобами, ознайомити працівника з дорученою роботою, правилами внутрішнього розпорядку та з колективним договором, проінструктувати працівника з технікою безпеки виробничої санітарії. РЕКВІЗИТИ: адресат (назва організації або службова особа до якої звертається заявник, якщо відомі ініціали, їх вказувати після назви керівника організації); автор; відомості про заявника (п. і. п. у родовому відмінку) домашня адреса, телефон, займана посада та структурного підрозділу, де працює заявник. Кожна з цих частин пишеться з окремого рядка, в заяві не прийнято застосовувати прийменники від; назва виду документа (по середині «Заява»); 21текст починається з абзацу, викладається у короткій, але зрозумілій, обгрунтованій формі, прохання, пропозиції скарги; підпис; дата (в документі з ліва, а нижче підпис); 25 (візи внутрішнього узгодження); резолюція.

Типовий план написання рецензії та відгуку: 1) Предмет аналізу

2) Актуальність теми

3) Виокремлення основної думки 4) Короткий зміст праці

5) Загальна оцінка праці

6) Недоліки, хиби та огріхи праці 7) Висновки.

Лекція 2

Довідково-інфоtrialйні документи 1. Довідки

2. Доповідні, пояснювальні та службові записки 3. Звіти

4. Плани

1. Довідки - службовий документ, який має інформаційний

1. Доповідь (в конспекті лекцій, у план не включено) 1. Правила складання та оформлення протоколів

2. Витяг з протоколу

3. підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів. (конспект лекцій).

1. Правила складання та оформлення протоколів.

Протокол - службовий документ у якому фіксуються, обговорення й прийняття рішень ухвалених на зборах, нарадах, конференціях або засіданнях колегіальних органів.

Протоколи оформляють на спеціальних бланках або частіше на чистих аркушах формату А4.

РЕКВІЗИТИ: 07; 10 (ПРОТОКОЛ); 11; 12; 14; 17 (оформлюють, якщо протокол підлягає затвердженню); 19; заголовок до тексту відповідає назві виду засідання колегіального органу та його типу (у родовому відмінку); 21 (складається зі вступної та основної частини: у вступній частині зазначають головуючого, секретаря, присутніх постійних членів колегіального органу та запрошені особи, порядок денний. В основній частині фіксується перебіг засідань колегіального органу, якщо присутніх осіб до 15 то всіх перераховують за алфавітом).

Якщо більше 15 осіб то пишуть кількість пишуть: «список додається» Кворум - необхідна кількість делегатів щоб засідання, нарада вважали дійсним.

В розділі «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» вказуються найважливіші питання внесені на обговорення. Стільки питань виносять до ПОРЯДКУ ДЕННОГО, стільки ж пунктів та підпунктів в основній.

Приклад протоколу: НАЗВА УСТАНОВИ (ЗАКЛАДУ)

ПРОТОКОЛ №6 оперативної наради керівництва РУ ГУ МВС України в м. Києві 12.09.2006 м. Київ

Голова зборів: Шульга С.В. Секретар: Цибуленко Т.В.

Присутні: оперативні працівники Управління у складі 15 осіб.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2006 року. 2. Різне.

СЛУХАЛИ: інформацію Музики П.М. про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2006 року.

ВИСТУПИЛИ: (хто, з приводу чого)

УХВАЛИЛИ: 1. Заслухану інформацію взяти до відома.

2. Начальникам відділів забезпечити в повному обсязі виконання планових завдань.

3. Начальникові відділу Мормілю Т.В. організувати роботу насамперед щодо .... До 01.12.2006 з урахуванням пропозицій і зауважень, внесених під час обговорення, доопрацювати окреме рішення з даного питання і доповісти начальникові Управління Павлову П.М.

Голова наради (підпис) С.В.Шульга Секретар (підпис) Т.М.Харченко

Протоколи за обсягом інформації поділяють на: - Стислі (зазначають лише прізвища доповідачів та теми доповідей)

- Повні (наводяться повні тексти виступів обговорення питань)

- Стенографічні (увесь хід обговорення,тобто навіть різні репліки, оплески обов*язково відмічені)

2. Витяг з протоколу.

Витяг з протоколу - певна частина протоколу належно оформлена і яка використовується за необхідністю.

РЕКВІЗИТИ: 07 (переносяться з протоколу); 10 (витяг з протоколу); 11 (переноситься з оригіналу); 12 (з оригіналу); 14; 17 (переноситься за потреби); 19 (переноситься з оригіналу); 21 (зі вступної частини переноситься голова, секретар, присутні, № і питання порядку денного. З основної частини переносяться ті, пункти, які є необхідні для створення витягу з наказу); 23 (підпис переноситься з оригіналу, але голова і секретар не підписуються); 27 (відмітка про засвідчення копії, проставляється у правому верхньому куті без слова копія);

3. План роботи колегіального органу:

План роботи колегіального органу

ЗАПРОШЕННЯ ОГОЛОШЕННЯ

Порядок денний

Реєстраційний лист

Текст Прес-реліз доповідей

Чернетка протоколу

ПРОТОКОЛ Констатуюча частина Розпорядча частина

Лекція 5 (план лекції не співпада з планом вконспекті)

Службові листи

1. Види листів та їхні особливості 2.Листи, що не потребують відповіді 3. Листи, що потребують відповіді

Лекція 5 (план конспекту) Службові листи

1. Загальні привила оформлення листів. 2. Класифікація службових листів.

1. Загальні правила оформлення листів.

