Организация рационализации документационного обеспечения - Дипломная работа

3.2 Организация деятельности секретаря Управления социальной защиты населенияСекретарь считается одним из координирующих центров, что на практике означает осведомленность в полном объеме процессами происходящими на предприятии и грамотное оформление переписки, организацию телефонных разговоров и подготовку всей необходимой документации. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и за его пределами с другими организациями и служат часто письменным доказательством при возникновении имущественных и других споров, которые рассматриваются гражданскими, арбитражными и другими судами. Работа с документами должна иметь отработанный порядок, и не важно на каком уровне будет вестись делопроизводство, каким способом традиционным или современным безбумажным электронным - документирование и работа с документами осуществляется на основании установленных правил. Документы считаются при этом одним из основных инструментов организации управления, составляя его основу, его эффективность базируясь на производстве и потреблении информации, являясь из материальным воплощением, обеспечивая юридической силой, способствуя тем самым их исполнению. Государственная система документационного обеспечения управления (далее ГДОУ) представляет собой документ включающий в себя совокупность правил и принципов являясь одним из содержащих определенный комплекс требований, положений, оказывающих влияние на разработку единых подходов как к традиционному управлению документацией, так и к автоматизированному [12].Секретарь - является административным офисным работником, обладающий широким функционалом, от помощи руководителя до обеспечения жизнедеятельности офиса. Секретарь - считается правой рукой руководителя, это сотрудник в введении которого вся оперативная информация относительно предприятия, организации, фирмы. Например, секретарь на телефоне принимает все телефонные звонки, заказы и сообщения, технический секретарь работает с оргтехникой, секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей, секретарь. Развитие в России новых социально-экономических отношений обусловило рост разного рода государственных предприятий и фирм, где каждый руководитель имеет секретаря. Как правило, управленческий состав негосударственных учреждений и фирм не составляет большого количества персонала, поэтому руководитель занимается принципиально производственными вопросами, а вопросы управленческого направления, т.е. административного направления занимается секретарь[16 c.514].Основные нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря, включают в себя определенную совокупность требований, правил и рекомендаций относительно составления документов и работе с ними. Рассмотрим примеры таких документов: Общие принципы организации документационного обеспечения предприятия регламентирует законодательство Российской Федерации в части законодательных актов: Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса РФ, Федерального закона РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Федеральный Закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предназначен для регулирования отношений, которые возникают при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации. Отношения относительно данного закона распространяются при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях, которые предусмотрены настоящим Законом и при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе[8]. Данный стандарт распространяется на организационно - распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации в которую включены распоряжения, указы, постановления, которые включены в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) - класс 0200000, устанавливающий требования к реквизитам документов и их состав.Работа секретаря представляет собой многопрофильную сферу деятельности, при этом секретарь должен обладать не только высокой культурой и образованием, но и обладать специальными знаниями [31 c.86]. На основании этих знаний секретарь должен обладать умением в обеспечении эффективной работы руководителя, включающей помощь в планировании рабочего дня; организации рабочего места руководителя; ведение контроля по факту сроков выполнения поручений и заданий вышестоящих органов управления[32 c.416] В связи с этим, при приеме на работу на должность секретаря предъявляются требования, которые в свою очередь можно разделить на требования, которые предъявляются к деловым и личным качествам.(табл.

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные направления деятельности секретаря руководителя

1.2 Нормативно-методические основы деятельности секретаря

1.3 Основные требования, предъявляемые к секретарю

ГЛАВА 2. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ И БЕЗДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1 Документное обеспечение управления

2.2 Бездокументное обслуживание руководителя

ГЛАВА 3. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ И ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ В УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ УВЕЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА