Организация регистрации документов в ООО "Ивановоэнергосбыт" - Курсовая работа

Цель данной курсовой работы - изучить и проанализировать организацию регистрации документов (понятие, назначение, принцип регистрации документов; индексирование документов; формы регистрации документов; организация информационно-справочной системы; контроль за исполнением документов). В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия. Практика организаций предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения.Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения различных документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований: · обеспечение оперативного доступа к информации и документам; Современная ИПС включает информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. регистрация документ индексирование делопроизводство Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа.Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: · регистрационно-контрольные карточки (РКК); В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах. · исполнителя (кому направляется документ на исполнение); · номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения. Сведения об исходящих документах содержат: · исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.). При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например, конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п.Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом.Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональные компьютеры (или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть). При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о документе вводится в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Автоматизированная форма р

План

Введение

1. Понятие, назначение, принципы регистрации документов

2. Индексирование документов

3. Формы регистрации документов

3.1 Журнальная форма регистрации

3.2 Карточная форма регистрации

3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

3.4 Организация информационно-справочной системы

4. Регистрация документов в ООО "Ивановоэнергосбыт"

Заключение

Список использованных источников и литературы