Особенности подготовки и оформление справочно-информационных документов - Курсовая работа

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Документационное обеспечение управления и архивоведение Документационное обеспечение управленияОдной из групп комплексной классификации документов является информационно-справочная документация, в состав которой входят служебные письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. документы. Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению. Актуальность данной работы обусловлена тем, что в современном постиндустриальном или, как его еще принято классифицировать информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным. Особую актуальность работе придает тот факт, что в настоящее время письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней) - это акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень (Приложение 1).Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. В состав информационно-справочных документов входят: - протокол, - служебная записка, - объяснительная записка, - предложение, - представление, - заявление, - все разновидности переписки, - докладная записка, - акт, - справка, заключение, - отзыв, - сводка, - список, - перечень, - телеграммы и телефонограммы (Приложение 2). Итак, рассмотрим информационно-справочную документацию подробнее: Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, сводки, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Даты, содержащиеся в тексте документа, а также даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом - тремя парами арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц, год. На докладных и письмах визы располагают ниже реквизита “подпись” на лицевой стороне последнего листа копии документа (т.е. на том экземпляре, который остается в делах организации или структурного подразделения). Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.Протоколы - содержат информацию о ходе обсуждения вопросов, документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, собраний акционеров, заседаний советов и т.д. Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь.

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие информационно-справочных документов

1.1 Понятие, свойства и функции информационно-справочных документов и документации

1.2 Виды и разновидности информационно-справочных документов

Глава 2. Составление и оформление информационно-справочных документов

2.1 Требования к оформлению протокола

2.2 Требования к оформлению письма

2.3 Требования к оформлению служебной записки

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Одной из групп комплексной классификации документов является информационно-справочная документация, в состав которой входят служебные письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. документы.

Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что в современном постиндустриальном или, как его еще принято классифицировать информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным. Особую актуальность работе придает тот факт, что в настоящее время письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.

Объектом исследования данной курсовой работы является информационно-справочная документация.

Предметом исследования является изучение особенностей составления и оформления информационно-справочной документации.

Цель данной курсовой работы - характеристика и анализ видов и разновидностей информационно-справочной документации и изучение особенностей их составления и оформления.

Задачи курсовой работы: - раскрыть понятие «информационно-справочная документация»;

- проанализировать порядок составления и оформления информационно-справочных документов.

Методы исследования. В работе были использованы методы и принципы современной науки, в числе которых определяющими выступали принцип научности и объективности, теоретический анализ литературы по делопроизводству.

Теоретическая часть курсовой работы посвящена теоретическим вопросам выбранной темы работы с позиции современной науки. Если по теме курсовой работы существуют различные мнения ученых или имеются сведения о различных путях (способах) практического решения данной проблемы, то студент должен определить свое отношение, сформировать свою позицию, обосновать свою точку зрения, которая может совпадать с чьим-то мнением или может быть оригинальной. Практическая часть предусматривает применение и закрепление на практике полученных теоретических знаний. Источниками для написания практической части являются документы организаций, отчетная документация, нормативные и методические материалы.