Организация службы делопроизводства - Реферат

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ Кафедра информатики и математики делопроизводство в овд РЕФЕРАТ На Тему: «Организация службы делопроизводства» Подготовил: Слушатель 676 группы Усанников А.Д. Белгород - 2008 Общие требования В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопро­изводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов. Юридический аспект предусматривает решение правовых во­просов деятельности самой службы, т.е. установления в соответ­ствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственно­сти в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот ас­пект предполагает соблюдение самой службой требований дей­ствующего законодательства, государственной нормативной ба­зы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов. Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для раз­деления труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выде­ленные участки работы. Среди организационных проблем обычно выделяют следующие: • выбор оптимальной организационной формы работы с до­кументами; • разработка внутренней организационной структуры служ­бы делопроизводства; • определение должностного и численного состава службы делопроизводства; • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудни­ков службы с целью определения их статуса и разграниче­ния функций; • выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация; • рациональная организация рабочих мест и условий труда; • повышение квалификации сотрудников службы. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро­изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку­ментов, улучшить организацию труда работников службы дело­ производства за счет специализации и взаимозаменяемости от­дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос­тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д. Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру­ют наименование и приблизительную структуру делопроизводст­венной службы государственных учреждений и предприятий. М., 1991, с. 64.