Понятие оперативного хранения документов и обзор современных средств его обеспечения. Требования к хранению документов различными способами в структурных подразделениях на примере конкретной организации. Порядок выдачи их во временное пользование.
Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу). Документы пробиваются дыроколом, и это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Во-вторых, целесообразность использования средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним. В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает небезопасный доступ пользователей к документам, и в-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технологию хранения и защиты информации от преждевременных разрушений. На предприятии имеются документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, полученные по электронной почте, переведенные в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. С научно-технической точки зрения рассмотрены: понятие и форма составления номенклатуры дел, правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, организацию справочной работы, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
