Особливість оформлення ділових паперів - Методичка

У них розкриваються такі поняття як документ і діловодство; наводиться класифікація документів за різними критеріями; подаються рекомендації щодо оформлювання та складання найбільш уживаних документів з різних сфер професійної діяльності, зокрема довідково-інформаційних, документів з особового складу та кадрово-контрактних питань. Документ - діловий напір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь. Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Документи широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації; вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. При складанні тексту ділових паперів мають виконуватися такі вимоги: достовірність (викладені факти відображають справжній стан речей); обєктивність змісту; нейтральність тону; повнота інформації (зміст вичерпує всі обставини справи); максимальна стислість (відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не до справи); точність (не допускається подвійне тлумачення слів); доречність мовних засобів (відповідність меті, темі, логічному змістові, ситуації); переконливість (веде до задоволення прохань, викладених у документі, сприяє прискоренню прийняття управлінського рішення, запобігає назріванню конфлікту).Назва організації-автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо.) Їх розміщують нижче від назви організації або структурного підрозділу. Назва виду документа має відповідати переліку документів, які використовують у організації. Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, а також день написання листа, наказу; день фіксації вчинків у протоколах, актах; день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює). Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту довідкові дані про організацію, і розміщують на рівні або нижче від реквізитів дата та реєстраційний індекс документа.Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників. Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2011 № 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим. Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так: Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу. Підпис складається з трьох елементів: назви посади особи, яка підписує документ (повної, в якій вказано назву установи, якщо документ складений не на бланку; скороченої, якщо документ написано на бланку); особистого підпису та його розшифрування (друкуються без дужок ініціали й прізвище особи, що підписала документ: Ректор (підпис) С.Б. У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обовязки, або її заступник.Установлюють такі бланки документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа; бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа. На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи в тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи. Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою компютерної техніки. Подані в подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів.Копія диплома про вищу освіту на 2 с. в 1 прим. Особовий листок з обліку кадрів на 3с. в 1 прим. Прошу перевести мене з посади економіста планово-економічного відділу на посаду провідного економіста цього відділу з 5 лютого 2012 р. у звязку з проходженням стажування з метою підвищення рівня кваліфікації.Резюме - це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Часто подається із супровідним листом, де висловлюється бажання отримати те чи інше місце та пояснюється, чому саме ви підходите на цю вакансію.

Зміст

Передмова

Тема 1. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

1.1 Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

1.2 Вимоги до бланків документів

1.3 Оформлювання сторінки

Тема 2. Документація з кадрово-контрактних питань

Тема 2. Документація з кадрово-контрактних питань

Тема 3. Довідково-інформаційні документи

Тема 4. Ділове листування

4.1 Вимоги до тексту ділових (комерційних) листів

4.2 Обовязкові реквізити листів та їх оформлювання

Література