Службові листи - велика група різних за змістом службових документів, які виконують інформативно-комунікативні функції. Службові документи оформлюють на спеціальних бланках А4, якщо текст листа не перевищує 7 рядків, як правило, використовують формат А5 (загальний бланк листа).

РЕКВІЗИТИ: 01; 02; 03; 04; 06; 07; 08 (за необхідності); 09; 11; 13; 16; 19 (обов*язковий, але може не проставлятися на А5); 21 (структура тексту складається з двох частин: вступної, у якій зазначається причина, підстава або обгрунтувння щодо написання листа у вступній частині можуть наводитися посилання на документи, які стали підставою для його створення. Вступна частина починається із вітання, яке оформлюється у формі звертання до адресата з використанням слів: «Шановний …», та його імена та по батькові у кличній формі. (Варіанти початку вступного листа: у відповідь на ваш лист).

Основна частина містить висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо. Починається з нового абзацу. Текст листа як правило має містити одне питання, викладається від 1-ої особи множини. (міністерство інформує; просимо повідомити; роз*ясняємо, що; Інколи використовується 3-тя особа однини). Якщо лист оформляється на посадовому бланку то тексту викладається від 1-ої особи однини (прошу, рекомендую, пропоную).

Рубрикація - розподіл тексту на складові частини (абзаци), кожен вказує на перехід від однієї думки до іншої.

Типовий абзац складається з 3 частин: 1) Зачин (формулюється темами абзацу).

2) Фраза (викладається головна інформація).

3) Коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Листи друкуються на А4, А5 з одного боку! Нумерація сторінок починається з другого аркуша.

РЕКВІЗИТИ: 22; 23 (керівник, заступник, керівник структурного підрозділу).

2. Класифікація службових листів. Усі листи за ознаками поділяють: 1) Функціональна ознака: ЛИСТИ

Потребують відповіді Не потребують відповіді

- Листи-прохання - Листи-звернення - Листи-запити

- Листи-пропозиції

- Листи-вимоги

- лист-попередження - лист-нагородження - лист-відмова

- лист-підтвердження - листи-супровідні

- листи-гарантійні

- листи-інформаційні

- листи-рекламні

2) За тематичною ознакою: ЛИСТИ

Комерційні Не комерційні

Комерційні використовують при, підготовці до ухвали комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів.

Види комерційних листів: 1) Лист-запит (у даному листі адресант звертається до адресата з певного питання).

2) Лист-відповідь (містить відомості на, які попередньо було зроблено запит).

3) Інформаційний лист.

4) Лист-попередження (містить в собі інформацію зміст якої стосується припинення або зміни, попередніх умов домовленості тощо).

5) Лист-пропозиція (оферта) (містить в собі заяву особи чи організації про бажання укласти угоду.

6) Лист-претензія (рекламаційний лист) - містить претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе зобов*язання і вимоги відшкодувати збитки.

7) Лист-нагадування

Не комерційні листи використовують при вирішенні різноманітних організаційних, правових, економічних відносин.

До не комерційних листів відносять: 1) Лист-гарантія.

2) Лист-подяка.

3) Інформаційний лист. 4) Лист-підтвердження. 5) Лист-привітання.

6) Лист-запрошення.

7) Лист-прохання.

8) Лист-рекомендація. 9) Лист-співчуття.

10) Лист-інструкція. 11) Супровідний лист.

Рекламні листи містять в тексті інформацію рекламного характеру та інформацію про виробника або продавця.

3)Заструкторою: - Регламентовані.

- Не регламентовані листи.

Регламентовані складаються за певними зразками. Не регламентовані у довільній формі.

4) За формою відправлення: - Конвертово.

- В електронній формі - Факсово.

5) За кількістю адресатів: - Звичайні (1 адресант, адресат).

- Циркулярні (1 адресант, адресантів багато). - Колективні (декілька).

За правилами на одержаний лист відповідно протягом 7-10, але коли питання вимагає детального розгляду, потрібно протягом трьох днів надіслати лист-повідомлення про отримання листа.

Лист-вітання надсилається за 8 днів з моменту отримання повідомлення про урочистості.

Лист-співчуття протягом 10 днів від сумної події.

Лекція 6

Довідково-інформаційні документи 1. Факси

2. Службові телеграми 3. Телефонограми

4. Листи до іноземних ділових партнерів (в конспекті не розглянуто) 1. Факс.

Факс - службовий документ отриманий за допомогою телефакса, телефонними каналами зв*язку він являє собою копію переданого документу. Додаткові дані, які проставляє факсимільний апарат, являють собою дані відправника, дата, номер телефаксу з якого передано інформацію та кількість сторінок. Відправник факсу має отримати підтвердження про те, що адресат отримав повідомлення («ок»).

РЕКВІЗИТИ: 10; дата; назва адресата (адресат); 19 (тема); 21 (кількість сторінок);

Після закінчення передачі факсу адресант має отримати підтвердження про те, що отримав інформацію.

РЕКВІЗИТИ підтвердження: № телефону; № телефаксу; дата; кількість сторінок; результат;

Як правило факси з комерційних питань зберігають 3 роки, а з особливо цінних питань 10 років.

Існують факси з досиланням та без досилання

2.Службові телеграми.

Телеграма - службовий документ, що являє собою буквенно-цифрове повідомлення передане за допомогою телеграфного зв*язку.

Тексти телеграм друкують без абзаців вони повинні бути стислим і не двозначними. не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки та частки, окрім частки «не».