Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации - Курсовая работа

Термин "архивоведение" впервые был введен в науку Йозесом Энтоном Эггом в книге """Теоретические идеи архивоведения" в 1804 г. Потребовалось целое столетие, чтобы архивоведение наполнилось содержанием, которое позволило объявить его сложившейся наукой и передвинуть из ранга вспомогательных исторических дисциплин в ряд специальных архивных дисциплин». Наукой архивоведение стало в результате длительного процесса накопления практических навыков по хранению, упорядочиванию и описанию документальных материалов, а также теоретических обобщений по основным процессам архивной работы. Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету. Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов.Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда и копии фонда использования, а также описи дел. Учет документов в государственных архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах), динамичности. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передачи соответствующих учетных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учета регламентируются приказом директора архива. С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) дел, с указанием по каждому этапу где, какие учетные документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учета и учета по архивохранилищам. Таким образом, учет складывается из следующих этапов: - подсчета количества документов в архиве;Государственному учету подлежат следующие документы: - государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов); Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; опись особо ценных дел (Приложение 6) - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих отдельные особо ценные документы; Кроме того, для учета количества листов в деле должен иметься лист-заверитель дела (Приложение 10); для учета документов в деле может быть составлена внутренняя опись документов дела . Вспомогательными учетными документами являются реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, описей, дел, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда; историческая справка, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, рабочие инструкции по обработке фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда; старые листы фонда после пересоставления; документы по изменению объема фондов; акты приема документов, акты передачи документов, акты об обнаружении, акты о выделении документов, не подлежащих дальнейшему хранению, акты о неисправимом повреждении, материалы проверок наличия, список книг, переданных из фонда в архивохранилище печатных изданий, и другие документы.Учет особо ценных документов ведется по списку фондов, содержащих особо ценные дела , описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел . Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа 1-я списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел.За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма. Учет страхового фонда ведется по книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда . Запись в книге учета поступлений страхового фонда производится по мере поступлени

Содержание

Введение

1. Государственный учет и учетные документы архива

1.1 Понятие государственного учета

1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

1.3 Учетные документы архива

1.4 Учет особо ценных документов

1.5 Учет страхового фонда

2. Порядок проверки наличия и состояния архивных документов и дел

2.1 Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах

2.2 Назначение и организация работы

2.3 Оформление результатов проверок

Заключение

Список использованной литературы

Приложения