Організація роботи зі службовими документами на підприємстві - Курсовая работа

У сучасних умовах для підвищення ефективності документування операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Організація роботи зі службовими документами - головна задача управління у будь-якому закладі: від невеликого підприємства до державної установи або корпорації. Службові документи відіграють значну роль в організації документообігу кожного підприємства. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Організація роботи із службовими документами у кожному відділенні установи впливає на функціонування всієї організації і є надзвичайно важливим завданням.Згідно ДСТУ 2732:2004 службовий документ - це документ, який створила або отримала установа (чи інший субєкт господарювання) в процесі своєї діяльності [6, с. До основних ознак службового документа можна віднести: наявність семантики змісту (сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа), стабільну матеріальну (речову) форму (форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання), призначеність для використання в соціальній комунікації (статус документа мають лише ті обєкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в часі та просторі) та завершеність повідомлення [1]. Основними властивостями службового документа повинні бути: атрибутивність (наявність невідємних складових без яких він не може існувати), функціональність (призначення для передачі в часі і просторі) та структурованість (тісний звязок елементів і підсистем, що забезпечує його єдність і цілісність), а також бути носієм і слугувати джерелом необхідної інформації, оскільки саме в документах інформація фіксується вперше; мати правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь; уможливлювати вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності установи [9, с. До функцій службових документів можна віднести ті функції, які відносяться до будь-якого виду документа, тобто загальні: інформаційно-комунікативна (спілкування, передача-прийом інформації та відповідна реакція на неї.), кумулятивна (здатність документа накопичувати, зосереджувати, зберігати й упорядковувати інформацію з метою її зберігання для сучасного й наступного поколінь), соціальна (документ виступає засобом передачі та обміну інформації, впливу на певні процеси та прийняття певних рішень) [10, с. Також існують спеціальні функції службового документа: управлінська (документи є засобом впливу, прийняття та реалізації різних рішень), правова (здатність документа бути засобом доведення, підтвердження якихось фактів), історична (документ може виступати джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства), пізнавальна (документ здатен бути засобом отримання та передання знань з метою вивчення процесів і явищ довкілля та суспільства), облікова (дає кількісну характеристику інформації, повязану з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами з метою їх аналізу й контролю) та гедонічна (здатність документа бути засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу).Палеха подає класифікацію службових документів за такими ознаками: за змістом, за найменуванням, за способом фіксації інформації, за спеціалізацією, за призначенням, за місцем укладання, за походженням, за напрямом, за джерелами виникнення, за формою, за технікою відтворення, за доступом до інформації, за ступенем гласності, за терміном виконання, за складністю, за терміном зберігання, за юридичною силою, за призначенням створення [16]. Тобто документи можуть поділятися на організаційно-розпорядчі; фінансово-розрахункові; постачально-збутові та інші. В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація, яку поділяють на 5 груп: 1) організаційна - положення, правила, статути, інструкції; 2) розпорядча - розпорядження, постанови, накази; 3) довідково-інформаційна - листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо; 4) з кадрових питань - заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо; 5) офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення [3, с. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи як: - письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки; За призначенням документи класифікують на нормативно-правові, організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо.Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно обєднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної систем

Зміст

Вступ

Розділ 1. Загальна характеристика службових документів

1.1 Особливості службових документів

1.2 Класифікація службових документів

1.3 Вимоги до текстів службових документів

Розділ 2. Організація роботи зі службовими документами у ВАТ "Укртелеком"

2.1 Історія розвитку ВАТ "Укртелеком"

2.2 Порядок роботи зі службовими документами в Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком"

2.3 Використання службових документів в установі

Висновки

Список використаних джерел

Додатки