Организация и функционирование службы документационного обеспечения управления - Дипломная работа

Глава 1. Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности 1.1 Анализ службы документационного обеспечения управления на примере ООО Теплосети 1.2 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО Теплосети Глава 2. Организационная структура службы ДОУ и управление документами 2.1 Оптимизация структуры и деятельности службы делопроизводства 2.2 Функции специалистов службы ДОУ по управлению документацией Глава 3. Совершенствование функционирования службы ДОУ Заключение Библиографический список Приложение документационный делопроизводство управление служба Введение В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный, или упорядоченный характер. Классическое определение документооборота - движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и отправки и/или передачи их на хранение. Документооборот в таком понимании абсолютно оторван от деятельности организации, поскольку совершенно не важно, чем занимается организация: орган управления, предприятие или организация другого типа, в любом случае есть входящие документы, есть исходящие и внутренние документы. С точки зрения технологии обработки документов, также, по большому счету не важно, с какой целью создаются или поступают документы, главное, что они должны быть зарегистрированы, проконтролированы, исполнены и помещены на хранение в дело или отправлены адресату. Как правило, объектом изучения, описания и регламентации у нас являются так называемые организационно- распорядительные документы, в составе которых выделяются организационно- правовые документы (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные (решения, приказы, распоряжения), информационно- справочные (переписка, докладные записки, служебные, объяснительные записки, акты, справки и др.). К сожалению, многие руководители организаций, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. При написании дипломной работы были изучены труды ведущих специалистов в области ДОУ: В.Э.Баласаняна, М.П.Бабылевой; Т.В. Кузнецовой, C.JI. Кузнецова, О. В. Мосягиной, Н.В. Шатиной, В.Ф.Янковой. Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО Теплосети: Устав организации; должностные инструкции сотрудников; приказы руководства ООО и другие материалы. Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и опрос. Глава 1 Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности 1.1 Анализ службы документационного обеспечения управления на примере ООО Теплосети Основным видом деятельности ООО Теплосети является производство пара и горячей воды (тепловой энергии) и реализация с целью оказания населению и иным субъектам хозяйственной деятельности услуг по теплоснабжению на территории г. Балашова и Балашовского района Саратовской области. 2009 год 2010 год 2011 год Входящие 992 1003 1027 Исходящие 1007 1058 1073 В таблице представлены основные документопотоки организации и количество документов в каждом потоке за последние три года. Цели формирования номенклатуры дел: - распределения исполненных документов в дела; - систематизации дел; - закрепления индексов дел; - установления сроков хранения дел. 01-07 Приказы директора организации по основной деятельности Пост. Это: - Устав об ООО Теплосети, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции; - Организационная структура и списочный состав сотрудников ООО Теплосети; - Приказ о распределении обязанностей между руководителем ООО Теплосети и его заместителями. Для организационного, правового, информационного, материально- технического и иного обеспечения своей деятельности Общество создает структуру, в состав которой входят отдел кадров, и ответственные за делопроизводство.