Организация и основные направления совершенствования работы секретаря - Дипломная работа

БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ Дипломная работа Организация и основные направления совершенствования работы секретаря 2010 СОДЕРЖАНИЕ ВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. История и характеристика деятельности ОГУЗ «Детский санаторий» 1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий» 1.2 Структура и функции организации 1.3 Основные направления деятельности организации Глава 2. Документирование деятельности организации 2.1 Нормативно-методические документы организации 2.2 Организация работы с документами ГЛАВА 3. Совершенствование работы секретаря 3.1 Анализ деятельности секретаря 3.2 Разработка должностной инструкции ЗАКЛЮЧЕНИЕ Список использованной литературы ПРИЛОЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ВЕДЕНИЕ Актуальность работы. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Для достижения поставленной цели решались следующие задачи: 1. изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»; 2. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами; 3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя; 4. определить основные направления деятельности секретаря; 5. разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий». В своих работах Л.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций. Т.В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота. В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов. Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов. Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А. Храмцовская. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей создания и развития ОГУЗ «Областной детский санаторий», а также структурой и функциями организации. ИСТОРИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУЗ «ДЕТСКИЙ САНАТОРИЙ» 1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий» Белгородский областной детский санаторий был образован в 1967 году в г. Белгороде и по настоящее время является единственным в области, осуществляющим санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 7 лет с различной патологией. В течение 35 лет получили санаторно-курортное лечение свыше 25 тысяч детей. В рамках реализации областных целевых программ «Дети Чернобыля», «Дети - инвалиды», «Дети - сироты» с 1995 год