Организация электронного документооборота в туристических фирмах - Реферат

Каждая туристическая фирма стремится к увеличению положительных отзывов от постоянных клиентов, пользующихся ее услугами из года в год, повышению качества обслуживания и поддержанию хорошей репутации на рынке туристических услуг.Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами". В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций: - регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов; Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию.Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).Правовые условия использования электронного документа определены действующим законодательством: Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Гражданским кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О бухгалтерском учете», даже в налоговую теперь отчетность можно отправлять в электронном виде бесплатно. Данные технологии помогают решать не только организационные задачи, такие как, использование возможностей локальной сети, мультимедиа, автоматизации процессов в офисе, электронного документооборота, но и очень специфичные, характерные только для сферы туризма, такие как, использование системы резервирования гостиничных номеров, бронирования авиабилетов. Поэтому электронный документооборот для туристических фирм должен обеспечивать выполнение таких задач как: Сбор и хранение информации о гостиницах, клиентах и их запросах, предлагаемых турах Электронный документооборот для туристических фирм лучше всего использовать на платформе программы 1С и ее конфигурациях. Внедрение системы электронного документооборота позволяет компании повысить эффективность своей работы за счет рациональной организации работы с документами.Федеральный закон “Об электронном документе” регулирует отношения, связанные с формированием и использованием электронных документов, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам в электронном документообороте. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать; иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.В заключении хочется отметить, что электронный документооборот для туристических фирм, особенно при использовании в совокупности с дополнительными модулями по автоматизации бизнес-процессов, позволяет сократить время на выполнение рутинных операций, содержать в порядке и под защитой всю ценную информацию.

Оглавление

Введение

1. Электронный документооборот

1.1 Понятие электронного документа

1.2 Системы электронного документооборота

2. Электронные документы в туристических фирмах

3. Основные требования, предъявляемые к электронному документу

4. Плюсы документов в электронном виде

Заключение

Список использованной литературы и источники