Организация работы с документами в государственных учреждениях - Курсовая работа

Государственная и муниципальная служба - важнейший механизм государственного управления. В этой сфере заняты миллионы граждан, публичная (в интересах общества) деятельность которых должна быть высокопрофессиональной, эффективной. От того как реализуется государственная политика и организуется управление внутри государственных и муниципальных структур, зависят авторитет государства, государственных и муниципальных служащих, эффективность затрат на государственное и муниципальное управление. Поэтому обозначенные проблемы, связанные с документированием деятельности государственной службы и управления, приобрели особую актуальность, причем с ними приходится сталкиваться каждому независимо от того, какие задачи и функции он выполняет в учреждениях и организациях России. Специфика государственной службы, несимметричность служебных отношений и наличие субординации потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению). В курсовой работе рассмотрены теоретические основы документирования деятельности государственной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства. Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска. Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач: · проанализировать степень эффективности действующей системы документационного обеспечения управления; · разработать рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления; · обосновать необходимость в системе документационного обеспечения управления. Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам. Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики является юридическим лицом. Нормативно правовой статус и структура администрации прописаны в уставе города Новочебоксарска, также регулируются республиканскими, федеральными и международными нормативно-правовыми актами. В практике управления действуют следующие службы документационного обеспечения: управление делами, общий отдел, канцелярия. Одной из функций структурных частей службы документационного обеспечения управления является функция управления делами, которое осуществляет: прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовку и передачу на рассмотрение руководству учреждения предложений, заявлений и жалоб, требующих решения руководства; передачу предложений, заявлений и жалоб на исполнение в соответствующие структурные подразделения и контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб; формирование дел с обращениями граждан; анализ и обобщение результатов исполнения предложений, заявлений и жалоб; организацию приема посетителей. Функциями экспедиции являются: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам. Функциями по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов. Функциями архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.). Федеральная и зарубежная законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации достаточно обширна, на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты: - Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ О Государственном гербе Российской Федерации (в ред. от 30.06.2003); - Федеральные законы от 27.07.2006 № 152-ФЗ О персональных данных, от 02.05.2006 № 59-ФЗ О порядке рассмотрения