Особенности электронного офиса - Реферат

Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - «электронного офиса». В последние годы за рубежом и у нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами.Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в следующем виде: В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря и клерка. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота. К задачам ЭО относятся: 1. делопроизводство;Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства: 1.В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов.Текстовый редактор - компьютерная программа, предназначенная для создания и изменения текстовых файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т. п. Типы текстовых редакторов Условно выделяют два типа редакторов, а также отдельно рабочие среды, содержащие редактор. Текстовый редактор Первый тип ориентирован на работу с последовательностью символов в текстовых файлах. Такие редакторы обеспечивают расширенную функциональность - подсветку синтаксиса, сортировку строк, шаблоны, конвертацию кодировок, показ кодов символов и т. п.Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Первая программа для работы с электронными таблицами - табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VISICALC. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД.Презентация представляет сочетание компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые организованы в единую среду. Как правило, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации.Графический редактор - программа (или пакет программ), позволяющая создавать и редактировать двумерные изображения с помощью компьютера. Типы графических редакторов: · Растровые графические редакторы - специализированные программы, предназначенные для создания и обработки изображений. Подобные программные продукты нашли широкое применение в работе художников-иллюстраторов, при подготовке изображений к печати типографским способом или на фотобумаге, публикации в интернете.Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.Создание электронного офиса позволяет заменять сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой. Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В наши дни электронный офис способен значительно упростить большую часть повседневных задач - как работы с базами данных и текстовыми документами, так и даже планирование распорядка дня.

План

Введение

1. Понятие электронного офиса

2. Задачи и технический состав электронного офиса

2.1 Задачи ЭО

2.2 Технический состав

3. Microsoft Office

4. Текстовые редакторы

5. Электронные таблицы

6. Электронные презентации

7. Графические редакторы

8. Правовые системы

Заключение

Список использованных источников

Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микропроцессора в такой степени снизило стоимость электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких сферах.

В последние годы за рубежом и у нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг. Электронный офис воплощает концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Цель данной работы - рассмотреть понятие «электронного офиса», изучить, что он в себя включает, и оценить насколько эффективно используется «электронный офис» в наши дни.