Поняття електронного документу і суть електронного документообігу. Вивчення інформаційних процесів на підприємстві та визначення обсягів інформації, її потоків і раціональної організації документообігу. Особливості організації електронного документообігу.
Глобальний інформаційно-технологічний процес і перенесення ділової активності у кібернетичний простір стали одним із проявів „нової економіки”, яка набуває принципово нового вигляду господарської діяльності - електронного бізнесу. Електронний бізнес базується на нових способах взаємодії виробників, посередників, нових специфічних методах просування товарів на ринку, а також оперативному забезпеченні споживачів інформацією з управління господарською діяльністю. Раціональна організація бухгалтерського обліку в умовах застосування компютерних технологій потребує проведення дослідження документальних процесів, які відображають господарську діяльність. обовязкові реквізити і показники, що містяться в документі; Електронні документи і електронний документообіг уведено в дію у законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.Під електронним документом розуміють зафіксовану у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів України. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання такого документа є відображення даних, які він вміщує, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.Електронний документообіг - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи.Маршрут руху документів визначається від місця формування до передавання на збереження або виходу за межі підприємства. Інвентаризація передбачає збирання відомостей про всі документи, що дозволяє змогу отримати найбільш повні відомості про документні потоки. У процесі дослідження документообігу доцільно виконати такі процедури: - скласти список підрозділів підприємства та зовнішніх організацій, де складаються (надходять) документи; Кодування показників здійснюється безпосередньо в бланках форм документів, а їх порядковий номер проставляється у тому місці, де має бути значення показника. Інформація, зібрана і згрупована у відомості дослідження документаційних процесів, підлягає аналізу для виявлення дублювання тих самих показників у різних документах, нераціональності побудови документів і документних потоків, визначення обсягів інформації та кількості документів, які складаються.Організація електронного документообігу залежить від того, які носії інформації застосовуються на підприємстві, способів фіксації початкової інформації на матеріальних носіях, використання обчислювальної та організаційної техніки в обробці інформації. Крім того, на організацію документообіг впливають структура підприємства, організація виробництва, його складність, наявність технологічних переділів, кількість матеріально відповідальних осіб та інші фактори. Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, якими визначаються взаємовідносини субєктів електронного документообігу. Важливими критеріями оцінки схем електронного документообігу є критерії оцінки ступеня надійності і захищеності різних схем документообігу від виникнення збоїв у роботі програмного забезпечення та несприятливих зовнішніх впливів: - надійність систем електронного документообігу - обумовлюється безвідмовністю й оперативністю відновлення їх функціонування у випадку виникнення збоїв у роботі програмних і апаратних засобів (що прямо залежить від кількості ланок у ланцюзі передачі документів субєкта господарювання);Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полег
План
План
Вступ
1. Поняття електронний документ
2. Сутність електронного документообігу
3. Електронний документообіг в обліку
4. Організація електронного документообігу
Висновки
Література
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы