Определение роли и значения документационного обеспечения в деятельности современной организации. Требования к структуре и содержанию официальных бумаг. Классификация и функции документации в организации. Особенности организационно-правовых актов.
В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др. При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и неофициальные. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: - организационно-правовая; документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. В организации, основанной на знании, доминантой комплексной системы документации становится информационно-справочная, а также документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: - ретроспективную (относящуюся к прошлому);Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т. д.). Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений. То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на: - документацию по административным вопросам; Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков: По месту составления: - входящие - поступившие в организацию;Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. К организационно-правовым документам относят: - Устав организации; Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа. Констатирующей частью текста организационно-правовых документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.Заголовок дела является важнейшим элементом, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.
План
Содержание
Введения
1. Система документации в организации
2. Функции документов
3. Классификация документов
4. Состав и характеристика организационно-правовых документов
5. Регламент
6. Составление заголовков дел
Список литературы
Список литературы
1. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.
2. Кудрявцев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998. документационный официальный акт
