Основы секретарской деятельности - Курс лекций

1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ Профессия секретаря появилась еще в Древнем Риме. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В. Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I). Секретарская канцелярия екатерининских времен была хорошим плацдармом для будущих государственных чиновников. Кроме делопроизводства они стали принимать людей разных чинов. Так, у Ленина работали квалифицированные специалисты, закончившие специальные курсы. Они являются правой рукой любого руководителя. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством». Секретарь - одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе как организацию без руководителя, так и руководителя без секретаря. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие - выполняют функции помощника, референта; третьи - обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые - ведут делопроизводство целого структурного подразделения, офиса; пятые - работают в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые и составляют суть профессии. Профессиональное поле секретаря можно условно поделить на две части: информационную и организационную. Информационные функции секретаря. В современных организациях информация стала основным ресурсом производства. В конкурентной борьбе зачастую побеждает тот, кто лучше умеет собрать и использовать необходимую информацию. Как правило, в крупных фирмах создаются специальные информационные службы, которые занимаются не только сбором и обработкой информации, но и ее защитой, предотвращением утечки. Прежде всего, это правовая информация, которая необходима для юридического обоснования управленческих действий. Эти документы используются при организации основной (финансовой, плановой, кадровой, производственной) деятельности фирмы. В последние годы в менеджменте активно используется информация из Интернета. Современный секретарь должен досконально знать информационную инфраструктуру организации, четко идентифицировать основные источники необходимой информации и правильно формулировать запросы и обращения к информационным ресурсам в соответствии с потребностями руководителя. К секретарю обращаются с вопросами как сотрудники организации, так и внешние абоненты, посетители организации. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991; · Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти‚ 2009; · ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены, прежде всего работы, связанные с документами, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления содержат такие важные для секретаря разделы, как Секретарско-референтские работы, где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию: · прием посетителей; · ведение телефонных переговоров; · вызов абонента к руководителю; · организация связи руководителя с необходимыми лицами; · получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице; · устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации; · вызов участников совещания по телефону; · заказ пропуска по телефону. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И УСЛОВИЯ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ Рабочее место - зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Любому работнику для успешного выполнения возложенных на него функций требуются определенные условия труда.