Организация хранения документов в архиве ГОБУ РС (Я) ЯСХТ - Дипломная работа

Государственную политику в области архивного дела на территории Республики Саха (Якутия) проводит уполномоченный орган исполнительной власти - Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия). В систему архивных учреждений Республики Саха (Якутия) входят 2 государственных архива: ГКУ РС (Я) «Национальный архив Республики Саха (Якутия) и ГКУ РС (Я) «Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)». Архив-организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Актуальность темы связана с тем, что обеспечение сохранности документов является комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивающих сохранность документов в архиве.Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников. Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а, следовательно, и активизации их старения.Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров. Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха. В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.Учреждение обладает обособленным имуществом на праве оперативного управления, имеет самостоятельныйбаланс, лицевые счета, открытые для учета операций по исполнениюдоходовирасходов бюджета, средств, полученных от приносящейдоход деятельности,печатьсосвоим наименованием, иные печати, штампы, бланки, фирменную символику. ГОБУ РС (Я) «Якутский сельскохозяйственный техникум» был образован в 1918 году Постановлением Народного Комиссариата земледелия в качестве четырехгодичных курсов для подготовки специалистов сельского хозяйства. В 1991 году к Якутскому сельскохозяйственному техникуму был присоединен техникум по подготовке руководящих кадров. В 2005 году на основании Указа Президента РС (Я) «Об организации подготовки и переподготовки

Содержание

Введение

Глава I. История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

1.1 Физико-химические, биологические факторы разрушения документов

1.2 Санитарно-гигиенические условия сохранности документов

Глава II. Организация хранения документов в архиве ГОБУ РС (Я) ЯСХТ

2.1 Создание и соблюдение нормативных условий хранения документов архива

2.2 Проверка наличия и состояния дел

2.3 Порядок выдачи дел из архива

Заключение

Список использованных источников