Организация документооборота предприятия - Курсовая работа

Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и часто служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, при рассмотрении в гражданских, арбитражных и третейских судах. Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Долгий поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и нарушить работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом. Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.Порядок документооборота и способы ведения бухучета организация устанавливает самостоятельно и прописывает в учетной политике для целей бухучета (п. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.На уровне первичных документов защита информация достигается несколькими способами. Практически почти все документы составляют в нескольких экземплярах. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата и т. д. Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней. Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи.Хранить документы можно различными способами: так, внеофисное хранение подразумевает использование услуг специализированных архивных компаний, также можно создать и свой архив. Федеральный закон №125 «Об архивном деле РФ», подписанный 22.10.2004 года, устанавливает для организаций право на создание архива. В тех случаях, когда организация хранит документы у себя, ей следует выделить отдельное помещение, которое должно быть оборудовано стеллажами и специальными полками. Когда в архиве имеются окна, на них устанавливаются жалюзи или они зашториваются. На окна рекомендуется устанавливать металлические решетки, особенно это касается случаев, когда хранилище находится в цокольном или на первом этаже здания.Ответственность за организацию и хранение документов организации, в том числе и за первичные докуме

Содержание

Введение

1. Документооборот, характеристика

1.1 Понятие документооборота

1.2 Организация документооборота

1.3 Защита текущей информации

2. Порядок хранения и уничтожения документов

2.1 Хранение бухгалтерской документации

2.2 Ответственность за нарушение правил хранения документов

2.3 Особенности уничтожения документов с учетом сроков их хранения

3. Практическое задание

Заключение

Список использованной литературы