Понятие документа как материального объекта с зафиксированной на нём информацией в виде текста. Группы жанров документов, объединяемых по функциональному, содержательному и временному признаку. Понятие и виды информационно-справочных документов.
Основные типы служебных документовАктуальность данного реферата обусловлена тем, что в современном мире обычные граждане, разве что работники офисов и тому подобных, не признают важность документов в связи с незнанием их типов, а так же их разновидностей. Ведь начиная с рождения, и заканчивая смертью на различных документах фиксируются важнейшие события: рождение, окончание школы, получение среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. Человек проводит на работе большую часть своей жизни, а где как не на работе, человек чаще всего встречается с разнообразной документацией. Актуальность работы так же обусловлена значением роли документа в жизни любого человека.В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков - функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения): 1.
План
Содержание
Введение
1. Понятие “документ”
2. Типы документов
Заключение
Список литературы
Введение
Актуальность данного реферата обусловлена тем, что в современном мире обычные граждане, разве что работники офисов и тому подобных, не признают важность документов в связи с незнанием их типов, а так же их разновидностей. Ведь начиная с рождения, и заканчивая смертью на различных документах фиксируются важнейшие события: рождение, окончание школы, получение среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. Так же правильное оформление важных документов обеспечит юридическую безопасность. Человек проводит на работе большую часть своей жизни, а где как не на работе, человек чаще всего встречается с разнообразной документацией. Актуальность работы так же обусловлена значением роли документа в жизни любого человека.
Целью работы является “дебыдлизация” населения, объяснение понятия “документ”, его основных типов и обучение простым правилам оформления каждого его вида.
В этом реферате показаны материалы которые должны заинтересовать каждого, ведь документ с давних пор является неотъемлемой частью общества.
1. Понятие “документ”
Документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенной для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы - тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, - занимают значительное место в жизни современного человека. Они регулируют нашу социальную жизнь. Документы описывают самые разнообразные ситуации в жизни человека, и для каждой из них находится свой жанр. Со многими его жанрами каждый гражданин встречается довольно часто в своей жизни. Прежде всего, это жанры обиходно-деловой документации: заявление, расписка, характеристика, объяснительная записка, автобиография, доверенность и т.п.
Список литературы
Заявление - внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Пишется заявление на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.
Заявление есть выражение личной воли заявителя. В связи с этим чаще всего заявления оформляются от руки с обязательной подписью заявителя. Текст содержит конкретное указание на то, чего добивается заявитель.
Расположение частей стандартно: 1) наименование адресата, к которому обращаются с просьбой, с указанием социального статуса. Если адресат - название организации, то в вин. падеже : “В отдел фотокопий Государственной библиотеки РФ”. Если должностное лицо - в дат. падеже. Расположение - правый угол листа с отступом в треть строки.
2) Ф.И.О. заявителя - под адресатом с предлогом от или без него также с указанием социального статуса, при необходимости места жительства;
3) в середине строки, если нет предлога от, слово заявление с маленькой буквы, после него ставится точка. Если есть предлог от, то слово Заявление с большой буквы без точки;
4) текст заявления пишется с красной строки: излагается просьба и причина;
5) дата слева, подпись справа.
Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия представительствовать вместо него перед третьими лицами (чаще получить что-либо). Текст начинается с местоимения “Я” с дальнейшим перечислением всех своих (доверителя) паспортных и адресных данных и тех же данных доверенного лица, а также конкретное указание содержания действий, на которые получает полномочия доверенное лицо.
Расположение частей доверенности: 1) наименование документа в центре строки
2) текст с красной строки;
3) дата слева, подпись справа;
4) под датой и подписью предусмотреть место, чтобы заверить документ;
5) иногда указывается организация, куда предоставляют доверенность. Она - в верхнем правом углу листа.
Любая доверенность имеет определенный срок, оговоренный в тексте. Максимальный срок действия доверенности - 3 года.
Автобиография - последовательное описание человеком событий собственной жизни. Близким по стилю изложения является резюме. Оно - в целях саморекламы, чтобы заинтересовать работодателя.
Резюме - это вид ледовой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на ту или иную должность. Международный стандарт предписывает набрать текст на компьютере. Типовое резюме включает следующие показатели: 1) Персональные данные соискателя (Ф.И.О., дата, место рождения, семейное положение, гражданство).
2) Адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контакта.
3) Наименование вакансии, на которую претендует автор резюме.
4) Перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организаций. Времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (в случае учебы наименования учебной специальности).
5) Дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, проф. переподготовка).
