Организация приема посетителей - Реферат

Трудно представить себе деятельность учреждения, предприятия, организации без секретаря. Задача грамотного секретаря - подсказать и показать руководителю важность использования всего массива современных информационных ресурсов. Поэтому, необходимо соблюдать все правила, предписанные секретарю должностной инструкцией. Предметом для данной работы послужили стратегические и тактические принципы организации приема посетителей.Условно посетителей можно разделить на такие категории: 1) сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; Посетитель приемной может оказаться клиентом фирмы, и от того, как он будет принят, зависит впечатление о фирме, так что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя. Секретарь первым здоровается с посетителем, берет его визитную карточку, благодарит, знакомится с содержанием карточки. Если вы не можете уделить ему внимание еще какое-то время, посетителю можно предложить ознакомиться с проспектами, каталогами, прайс-листами фирмы, что, прежде всего, демонстрирует ваше внимание к посетителю, а кроме того, предоставляет ему возможность познакомиться с деятельностью фирмы и спектром ее услуг. Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает посетителя войти.Прием посетителей руководителем осуществляется согласно регламенту работы руководителя и правилам внутреннего трудового распорядка предприятия в один из установленных дней недели (например, в понедельник), в строго определенные, обычно послеобеденные часы. Продолжительность приемного времени устанавливается, исходя из среднего количества посетителей и с учетом средней продолжительности индивидуального общения посетителя с руководителем. Осведомиться у руководителя за 2-3 дня до приема о планах его работы на это время. Уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого-либо, записать наименование организации, должность и фамилию приглашенного, а также причину, по которой руководитель проявляет интерес к встрече с указанным лицом, точное время встречи.При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел. При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать. Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, когда используется привычный набор "масок" (притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличия и т.п.), посетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом. Руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном режиме, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить уровень квалификации секретаря.Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. Последний входит в кабинет руководителя, полузакрыв дверь, и сообщает о посетителе, ожидающем приема. Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает его войти. В других случаях секретарь может доложить руководителю о посетителе по переговорному устройству и, получив согласие на прием, предлагает ему пройти в кабинет.На следующем этапе секретарь учитывает письменные материалы, поступившие к руководителю, которые снабжаются справкой-легендой, отражающей состояние вопроса, с которым обращается посетитель. В том случае, если число посетителей превышает возможности руководителя секретарь определяет порядок приема посетителей или отбирает кандидатов на посещение.При организации приема посетителей секретарь должен подходить дифференцированно. Для четкого выполнения процедур секретарь обязан: 1) разработать совместно с руководителем график приема; Четкое выполнение названных процедур позволяет спланировать текущую и перспективную работу руководителя, оперативно и обоснованно принимать в ходе личного приема решения. Где-то секретарь полностью планирует время руководителя и самостоятельно курирует вопросы организации приема, а где-то роль секретаря сводится к гостеприимной встрече посетителей.Эти вопросы могут быть решены в течение буквально нескольких минут, однако если подчиненный не имеет возможности согласовать их с руководителем, то его работа может просто затормозиться. Получение краткой информации (например, сотруднику для выполнения поручения нужно получить координаты какой-либо организации и краткую информацию о ней, которой располагает руководитель). Предоставление краткой информации (например, сотрудник провел важные переговоры и хочет сразу же доложить руководителю об их итогах). Бывают случаи, когда сотрудник уверяет, что у него "дело на пару минут, только договорчик подписать", а потом выясняется, что руководите