Организация секретарского обслуживания руководителя на примере ООО "Элит Комплект" - Дипломная работа

Чаще всего секретари координируют чуть ли не всю жизнедеятельность офиса. Термин "секретарь" понятие сложное и имеет градацию от технического секретаря до секретаря-референта - помощника руководителя и ученого секретаря научных советов. Но во всех случаях работа секретаря требует организации, а так как она связана с документированием, оформлением документов и их обработкой, сегодня повсеместно в работе секретаря используются автоматизированные технологии. В небольшой фирме секретарь заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы. Многогранная и сложная работа секретаря (секретаря-руководителя, секретаря-референта, секретаря-машиниста), должность которого требует сегодня специального профессионального образования, будет является основной при раскрытии темы исследования выпускной квалификационной работы.На этом участке работы с почтой секретарь должен: готовить ответы на простые письма, визировать их у руководителя и регистрировать; сортировать входящую корреспонденцию по ее важности; собирать информационные материалы для выполнения различных просьб; намечать даты ответов на вопросы, содержащиеся в письмах, когда шеф отсутствует более пяти дней, организовывать ответы на письма, адресованные ему, или передавать их другим сотрудникам для принятия решений. Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации. Если руководитель во время своего отсутствия звонит по телефону в свою приемную, секретарь должен информировать его о возникших вопросах, принять меры к выполнению любых указаний, данных руководителем. Важнейшей обязанностью секретаря является бездокументное обслуживание, включающее координацию работы организации (приемной руководителя), ведение приема посетителей, осуществление работы по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций, осуществление подготовки деловых поездок руководителя и других сотрудников организации, организация рабочего места секретаря и руководителя. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.Долгосрочное планирование необходимо руководителю для того, чтобы сделать работу организации и свою работу более ритмичными, рассчитать количество времени, необходимого для выполнения той или иной работы, оптимизировать использование финансовых, материальных, трудовых, интеллектуальных и других ресурсов организации, своевременно выявлять и устранять «узкие» места и проблемные зоны. При составлении ежедневного расписания руководителя секретарь непрерывно, систематично и последовательно фиксирует планируемые мероприятия: телефонные контакты, прием представителей сторонних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презентации и т.д. Аналогичным образом в ежедневные планы работы руководителя секретарь вносит информацию о той работе, которую руководитель выполняет каждый день в одно и то же время (просмотр документов, представленных на подпись, рассмотрение, заслушивание доклада секретаря). При приеме лиц, явившихся без предварительной договоренности (посетители офиса могут явиться и без предварительной договоренности) с сотрудниками фирмы, секретарь в предварительной беседе с руководителем выясняет следующее: круг лиц, которых руководитель будет принимать лично; круг лиц, которых руководитель предпочитает лично не принимать. Если к телефону пригласили отсутствующего в данный момент руководителя (сотрудника), или отсутствующему руководителю (сотруднику) просят передать информацию о звонке, то информацию о телефонном звонке секретарь фиксирует и предоставляет руководителю (сотруднику) после его возвращения (Таблица 3).Федеральный закон от 7 июля 2006г N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет понятие «информация» как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информационное обеспечение управления является одним из основных направлений деятельности секретаря и включает сбор, обработку, анализ, накопление, поиск, оформление и представление информации. Решения принимаются на основе анализа информации. Т.е. от того как будет доведена информация секретарем до генерального директора ООО «Элит Комплект» во многом будет зависеть принятое решение. Существует пять универсальных критериев оценки информации: полнота, оперативно

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1 СЕКРЕТАРСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ. НЕОБХОДИМОСТЬ И ВАЖНОСТЬ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРАООО «ЭЛИТ КОМПЛЕКТ»

2.1 Административные и организационные функции секретаря

2.2 Аналитические функции секретаря

2.3 Организация работы с документами

2.4 Правила и приемы деловых взаимоотношений

2.5 Компьютерные технологии в работе секретаря

2.6 Пути и методы совершенствования работы секретаря генерального директора ООО «Элит Комплект»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