Организация учета документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов - Контрольная работа

Однако после завершения дел в делопроизводстве и при передаче их на архивное хранение в организации Вами составляется архивная опись, являющаяся основным учетным архивным справочником. Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам предстоит разрабатывать порядок и схему учета архивных документов, осуществлять их государственный учет, вести основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007).В связи с тем, что документы Архивного фонда Российской Федерации относятся к информационным ресурсам государства, то страна должна знать, сколько документов находится на хранении в составе АФ РФ. Каждый региональный орган управления архивным делом, государственный, муниципальный архив, негосударственное хранилище, архив или архивохранилище организации должны знать количество и состав документов, находящихся у них на хранении: Фрагмент документа "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007) П. 3.1 Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием Таким образом, учет складывается из следующих этапов: подсчет количества документов в архиве; Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов: архив документ хранение фонд централизации учета - регламентация взаимодействия Федерального архивного агентства с организациями, создающими и хранящими документы АФ РФ, и другие архивные документы, а также в применении единых единиц учета архивных документов;Государственные и муниципальные архивы и другие государственные хранилища осуществляют государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архивов и паспорта источника комплектования архива и порядок их представления, устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Например, в архиве организации имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива, а также установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. В организации, которая является источником комплектования государственного или муниципального архива номер фонду этой организации присваивает при первом поступлении документов тот государственный или муниципальный архив, куда документы передаются на постоянное хранение. В дело фонда включают исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом [8, с.

Содержание

1. Понятие об учете документов АФ РФ и других архивных документов

2. Система учетных документов

3. Ведение учетных документов

Список источников и литературы