6) Прочие сведения (сопутствующие знания и навыки, в т.ч. владение компьютером, вождение автомобиля, знание иностр. Языков, загранпоездки и др.)
7) Интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой проф. Деятельности соискателя.
8) Рекомендации (сведения о рекомендациях).
9) Дата, подпись.
Характеристика - официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д.
Содержание характеристики можно разбить на две части - заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа - «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника. Во второй - собственно текст.
Текст характеристики состоит из четырех частей: 1) Анкетные данные лица, на которого складывается характеристика (размещаются по центру листа или в столбик справа).
2) Сведения о деятельности или учебе (с какого года работает или учится, где, отношение к работе, учебе, уровень профессионализма, учебных достижений).
3) Оценка деловых и моральных качеств: сведения о поощрении (взыскании); отношения в коллективе.
4) Выводы: указание, куда подается характеристика.
Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.
Характеристики можно условно разделить по критерию - цели предоставления: · характеристика с места работы
В производственной арактеристике должны быть отражены следующие моменты: · полное (официальное) название организации, в которой работал сотрудник;
· полное название должности(ей), которую он занимал в определенный период работы;
· краткое описание работы;
· оценка трудовой деятельности работника, перечень его успехов и достижений;
· оценка трудовой дисциплины;
· перечень поощрений/наказаний, примененных к работнику в период работы;
· оценка поведенческих качеств работника (по отношению к руководству, к коллегам, к подчиненным и т.п.)
Характеристика должна быть составлена на фирменном бланке организации и подписана уполномоченным представителем организации.
2. Распорядительные документы
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: · правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
Основанием для издания распорядительного документа может быть: · необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
3. Административно-организационные документы
Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального - предприятиями, организациями, производственными коллективами и т.п.
К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.
Положение - нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов: (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии), либо порядок их действий в определенных случаях: (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу: (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).
Правила - нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
Инструкция (от лат. instructio - устройство, наставление): 1)Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации).
2) Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом).
4. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно-справочных документов: 1) справка;
2) докладная записка;
3) объяснительная записка;
4) протокол;
5) акт;
6) письма;
7) телеграмма, телефонограмма.
Одним из видов информационно-справочных документов является акт.
Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.
Формуляр акта состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения;
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) заголовок;
8) текст;
9) приложения;
10) подписи (членов комиссии);
11) гриф утверждения, согласования.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.
Формуляр протокола состоит из реквизитов: 1) наименование организации или ведомства (если есть);
2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно;
3) наименование структурного подразделения(если есть);
4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
5) дата заседания, номер (в течение календарного года);
6) место составления (город);
7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
8) текст вводной и основной части;
9) подписи;
10) гриф утверждения, согласования (если нужно).
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Бывают информационные и отчетные (по результатам командировки и т.д.).
Текст докладной записки делится на две части: 1) изложение фактов, послуживших причиной ее составления; 2) выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов: 1) наименование структурного подразделения(если есть);
2) наименование вида документа - докладная записка;
3) дата, номер;
4) адресат;
5) заголовок;
6) текст;
7) приложения;
8) подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа - докладная записка;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) приложения;
11) подпись.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) подпись.
Справка - это документы, которые составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для ее написания; во второй - приводятся конкретные данные. Датой справки является дата ее подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.
Формуляр справки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) подпись;
11) печать.
Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Для составления хорошего доклад, необходимо определение цели документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада являются: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.
Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: · передавать только краткую, срочную информацию;
· проверять правильность записи обратной связью;
· текст - не более 50 слов;
· не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
· записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации-отправителя;
3) наименование вида документа;
4) дата, номер;
5) место составления;
6) адресат;
7) заголовок;
8) текст;
9) подпись;
10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем: 1) письмо - просьба;
2) письмо - предложение;
3) письмо - претензия;
4) письмо - запрос;
5) письмо - извещение;
6) информационное письмо;
7) письмо - отказ;
8) письмо - напоминание;
9) сопроводительное письмо и т.д.
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: · указание (код) отправителя;
· дата и время передачи;
· длительность передачи;
· номер телефакса, с которого передана информация;
· количество страниц.
Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.
Заключение
Значение документа трудно переоценить. Из предложенного материала можно выделить важность как знания, так и оформления, заполнения документов. Знания о множестве видов, входящих в четыре основных типа документов должны быть закреплены основательно, не зазубривая наизусть, но прочно. Как и говорилось ранее, документ является неотъемлемой частью общества.
Список литературы
1. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
2. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд.- М.: Флинта: Наука, 2000
