Особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству - Курсовая работа

В настоящее время ни одна организация не может существовать без службы документационного обеспечения управления. Делопроизводство регламентируется нормативно-правовыми актами федерального, регионального и местного значения, но необходимы и локальные нормативные акты для конкретно взятой организации с учетом осуществления данного вида деятельности, и сходя из ее фактических потребностей в документированной информации, как на бумажных носителях, таки с применением системы электронного документооборота. Инструкция по делопроизводству является основным, но не единственным нормативным актом, регламентирующим организацию с документированной информацией. В дополнение к инструкции обычно разрабатываются положения, регламенты и прочие локальные акты, конкретизирующие порядок организации работы с отдельными видами документов, либо организация работы в управленческих ситуациях таких как: организация службы документационного обеспечения управления в данном учреждении; виды и разновидности документов, используемых для документирования распорядительной, организационной и информационной деятельности;Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделения, отвечающего за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, что выражается не только в оснащении службы документационного обеспечения управления современными технологическими средствами, но и в нормативной регламентации деятельности службы документационного обеспечения управления и технологических процессов работы с документами. Важнейшую роль в этом играет Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) организации, устанавливающая единые правила работы с документами. Главное назначение инструкции - установить единые правила работы с документами, обеспечить прохождение документов в организации, их исполнение и что очень важно, - обеспечить сохранность документов, создаваемых и поступающих в организацию для их использования в последующей деятельности. В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по документационному обеспечению управления разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы1. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории Российской Федерации установлены единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности, но организации, функционирующие в различных отраслях деятельности, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.Организация, стремящаяся к соблюдению нормативной базы документационного обеспечения управления, в том числе и инструкции по документационному обеспечению управления, должна оптимизировать технологию внедрения инструкции по делопроизводству. При разработке и внедрении инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), а потом и в применении на практике необходимо учитывать интересы следующих категорий работников: специалисты по документационному обеспечению управления; Поскольку правила составления и оформления документов должны знать не только специалисты структурных подразделений, которым непосредственно приходится заниматься подготовкой документов, но и другие специалисты по документационному обеспечению управления, например, руководители или работники юридического, кадрового отделов, хоть и в меньшем объеме, но целесообразно будет в качестве отдельного нормативно-методического документа разработать правила подготовки отдельных видов документов. Это позволит освободить инструкцию по документационному обеспечению управления от значительной части материалов, относящихся к документации. А также позволит полно и детально изложить требования к составлению и оформлению различных видов документов (распорядительные, организационно-правовые, договорная документация, информационно-справочные и другие виды документов), дополнив эти требования справочными материалами, а также оформлением документов на конкретном примере.На этапе утверждения инструкции по документационному обеспечению управления текст инструкции согласовывается с отделами и заместителя руководителя, а также руководителями структурных подразделений, а именно: руководителями структурных подразделений; Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции предается согласованию с юридическим отделом, архивом и кадровой службы. В первой главе данной работы уже выяснилось, что инструкция по документационному обеспечению управления является локальным нормативным актом, то в любом случае данный документ должен иметь следующие реквизиты в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003: наименование организации; Инструкция по документационному обес

Содержание

Введение

1. Правовой аспект составления инструкции по делопроизводству

Назначение инструкции по делопроизводству

Нормативная база для разработки инструкции по делопроизводству

Технология разработки инструкции по делопроизводству

2. Технология внедрения инструкции по делопроизводству

2.1 Значение внедрения инструкции по делопроизводству

2.2 Технология внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству

Заключение

Список источников и литературы

В настоящее время ни одна организация не может существовать без службы документационного обеспечения управления.

Делопроизводство регламентируется нормативно-правовыми актами федерального, регионального и местного значения, но необходимы и локальные нормативные акты для конкретно взятой организации с учетом осуществления данного вида деятельности, и сходя из ее фактических потребностей в документированной информации, как на бумажных носителях, таки с применением системы электронного документооборота.

Инструкция по делопроизводству является основным, но не единственным нормативным актом, регламентирующим организацию с документированной информацией.

В дополнение к инструкции обычно разрабатываются положения, регламенты и прочие локальные акты, конкретизирующие порядок организации работы с отдельными видами документов, либо организация работы в управленческих ситуациях таких как: организация службы документационного обеспечения управления в данном учреждении;

виды и разновидности документов, используемых для документирования распорядительной, организационной и информационной деятельности;

порядок подготовки отдельных видов документов;

порядок исполнения и хранения документации.

Фактически инструкция по делопроизводству закрепляет систему документационного обеспечения управления, которая сложилась в той или иной конкретной организации.

Цель - выявить особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству.

Задачи: Изучить правовой аспект составления инструкции по делопроизводству.

Выявить технологию внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству.

Объектом исследования является инструкция по делопроизводству.

Предметом исследования являются особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству.

Практическая значимость инструкции по делопроизводству заключается в отражении всего процесса работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы документационного обеспечения управления, но и для всех работников организации.

Для написания курсовой работы были использованы: нормативная база сферы документационного обеспечения управления, которая легла в основу содержания и соблюдения законодательства Российской Федерации, учебная литература и периодические издания печати дополнили и обогатили содержание нормативной базы, а также Internet-ресурсы, несущие дополнительное значение для общего содержания работы.